Informatie over buitenlandse Handelsregisters
Vrijwel alle landen hebben een Handelsregister, dat meestal niet wordt bijgehouden door de KvK, maar bijvoorbeeld door een handelsrechtbank of private organisatie. Met name de financiële gegevens van ondernemingen worden door verschillende instellingen bewaard en gepubliceerd.
Binnen de Europese Unie dienen de Handelsregisters aan kwaliteitseisen te voldoen en beschikken zij over dezelfde basisgegevens als in Nederland. Buiten Europa is dit veelal nog niet het geval. Eenvoudige basisinformatie is over het algemeen gratis in te zien. Uitgebreide informatie is meestal in te zien via een abonnement of een toegangscode.
Inschrijving
Het verschilt per land of ondernemingen zich verplicht moeten inschrijven in het Handelsregister. Er zijn Europese Richtlijnen (68/151/EEG en 89/666/EEG) voor de registratie van vennootschappen.
Rechtszekerheid
Inzage op het internet is geen garantie voor de rechtmatigheid van een buitenlandse onderneming. Alleen een officiële schriftelijke verklaring geeft rechtszekerheid over de identiteit van een buitenlandse onderneming en (geregistreerde) vertegenwoordigers. Nederlandse ambassades en consulaten zijn op de hoogte van deze 'attesten' en 'apostilles'.
Identificatie
Instructies voor de identificatie van natuurlijke- en rechtspersonen staan in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). De wet vindt u op de website van de Stichting Bureau Financieel Toezicht. U kunt ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VoG) vragen aan contractpartners (inclusief rechtspersonen) die in Nederland gevestigd zijn. Meer informatie: ministerie van Justitie of via e-mail: frontdesk.dbz@minjus.nl.
Jaarcijfers
Publicatie van jaarcijfers en financiële rapportages is meestal verplicht binnen de EU. Een buitenlandse rechtspersoon die in Nederland is ingeschreven moet de meest recente boekhoudbescheiden publiceren bij het Handelsregister, voor zover en in de vorm waarin de rechtspersoon deze in het land van de statutaire zetel openbaar moet maken.
AgentschapNL heeft over veel landen nuttige informatie beschikbaar.
Tips
Maakt u voor uw onderneming gebruik van een rechtspersoon opgericht in het buitenland?
- Zorg dat uw registratie in het buitenland nog actueel is. Dit kunt u zelf doen door middel van een jaarlijkse registratie (annual return), jaarrapport (annual accounts) en betaling (fee) in het buitenland.
- Zorg er voor dat bestuurswisselingen in Nederland maar ook in het buitenland op tijd aan de juiste autoriteiten wordt gemeld. Deze maatregelen voorkomen nare consequenties, bijvoorbeeld dat uw rechtspersoon door de buitenlandse autoriteiten wordt geschrapt en dat u daardoor voor de bedrijfsvoering persoonlijk aansprakelijk gesteld kunt worden.