Bedrijfscorrespondentie
Wat moet u allemaal in uw brieven en e-mails naar klanten zetten? Bekijk dit overzicht van eisen aan uw bedrijfscorrespondentie.
Bedrijfscorrespondentie, wat is dat precies?
Onder bedrijfscorrespondentie vallen brieven, e-mails, facturen, offertes, brochures, faxberichten en uw website. Reclame-uitingen horen hier niet bij.
Verplicht om te noemen
De wet schrijft voor dat u in ieder geval uw KvK-nummer noemt. Zo weet uw klant met wie hij zakendoet. Noemt u dit niet, dan riskeert u een boete en kan het ongemerkt vervelende juridische gevolgen hebben voor bijvoorbeeld uw aansprakelijkheid.
KvK-nummer
Uw KvK-nummer zet u op al uw correspondentie. Deze verplichting geldt niet voor een vereniging of stichting zonder onderneming, Vereniging van Eigenaren, overheidsinstelling of kerkgenootschap.
Handelsnaam
Uiteraard vermeldt u de handelsnaam van uw onderneming op uw correspondentie. Heeft u een:
- coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, bv of nv waarbij uw handelsnaam afwijkt van de statutaire naam? Dan moet u ook de volledige statutaire naam vermelden.
- bv of nv? Vermeld dan ook de statutaire zetel van de rechtspersoon.
De handelsnaam is de naam waaronder uw onderneming aan het handelsverkeer deelneemt. De statutaire naam is de naam die in de statuten staat vermeld.
Niet verplicht, wel handig
Vermelding van de volgende gegevens is niet verplicht, maar wel handig voor uw klanten:
- vestigings- en correspondentie-adres, postcode en plaatsnaam;
- e-mailadres, website, telefoon- en faxnummer;
- uw bank- of girorekeningnummer(s).
Extra regels bij verkoop via internet, telefoon of postorder
Doet u zaken met consumenten via internet, telefoon of postorder? Dan gelden er voor u aanvullende regels voor uw bedrijfscorrespondentie. Meer over regels voor ‘verkoop op afstand’.
Extra regels voor uw facturen
Op uw factuur moet u meer zetten dan alleen uw kvk-nummer en handelsnaam. Meer over eisen aan facturen.
Tip: gebruik sjablonen
Het is handig om al uw verplichte gegevens standaard te laten drukken op uw briefpapier en ze op te nemen in uw e-mailhandtekening en documentsjablonen. Zo vergeet u ze nooit te noemen.