Algemene voorwaarden gebruiken: niet verplicht, wel slim

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar je kunt er veel gedoe mee voorkomen. In je algemene voorwaarden staat welke regels je hebt bij het zakendoen. Of je offerte vrijblijvend is bijvoorbeeld en of er een levertijd is. Daar kun je op terugvallen als je een meningsverschil krijgt met een klant of opdrachtgever. Maar met het opstellen van een lijstje regels ben je er nog niet. Lees wat je wel en niet in je algemene voorwaarden mag zetten en hoe je ze op de goede manier gebruikt.

Jaap van der Meulen verzorgt met zijn bedrijf Chatkracht klantenservice voor verschillende opdrachtgevers. Hij kan meepraten over het belang van algemene voorwaarden. “Een grote webshop vroeg onze ondersteuning tijdens een campagne. Een giga opdracht, waarvoor ik 25 extra mensen moest aannemen. Voorwaarde van de klant was dat we hun software zouden gebruiken.” Al in de eerste campagneweek ging het flink mis. “De software werkte niet. Gelukkig heb ik dit soort onvoorziene omstandigheden opgenomen in mijn algemene voorwaarden. Als er iets gebeurt waarop wij geen invloed hebben, zoals zo’n softwarestoring, krijgt Chatkracht toch betaald. Ik moet de mensen die ik heb aangenomen immers ook betalen.” Dankzij de duidelijke afspraken die Van der Meulen zwart op wit heeft staan, kon hij verdere problemen voorkomen.

Algemene voorwaarden opstellen

Wat je precies in je algemene voorwaarden zet, hangt af van het werk dat je doet. Veel brancheverenigingen hebben eigen algemene voorwaarden opgesteld. Ben je lid, dan kun je die als basis gebruiken. Bij sommige brancheorganisaties moeten de leden zelfs de algemene voorwaarden van de organisatie gebruiken. Verzekeraars eisen soms ook dat je bepaalde zaken in je algemene voorwaarden opneemt. Als je een bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt bijvoorbeeld.

In bijna alle algemene voorwaarden staan regels over:

• De offerte: is je offerte vrijblijvend? Hoe lang is die geldig?
• Het transport: wie betaalt het transport, verzekeringen en invoerrechten?
• De levertijd: hoe lang is die en wanneer is er sprake van overmacht?
• Betaling: wat is de betalingstermijn en hoe zit het met incassokosten en rente?
• Eigendomsvoorbehoud: het eigendom gaat pas over na betaling.
• Garantie: is er sprake van garantie en zo ja, wat zijn de voorwaarden?
• Afwikkeling van geschillen: hoe ga je om met problemen?
• Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor de schade als jij of je klant een fout maakt?

De belangrijkste afspraken en afspraken die specifiek zijn voor een bepaalde opdracht zet je in de offerte of het contract. Dat voorkomt discussie.

Let op: Als je internationaal zakendoet, moet je de algemene voorwaarden opstellen in dezelfde taal als het contract.

Zelf opstellen

Je kunt ook zelf algemene voorwaarden opstellen. Veel ondernemers gebruiken de voorwaarden van andere bedrijven in hun branche als voorbeeld. Let er daarbij wel op dat je nooit de algemene voorwaarden van iemand anders zomaar kopieert. Behalve dat dit niet mag vanwege auteursrecht, kunnen in de voorwaarden van andere ondernemers zaken staan die niks met jouw werk te maken hebben. Of misschien missen er juist belangrijke onderwerpen.

Wil je zeker weten dat je algemene voorwaarden juist zijn, laat ze dan opstellen of checken door een jurist.

Onredelijke voorwaarden

Je mag in je algemene voorwaarden geen bepalingen opnemen die onredelijk zijn. Het heeft ook geen zin om dat te doen, want zulke bepalingen zijn niet geldig. Wat als onredelijk wordt gezien, kun je checken met de ‘zwarte lijst’ in het Burgerlijk Wetboek. Dit is een lijst met bepalingen die verboden zijn in algemene voorwaarden. Op de zwarte lijst staat onder meer dat je niet mag bepalen dat klanten de koop alleen ongedaan kunnen maken via de rechter. Ook is er een ‘grijze lijst’. Hierop vind je de grensgevallen: deze bepalingen zijn mogelijk onredelijk. Een voorbeeld is dat jij als ondernemer niet aansprakelijk bent bij schade. Of een bepaling van de grijze lijst in jouw geval onredelijk is, hangt af van je situatie en bedrijf.

De zwarte en grijze lijst gelden alleen voor zakendoen met consumenten, maar ook bij zakelijke klanten moet je je natuurlijk houden aan de wet. Voor kleine bedrijven, zoals eenmanszaken, vof's of kleine bv's geldt soms de reflexwerking. Dit is het consumentenrecht voor bedrijven. Reflexwerking beschermt kleine ondernemers.

