Bedrijfsruimte huren: hier moet je op letten

Ben je toe aan een nieuwe werkplek? Als starter begin je meestal klein, vanuit huis, maar als je bedrijf groeit, ga je op een gegeven moment verder kijken. Welke ruimte bij je past hangt natuurlijk sterk van je werkzaamheden af. Je kunt een ruimte kopen, maar de meeste starters hebben de voorkeur voor huren. Wat zijn de mogelijkheden als je bedrijfsruimte wilt huren en waar moet je op letten?

Soorten bedrijfsruimte

Er zijn twee soorten bedrijfsruimte: middenstandsbedrijfsruimte (bijvoorbeeld een winkel of horecapand) en overige bedrijfsruimte (zoals een kantoor of loods). Voor middenstandbedrijfsruimte gelden aparte regels. Het verschil zit vooral in de bescherming van de huurder. De regels voor middenstandsbedrijfsruimte houden rekening met zijn kwetsbare positie; hij is vaak afhankelijk van zijn opgebouwde klantenkring en heeft soms geïnvesteerd in het pand. Ga van tevoren goed na om welke vorm van huur het gaat. Dit is niet altijd duidelijk.

Welke ruimte past bij jou?

Waarom heb je bedrijfsruimte nodig? Wil je een eigen, rustige werkplek? Heb je een praktijkruimte nodig? Wil je snel uitbreiden, personeel aannemen of meer klanten trekken? Is het van belang dat je op een locatie zit waar veel mensen komen? Voor een winkel is dat handig, voor een dienstverlener misschien wat minder. Kijk goed welke faciliteiten er in de omgeving zijn en let op aansluiting van wegen en openbaar vervoer. Iedere ondernemer moet goed bereikbaar zijn.
Denk ook eens aan een bedrijfsverzamelgebouw. Daar kan je vaak tegen redelijke huurprijzen een ruimte huren en andere voorzieningen delen. Dat scheelt kosten. Voor creatieve ondernemers zijn er allerlei broedplaatsen te vinden, waar men vaak een hechte gemeenschap vormt.

Check het bestemmingsplan

Laat je niet meteen gek maken als je een mooie plek hebt gezien. Check bij de gemeente het bestemmingsplan voor het pand en kijk of je daadwerkelijk op die plek je activiteiten mag verrichten. Vraag ook of de gemeente in de toekomst plannen heeft met het gebied.

Vergelijk de huurprijs

Als je van je locatie de huurprijs weet, kijk dan ook wat men voor vergelijkbare ruimten in de omgeving vraagt. Dat kan onder andere via bedrijfsmakelaars. Het is natuurlijk makkelijker om van te voren te onderhandelen over de prijs dan achteraf via een procedure de huurprijs aan te passen.

Hoelang wil je huren?

Bij middenstandsbedrijfsruimte kun je wettelijk voor twee jaar huren of een termijn van 5 + 5 jaar aangaan. Bij overige bedrijfsruimte kun je de termijn zelf bepalen, voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Kijk goed naar je verwachtingen van de toekomst. Tussentijds de huur opzeggen van middenstandsbedrijfsruimte is erg lastig en de eerste 5 jaar bijna onmogelijk.

Btw

De huur van bedrijfsruimte is vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Samen met de verhuurder kun je bepalen om de huur toch te belasten met btw. Dit moet je melden bij de Belastingdienst. Een van de voorwaarden is dat de huurder ondernemer is. De btw is natuurlijk te verrekenen en de huurkosten zijn aftrekbaar. In sommige situaties kan deze constructie voordelig zijn.

Huurovereenkomst

Sluit schriftelijk een huurovereenkomst af. Dat kan je een hoop gedoe achteraf schelen. Zet alles duidelijk op papier. Via de ROZ (Raad voor Onroerende Zaken) zijn modelcontracten te downloaden met daarbij algemene bepalingen.
Maak van te voren goede foto’s van de staat van de te huren ruimte en voeg deze bij de overeenkomst. Laat het desnoods door een professional beoordelen. Zo voorkom je discussie.

Wat staat er in de huurovereenkomst?

  • Omschrijving van de ruimte - wat hoort erbij en wat niet?
  • De oppervlakte van de ruimte
  • De huurprijs en betaaltermijn
  • Wordt de huurprijs jaarlijks geïndexeerd of niet?
  • Is de huurprijs inclusief btw?
  • De bestemming van het pand
  • De looptijd van de huur en hoe en wanneer er opgezegd kan worden
  • Eventuele algemene bepalingen
  • Eventuele servicekosten
  • Afspraken over gas, water en licht
  • Afspraken omtrent onderhoud
  • Moeten tussentijdse aanpassingen na afloop ongedaan worden gemaakt?
  • Afspraken omtrent onderverhuur
  • Afspraken omtrent gemeentelijke belastingen (onroerende zaak-, afvalbelasting)
  • Het al dan niet verlengen van de huur na aflopen van de huurtermijn

De voordelen van huren

  • Je bent flexibeler. Het opzeggen van huur is meestal makkelijker dan verkopen.
  • Kosten voor groot onderhoud zijn meestal voor de verhuurder. Let op afspraken in de overeenkomst.
  • Huren kan minder beslag leggen op je vermogen.

De nadelen van huren

  • Je bent afhankelijk van de relatie met de verhuurder.
  • Huurprijzen stijgen meestal jaarlijks. Je hebt geen voordeel van de waardestijging van het pand.
  • Tussentijds opzeggen is lastig. De looptijd kan lang zijn.
  • Voor ‘grote’ aanpassingen moet je overleggen met de verhuurder.