Bezoekadres weghalen uit Handelsregister: soms kan het

In het Handelsregister staan alle bedrijven en rechtspersonen van Nederland ingeschreven. Sommige gegevens zijn openbaar: die kan iedereen opvragen. Dat maakt zakendoen veiliger omdat je kunt zien met wie je te maken hebt.

Helaas zitten er ook nadelen aan deze openbaarheid. Zo komt bedreiging van mensen op hun werk- of woonadres steeds vaker voor. Daarom is het, in sommige gevallen, mogelijk om het bezoekadres uit het Handelsregister weg te halen. ‘Afschermen’ heet dat ook wel.

Is ‘afgeschermd’ echt onzichtbaar?

Zodra KVK je bezoekadres afschermt, wordt het nergens meer genoemd in het Handelsregister. Ook als je zelf een uittreksel opvraagt, staat het adres er niet op. Bijna iedereen die jouw informatie opvraagt, ziet het adres niet. Dat geldt voor alle klanten of leveranciers die jouw informatie opzoeken, maar bijvoorbeeld ook voor banken en verzekeraars. Alleen medewerkers van bestuursorganisaties, advocaten, notarissen en deurwaarders kunnen je adres bekijken als zij daarvoor toestemming hebben.

Nadelen

Het kan zijn dat je door je afgeschermde adres zaken minder makkelijk kunt regelen. Denk aan het openen van een bankrekening of het afsluiten van een verzekering. De oplossing daarvoor ligt niet bij KVK. Je moet hiervoor zelf contact opnemen met deze partijen en bijvoorbeeld een ander bewijsstuk aanleveren, zoals een huurcontract. KVK kan wel de afscherming terugdraaien als je dat wil. Je bezoekadres is dan weer openbaar.

Voorwaarde: postadres

Laat je je bezoekadres afschermen? Dan moet je altijd een postadres, bijvoorbeeld een postbusnummer, vastleggen in het Handelsregister. Dit mag niet je woon- of bezoekadres zijn.

Wie kan het aanvragen?

Iedereen die toestemming heeft om besluiten te nemen namens de organisatie of het bedrijf, kan vragen om afscherming van het bezoekadres. Deze afscherming is mogelijk voor alle rechtsvormen, behalve kapitaalvennootschappen zoals bv’s, nv's en buitenlandse varianten. Dat laatste komt door Europese wetgeving.

Afschermen bezoekadres eenmanszaak

Als je een eenmanszaak hebt of wil inschrijven, kun je je bezoekadres laten afschermen. Ook als dit adres niet hetzelfde is als je woonadres.

Moet je de eenmanszaak nog inschrijven? Dan kun je ‘afschermen bezoekadres’ direct aanvinken bij het invullen van je inschrijving.

Het weghalen van je bezoekadres uit het Handelsregister gebeurt zo snel mogelijk. Totdat KVK de afscherming heeft geregeld, blijft je adres openbaar.

Afschermen bezoekadres bij dreiging

Heb je geen eenmanszaak, maar wil je toch je bezoekadres weghalen? Dat kan alleen als er een dreigende situatie is. Er zijn twee soorten dreigingen: concrete en waarschijnlijke. Hieronder staat voor allebei de situaties de informatie die je nodig hebt.

Concrete dreiging

Bij concrete dreiging blijkt dat er een grote kans is dat er iets gevaarlijks zal gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld door bedreigingen via mail of sociale media. Daardoor is de afscherming van een of meer bezoekadressen nodig.

Om een bezoekadres weg te halen uit het Handelsregister, heeft KVK een bewijs nodig van de dreiging. Bijvoorbeeld een verslag van een melding bij de politie (proces-verbaal van aangifte) of documenten die laten zien dat er politiebescherming is.

Waarschijnlijke dreiging

Bij een ‘waarschijnlijke dreiging’ is er nog geen directe dreiging maar verwacht je wel dat er iets gevaarlijks zou kunnen gebeuren door het uitvoeren van je beroep (of het beroep van een kantoor- of huisgenoot, die staat ingeschreven bij KVK).

