Vergoedingen aan personeel
U mag een onkostenvergoeding verstrekken aan uw personeel. Maak een goede specificatie van deze uitgaven, anders kunt u problemen krijgen met de Belastingdienst. Controleer elk jaar samen met uw adviseur of uw vergoedingen aan uw personeel nog voldoen aan de regels.
Loon of onbelaste vergoeding?
U mag een (beperkt) deel van de onkosten vrij vergoeden aan uw personeel. Bepaal hierbij welke vergoedingen tot het loon behoren en welke niet. De Belastingdienst ziet vergoedingen die een aanmerkelijk privé-voordeel voor de werknemer opleveren (minimaal 454 euro per jaar meer dan vergelijkbare werknemers vergoed krijgen) als loon.
Nieuwe regels per 1 januari 2011
In 2011 veranderen de regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel (de werkkostenregeling). Uiterlijk in 2014 moet u overstappen naar het nieuwe systeem. Meer over de werkkostenregeling.
Vaste vergoeding of declaratie?
U kunt de vergoeding aan uw personeel op declaratiebasis of via een vaste vergoeding verstrekken. U moet kunnen aantonen waarvoor u de vergoeding verstrekt. Bij declaraties moet u bonnen inzamelen en bewaren. Als een werknemer kosten structureel declareert, dan is een vaste vergoeding praktisch.
Schema onkostenvergoeding aan werknemer
Onderstaand schema helpt u bij de keuze van de vergoeding aan uw personeel:
Vergoeding aan overig personeel
Ook niet-werknemers en stagiairs kunnen een vrije vaste vergoeding krijgen. U moet hen fiscaal hetzelfde behandelen als andere werknemers.