Verplichtingen bij het aannemen van personeel
Als u personeel in dienst neemt, dan heeft u verschillende verplichtingen. U moet bijvoorbeeld loonheffing betalen, premies voor de werknemersverzekeringen afdragen en een loonadministratie bijhouden.
Aanmelden Belastingdienst
Als u voor de eerste keer personeel aanneemt, dan moet u zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever.
Arbeidscontract
Een mondelinge arbeidsovereenkomst is ook een overeenkomst. Soms bepaalt de cao of de wet echter dat bepaalde afspraken schriftelijk vast moeten staan. Bijvoorbeeld voor het geldig bepalen van een proeftijd, het concurrentiebeding en een contract voor bepaalde tijd. Let op: het op schrift stellen is vaak niet voldoende, het contract moet ook zijn getekend. Meer over het arbeidscontract.
Buitenlands personeel
Voor het aannemen van buitenlands personeel kunnen specifieke regels gelden.
Cao
In een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) staan afspraken over lonen en andere arbeidsvoorwaarden. Cao's worden per onderneming of bedrijfstak afgesloten en aangemeld bij het Ministerie van SZW. Werkgevers moeten in individuele arbeidsovereenkomst vermelden of er een Cao van toepassing is. Meer informatie over cao's.
Dienstverband bepalen
Als iemand werkzaamheden voor u gaat verrichten, dan is het belangrijk om na te gaan of de Belastingdienst dit als een dienstverband ziet of niet. Dit geldt ook bij uitbesteding van het werk aan een onderaannemer of toeleverancier. De Belastingdienst stelt vast dat er sprake is van een dienstverband als er sprake is van: een verplichting tot werk, loonbetaling en een gezagsverhouding. Meer informatie: Belastingdienst.
Identificatie
U moet een nieuwe medewerker identificeren en een geldig identificatiebewijs (geen rijbewijs) van alle medewerkers in de loonadministratie bewaren. Dit staat in de Wet op de Identificatieplicht (WID). U moet de kopie tot 5 jaar na het einde van de werkzaamheden bewaren. Dit geldt ook voor stagiairs. Werknemers moeten zich ook op de werkvloer kunnen legitimeren.
Loon
Een werknemer heeft recht op minimaal het wettelijk minimumloon. U moet de regels voor gelijke behandeling en (indien van toepassing) de Cao naleven. Er zijn specifieke regels voor het belonen van af- en oproepkrachten.
Loonheffing en loonadministratie
U moet elektronisch aangifte doen bij de Belastingdienst voor de afdracht loonheffingen. De heffing bestaat uit loonbelasting en premies volksverzekeringen. U houdt de loonheffing in op het loon van uw werknemer, en draagt deze periodiek af aan de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt u het aangiftebiljet enkele dagen voor het einde van de periode waarover u loonheffing moet betalen. Uw loonadministratie moet voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
Pensioen
U kunt aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden naast de algemene pensioenrechten (AOW en ANW). Als dit in een Cao of bedrijfstak is geregeld, dan kan dit verplicht zijn. Meer informatie: Ministerie van SZW en Stichting Pensioenkijker.
Persoonsgegevens
Personeelsdossiers vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens. U moet de gegevensverwerking melden bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP). De wet geldt ook voor gegevens van zieke werknemers, cameratoezicht en andere controle op personeel.
Werknemersverzekeringen
U moet premies voor werknemersverzekeringen ww en de wia afdragen aan de Belastingdienst.