Zo voer je een urenadministratie

Je uren bijhouden is niet het leukste klusje. Toch is het heel verstandig een urenadministratie te voeren. Het biedt je inzicht in je tijdsbesteding en bij voldoende uren kom je in aanmerking voor een aantal belangrijke belastingvoordelen. Hoe zit dit precies? Waarom is een urenadministratie belangrijk en hoe pak je dit nu aan, zonder dat het al teveel tijd kost? We zetten de belangrijkste informatie voor je op een rij.

Wat is een urenadministratie?

Een urenadministratie is het bijhouden van het aantal uren dat je in je onderneming steekt. De urenadministratie geeft je inzicht in hoeveel tijd je besteedt aan welke bedrijfsactiviteiten.

Waarom is een urenadministratie belangrijk?

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht, maar wel heel verstandig. Het registreren van (voldoende) uren ‘bewijst’ dat je echt ondernemer bent, en geen hobbyist. Je kunt dan voor verschillende fiscale voordelen in aanmerking komen, voordelen die drukken op de winst. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting. Om ervoor te zorgen dat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van deze voordelen, heeft de Belastingdienst onder andere het urencriterium bepaald: je moet minimaal 1225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden.

Naast recht op de fiscale voordelen biedt een urenadministratie ook inzicht in je tijdsbesteding. Bovendien kun je je beter verantwoorden naar klanten of opdrachtgevers. De inzichten helpen je zelfs om je kostprijs of uurtarief te bepalen.

Het urencriterium

Het urencriterium is 1225 uur per kalenderjaar. Dit komt neer op gemiddeld 25 uur per week. Het gaat hierbij om alle uren die je voor je onderneming maakt. Hierbij kun je denken aan het werven van nieuwe klanten, je administratie bijwerken of het volgen van trainingen. Het gaat erom dat je aannemelijk maakt dat de uren in verhouding staan tot de activiteiten die je verricht. Voorbeeld: op jaarbasis 700 uur besteden aan het werven van nieuwe klanten is niet realistisch. Het is meer dan de helft van het totaal: 1225 uur. Lees meer over het urencriterium op de website van de Belastingdienst.

Let op: stel dat je op 1 augustus je bedrijf start, dan nog moet je minimaal 1225 uur aan je onderneming besteden. De uren kun je dus niet naar rato tellen. In de resterende maanden zal je dus alsnog 1225 uur moeten maken om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.

Een goede urenadministratie voeren

Je begint met het bijhouden van een administratie zodra je bedacht hebt om een bedrijf te starten. De uren die je maakt in de voorbereiding registreer je alvast, ook al sta je nog niet ingeschreven bij de KvK. Als je je bedrijf in augustus inschrijft bij de KvK, dan tellen de uren die je hebt gemaakt ter voorbereiding namelijk mee. Het zijn uren die je maakt om tot je onderneming te komen.

Er zijn veel goede (gratis) apps op de markt waarmee je heel eenvoudig je uren kunt bijhouden. Veelal is de urenregistratie ook onderdeel van online boekhoudpakketten. De apps en online boekhoudpakketten zijn heel gebruiksvriendelijk en ook geschikt wanneer je weinig boekhoudkundige kennis hebt. Natuurlijk kun je je uren ook bijhouden in Excel. In dat geval registreer je:

  • De datum
  • Klant/opdrachtgever
  • Omschrijving van activiteit
  • Directe of indirecte uren
  • Uurloon
  • Aantal uren
  • Omzet

Gebruik een tabblad per gewerkte maand of kwartaal, afhankelijk van de omvang van je onderneming.

Welke uren mag je meetellen?

Je mag alle uren meetellen die je voor je onderneming maakt. Als fulltime ondernemer hoef je je vaak geen zorgen te maken over je aantal uren. Als parttime ondernemer blijkt dit een grotere uitdaging. Registreer in ieder geval altijd al je indirecte én directe uren. Elk uur dat je declareert aan je klant valt onder directe uren. Indirecte uren zijn de uren die je steekt in je voorbereiding, maar ook in opleidingen of cursussen, het werven van klanten en het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën. Er zijn drie belangrijke activiteiten die je ook mag meetellen:

  1. De uren die je kwijt bent aan het bijhouden van je administratie;
  2. Het maken van een zakelijke website;
  3. Het bezoeken van klanten. Ook de reistijd mag je registeren, maar moet wel aannemelijk zijn. Voer dus geen reistijd op van 3 uur terwijl de klant op nog geen 50 km bij jou vandaan gevestigd zit.