Voor afscherming bij waarschijnlijke dreiging gelden naast het verplichte postadres de volgende regels:

• Je bezoekadres is hetzelfde als je woonadres.
• Met jouw branche- of beroepsorganisaties of die van je kantoor- of huisgenoot zijn afspraken gemaakt over waarschijnlijke dreigingen. Deze afspraken zijn vastgelegd in een convenant.
• Het bezoekadres is van een vof, cv, maatschap, vereniging of stichting.

Convenanten

Er zijn convenanten afgesloten met de organisaties in de lijst hieronder. Check de informatie op deze pagina’s om te kijken of je onder het convenant valt. Alleen dan kun je afscherming voor waarschijnlijke dreiging aanvragen.

• Convenant Goede Doelen Nederland
• Convenant Eerste Kamer der Staten-Generaal
• Convenant Openbaar Ministerie
• Convenant Tweede Kamer der Staten-Generaal
• Convenant Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ)
• Convenant Beroepsvereniging van professionals sociaal werk (BPSW)
• Convenant Brancheorganisatie Voor Professionele Bewindvoerders (NBBI)
• Convenant Horus Branchevereniging voor wettelijk vertegenwoordigers
• Convenant Nederlandse orde van advocaten (NOvA)
• Convenant Raad voor de rechtspraak
• Decentrale politieke ambtsdragers
• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB)
• Convenant Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG)
• Convenant Mentorschap Nederland

Vul het formulier in en mail het naar afschermenadres@kvk.nl. Bij deze aanvraag hoeft je nieuwe postadres nog niet geregeld te zijn. Is er spoed? Zet dan 'spoed' in de titel van de mail. KVK zet je inschrijving zo snel mogelijk op ‘onzichtbaar’. Meestal lukt dat binnen een werkdag. Nadat je het nieuwe postadres hebt gedeeld met KVK, is je inschrijving zo snel mogelijk weer te zien, maar dan zonder het bezoekadres.

Geen afscherming mogelijk?

Als afscherming van je bezoekadres niet mogelijk blijkt, kun je altijd nog beslissen om je het adres van je bedrijf of organisatie te veranderen. Je hoeft dan niet meteen te verhuizen. Je kunt bijvoorbeeld ook op alle plekken waar nu je adres staat, een ander adres neerzetten. Bijvoorbeeld een adres van een verzamelgebouw voor verschillende bedrijven, waar je je inschrijft. Je kunt ook afspreken met je beroepsorganisatie of je accountant dat je hun adres mag gebruiken.

Wat verder belangrijk is

Afscherming in het Handelsregister is niet altijd voldoende om je adres voor anderen te verbergen. Vaak ben je online nog steeds zichtbaar, zeker als je bezoekadres geruime tijd openbaar is geweest. Neem daarom extra maatregelen:

• Scherm je adres af in de Basis Registratie Personen (BRP). Dit doe je bij je eigen gemeente.
• Regel dat je telefoonnummer niet openbaar is. Meer informatie hierover vind je bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM).
• Zorg dat je gegevens niet zichtbaar zijn op je eigen website, websites van anderen, (online) telefoongidsen en sociale media.
• Check of je gegevens te vinden zijn via andere openbare registers, zoals die van je beroepsorganisatie of het Kadaster.

Houd er ook rekening mee dat je bezoekadres na afschermen nog steeds te vinden blijft voor mensen die de historie van je bedrijf bekijken in het Handelsregister.

Adres weer zichtbaar maken

Wil je een afgeschermd adres weer zichtbaar maken in het Handelsregister? Voor een eenmanszaak regel je dit online. Heb je een andere rechtsvorm? Gebruik dan het formulier opheffen afscherming bezoekadres. Je bezoekadres wordt dan weer zichtbaar.