Consument of zakelijke klant

De wet beschermt consumenten beter dan zakelijke klanten. Je mag van zakelijke klanten verwachten dat ze beter op de hoogte zijn van hun rechten en plichten dan van een consument. Werk je met beide, dan is het handig om twee verschillende voorwaarden op te stellen.

Algemene voorwaarden gebruiken

Met goede algemene voorwaarden kun je jezelf een boel gedoe en tijd besparen, maar je hebt wel een aantal verplichtingen:

• Je algemene voorwaarden moeten openbaar zijn.
• Je klant of zakenpartner moet vooraf of tijdens het sluiten van het contract akkoord gaan met je algemene voorwaarden.

Houd je je hier niet aan, dan gelden de algemene voorwaarden niet. De overeenkomst die je hebt gesloten is wel geldig, maar je algemene voorwaarden niet.

KVK-adviseur Albert Koerts spreekt regelmatig ondernemers die een meningsverschil hebben met een klant. “Mijn eerste vraag is dan altijd of de ondernemer zijn algemene voorwaarden met de klant heeft gecommuniceerd. Meestal is het antwoord nee. Dan heb je dus geen poot om op te staan.”

Schriftelijk of mondeling

Je kunt de algemene voorwaarden naar je klant sturen of ze bij het contract of de offerte voegen. Verwijs dan in het contract of de offerte wel naar de algemene voorwaarden, zodat je klant ze niet over het hoofd ziet. Werk je vaker voor dezelfde klant? Dan is het genoeg om bij de eerste opdracht de algemene voorwaarden toe te sturen. Vermeld daarbij wel een tekst als: ‘Op al onze transacties zijn de algemene voorwaarden van toepassing zoals die u ter beschikking zijn gesteld. U kunt altijd vragen om toezending van een nieuw exemplaar.’

Annetta Hoekstra-Bootsma heeft een eigen praktijk voor kind- en gezinscoaching, Jongbrein. Daarbij verkoopt ze in haar webshop producten die met opvoeden te maken hebben, zoals beloningsposters. "Ik stuur mijn algemene voorwaarden altijd mee naar mijn klanten en vraag ze om deze goed door te nemen. Af en toe gebeurt het dat klanten het bijvoorbeeld niet eens zijn met het betalen van een kilometervergoeding. Of iemand stuurt een product uit de webshop geopend en beschadigd terug, zodat ik het niet meer kan verkopen. Dan is het handig om te kunnen verwijzen naar de algemene voorwaarden, dat voorkomt discussie."

Soms lukt het niet om je voorwaarden vooraf of tijdens de overeenkomst op te sturen. Bijvoorbeeld omdat je zaken doet via de telefoon. Dan moet je voor het sluiten van de overeenkomst melden:

• dat je algemene voorwaarden hanteert;
• waar je klant deze kan inzien;
• dat je de algemene voorwaarden gratis kunt opsturen als de klant dat wil.

Online overeenkomst

Ook bij online contracten moet je vooraf melden dat er algemene voorwaarden gelden. Dat kun je op verschillende manieren doen:

• Stuur ze bij je aanbod of offerte mee.
• Zet ze als PDF op je website. Op de productpagina’s, bij je aanbod of in het bestelformulier.

Klanten moeten je algemene voorwaarden kunnen downloaden. Wil je zeker weten dat je klant op de hoogte is van je algemene voorwaarden? Laat ze in het bestelproces een vinkje zetten waarmee ze akkoord gaan met jouw voorwaarden.

Uitzondering voor dienstverleners

Voor dienstverleners geldt een uitzondering. Zij mogen hun algemene voorwaarden ook ter beschikking stellen door te verwijzen naar hun website. Op die website moeten de algemene voorwaarden wel gemakkelijk te vinden zijn. Het handigst is om je klanten te verwijzen naar de pagina waar de algemene voorwaarden op staan, zoals www.naambedrijf.nl/algemenevoorwaarden. Dienstverleners zijn volgens de wet partijen die "economische activiteiten gewoonlijk tegen vergoeding buiten loondienst verrichten". Voorbeelden van dienstverleners zijn advocaten, reisbureaus, accountants en ICT-dienstverleners.

Algemene voorwaarden deponeren

Je kunt je algemene voorwaarden ook deponeren. Dat betekent dat je ze in bewaring geeft bij KVK of de rechtbank. Je klanten en zakenpartners kunnen de algemene voorwaarden daar dan opvragen. Zeker als je je algemene voorwaarden niet aan je klanten kunt overhandigen, zoals bij telefonische verkoop, kan deponeren handig zijn.

Heb je nog vragen over wat je in je algemene voorwaarden mag zetten? Of over het gebruik ervan? Neem contact op met het KVK Adviesteam: 088 585 22 22.