Tips bij onkostenvergoeding
Let bij het verstrekken van een onkostenvergoeding op de volgende zaken:
Onkostenvergoeding alleen voor daadwerkelijke onkosten
U mag alleen onkosten vergoeden die daadwerkelijk gemaakt zijn door de werknemer.
Niet alle onkostenvergoedingen zijn belastingvrij
Onkostenvergoedingen op grond van een cao zijn niet altijd vrijgesteld van heffing loonbelasting en premies. Let op de besluiten waarin de Belastingdienst bepaalt welke cao-vergoedingen u vrij kunt verstrekken.
Regels voor premieheffing
Voor de premieheffing werknemersverzekeringen gelden dezelfde regels als voor de loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie ZVW.
Onkostenvergoeding doorbetalen bij ziekte en verlof
Bij korte onderbrekingen van de werkzaamheden (bijvoorbeeld bij ziekte of verlof) mag u de betaling van de vergoeding laten doorlopen. Als de werknemer de werkzaamheden een langere periode niet verricht, dan moet u de vergoeding stopzetten. Bij ziekte van een werknemer mag u de vergoeding de maand nadat de werknemer ziek is geworden doorbetalen.
Afspraken met de Belastingdienst
Het kan zinvol zijn om met de Belastingdienst afspraken te maken over de vaste onkostenvergoedingen. Dat voorkomt discussie achteraf.
Onkostenvergoeding indexeren
Indexeer de hoogte van de vaste onkostenvergoeding. Dit is met name belangrijk als u afspraken maakt voor een langere periode. U kunt afspraken maken met de Belastingdienst om periodiek en steekproefsgewijs te bepalen of aanpassing van de afspraken noodzakelijk is. Als de Belastingdienst om een steekproef vraagt, is het verstandig om over de omvang en gevolgen ervan goede afspraken te maken.
Niet alle kosten vallen onder een vaste onkostenvergoeding
Voor bepaalde verwervingskosten is een (vrije) vaste onkostenvergoeding niet mogelijk, bijvoorbeeld voor de kosten van zakelijke reizen met de privéauto van de werknemer. Bij die kosten kan wel gedurende het jaar op voorschotbasis een 'vaste' vergoeding worden verstrekt. Maar eens per jaar zal toch een afrekening moeten plaatsvinden.
Beroep van de werknemer
Bij sommige kostenposten speelt het beroep van de werknemer een rol bij de bepaling of een belastingvrije onkostenvergoeding mogelijk is.
Belasting op stallingvergoeding
Vanaf 1 januari 2002 is een stallingvergoeding voor de auto van de zaak belast. Daarmee is vrije vergoeding van de kosten van (met name) de garage in of bij de woning van de werknemer niet meer mogelijk.
Meer informatie
Op de website van de Belastingdienst vindt u meer informatie over onkostenvergoedingen aan personeel.