Informatieplicht algemene voorwaarden
Voor algemene voorwaarden geldt een informatieplicht. U moet uw klant of opdrachtgever voor, of uiterlijk tijdens het sluiten van een overeenkomst laten weten dat u algemene voorwaarden gebruikt.
Op welke manier verstrek ik mijn algemene voorwaarden aan mijn klanten?
U kunt uw voorwaarden bijvoorbeeld overhandigen, vooraf toesturen of op de achterkant van een contract of offerte afdrukken. Verwijs daar dan wel naar op de voorkant.
Als u al vaker met een klant of bedrijf zaken heeft gedaan, kunt het volgende in uw offertes of orderbevestigingen zetten: ‘Op al onze transacties zijn de algemene voorwaarden van toepassing, zoals die u ter beschikking zijn gesteld. U kunt altijd vragen om toezending van een extra exemplaar.’
Hoe verstrek ik mijn algemene voorwaarden op tijd?
Voordat u een overeenkomst sluit, moet de klant uw algemene voorwaarden kennen. U moet ze dus vooraf of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst verstrekken. De klant moet bovendien instemmen met uw algemene voorwaarden. Dit kan uitdrukkelijk, bijvoorbeeld door schriftelijke instemming te vragen, maar dit hoeft niet. Van instemming kan ook sprake zijn als de klant ze stilzwijgend accepteert, dus zonder uitdrukkelijk acceptatie van zijn kant.
Als de voorwaarden bijvoorbeeld bij een eerste contract alleen op de factuur staan, is dat te laat. Het is ook niet voldoende als alleen op uw briefpapier staat dat u uw algemene voorwaarden heeft gedeponeerd bij de KvK of de rechtbank.
Kan uw klant of zakenpartner uw voorwaarden niet op tijd inzien, dan kan de rechter bepalen dat uw voorwaarden voor deze overeenkomst niet gelden. De overeenkomst blijft dan wel van kracht, maar u kunt geen beroep meer doen op uw algemene voorwaarden.
Uitzondering:
In bepaalde gevallen kunt u de voorwaarden echt niet voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst overhandigen. Bijvoorbeeld bij een telefonische overeenkomst. U meldt de andere partij dan voor de overeenkomst:
- dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn;
- waar de algemene voorwaarden in te zien zijn;
- dat u de voorwaarden op verzoek kosteloos toestuurt.
Extra regels voor webwinkel, postorder of telefoon
Voor verkoop van producten of diensten via internet, postorder of telefoon, gelden extra regels. Zie de wettelijke eisen aan de webwinkel.
Wat te doen bij grote aantallen klanten?
Stel, u krijgt veel klanten over de vloer in uw winkel of restaurant, dan kunt u bijvoorbeeld een goed zichtbaar bord plaatsen bij de ingang of de kassa. Hier meldt u dat u algemene voorwaarden gebruikt en waar uw klant ze kan lezen of opvragen. De kassabon is ook een mogelijkheid.
Zorg dat úw voorwaarden gelden
Gebruikt uw klant of opdrachtgever zelf ook algemene voorwaarden? In dit geval gelden de voorwaarden van degene die hier als eerste naar verwijst. Behalve als de ander de voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk afwijst. Wees alert als de wederpartij als eerste naar algemene voorwaarden verwijst. Geef eventueel aan dat u de voorwaarden niet acceptabel vindt en onderhandel verder.