Bedrijf starten

Bedrijfsruimte huren: hoe zit dat?

Ben je toe aan een nieuwe werkplek? Als starter begin je meestal klein, vanuit huis, maar als je bedrijf groeit, ga je op een gegeven moment verder kijken. Welke ruimte bij je past hangt natuurlijk sterk van je werkzaamheden af. Je kunt een ruimte kopen, maar de meeste starters hebben de voorkeur voor huren. Wat zijn de mogelijkheden als je bedrijfsruimte wilt huren en waar moet je op letten?

Soorten bedrijfsruimte

Er zijn 2 soorten bedrijfsruimte: publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimte (bijvoorbeeld een winkel of horecapand) en overige bedrijfsruimte (zoals kantoorruimte of opslagruimte). Voor beide soorten bedrijfsruimten gelden aparte regels.
Het verschil zit vooral in de bescherming van de huurder. De regels voor middenstandsbedrijfsruimte houden rekening met de kwetsbare positie van de huurder; deze is vaak afhankelijk van een opgebouwde klantenkring en investeringen in de verbouwing en inrichting van het pand. Ga van tevoren goed na om welke vorm van huur het gaat. Dit is niet altijd duidelijk.

Welke ruimte past bij jou?

Waarom heb je bedrijfsruimte nodig? Wil je een eigen, rustige werkplek? Heb je een praktijk- of opslagruimte nodig? Wil je snel uitbreiden, personeel aannemen of meer klanten trekken? Is het van belang dat je op een locatie zit waar veel mensen komen? Voor een winkel is dat handig, voor een dienstverlener misschien wat minder. Kijk goed welke faciliteiten er in de omgeving zijn en let op aansluiting van wegen en openbaar vervoer. Iedere ondernemer moet goed bereikbaar zijn.
Naast deze huursoorten kun je er ook voor kiezen een flexibele werkplek te huren. Deze vind je vaak in grotere steden. Vooral zzp’ers in de sector dienstverlening maken hier gebruik van. Je treft hier collegaondernemers en kunt faciliteiten als printers en koffiemachines gezamenlijk gebruiken.

Check het bestemmingsplan

Laat je niet meteen gek maken als je een mooie plek hebt gezien. Check bij de gemeente het bestemmingsplan voor het pand en kijk of je daadwerkelijk op die plek je activiteiten mag verrichten. Vraag ook of de gemeente in de toekomst plannen heeft met het gebied.

Vergelijk de huurprijs

Als je van je locatie de huurprijs weet, kijk dan ook wat men voor vergelijkbare ruimten in de omgeving vraagt. Dat kan onder andere via bedrijfsmakelaars. Het is natuurlijk makkelijker om van te voren te onderhandelen over de prijs dan achteraf via een procedure de huurprijs aan te passen.

Hoelang wil je huren?

Bij middenstandsbedrijfsruimte kun je wettelijk voor twee jaar huren of een termijn van 5 + 5 jaar aangaan. Tussentijds de huur opzeggen van middenstandsbedrijfsruimte is erg lastig. De eerste 5 jaar zelfs bijna onmogelijk. Wil je je zaak sluiten, dan zit je dus nog aan de lopende termijn voor de huur vast. Bij overige bedrijfsruimte kun je de huurtermijn zelf bepalen, voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Kijk goed naar je verwachtingen van de toekomst.

Overname huurcontract: Indeplaatsstelling

Als je een bedrijf overneemt dat gevestigd is in een middenstandsbedrijfsruimte, dan kun je het bestaande huurcontract van de verkoper overnemen. Dit heet indeplaatsstelling en is wettelijk geregeld. Je hoeft niet opnieuw te onderhandelen over de huurprijs of voorwaarden. Dit voorkomt dat een nieuwe verhoogde huurprijs de overname in de weg komt te staan.

Btw

De huur van bedrijfsruimte is vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Samen met de verhuurder kun je bepalen om de huur toch te belasten met btw. Dit moet je melden bij de Belastingdienst. Een van de voorwaarden is dat de huurder ondernemer is. De btw is te verrekenen en de huurkosten zijn aftrekbaar. Maak je gebruik van de KOR? Dan is de in rekening gebrachte btw voor jou niet aftrekbaar. Ga dan in overleg met je huurder of je zonder btw kunt huren.

Huurovereenkomst

Sluit schriftelijk een huurovereenkomst bedrijfsruimte af. Dat kan je een hoop gedoe achteraf schelen. Zet alles duidelijk op papier. Via de ROZ (Raad voor Onroerende Zaken) zijn modelcontracten te downloaden. Bij zo’n huurovereenkomst bedrijfsruimte zitten ook algemene bepalingen.
Maak van tevoren goede foto’s van de staat van de te huren ruimte en voeg deze bij de overeenkomst. Laat het desnoods door een professional beoordelen. Zo voorkom je discussie.

Wat staat er in de huurovereenkomst?

  • omschrijving van de ruimte - wat hoort erbij en wat niet?
  • de oppervlakte van de ruimte
  • de huurprijs en betaaltermijn
  • wordt de huurprijs jaarlijks geïndexeerd of niet?
  • is de huurprijs inclusief btw?
  • de bestemming van het pand
  • de looptijd van de huur en hoe en wanneer er opgezegd kan worden
  • eventuele algemene bepalingen
  • eventuele servicekosten
  • afspraken over gas, water en licht
  • afspraken omtrent onderhoud
  • moeten tussentijdse aanpassingen na afloop ongedaan worden gemaakt?
  • afspraken omtrent onderverhuur
  • afspraken omtrent gemeentelijke belastingen (onroerende zaak-, afvalbelasting)
  • het al dan niet verlengen van de huur na aflopen van de huurtermijn

Kosten bedrijfsruimte

In je aangifte inkomstenbelasting mag je alle kosten die je maakt voor de gehuurde bedrijfsruimte aftrekken. Verreken je de btw van deze kosten in je btw-aangifte? Geef dan in je aangifte inkomstenbelasting de kosten exclusief btw op. Verreken je de btw niet in je btw-aangifte? Gebruik dan in je aangifte inkomstenbelasting de kosten inclusief btw.

De voordelen van huren

  • Je bent flexibeler. Het opzeggen van huur is meestal makkelijker dan verkopen.
  • Kosten voor groot onderhoud zijn meestal voor de verhuurder. Let op afspraken in de overeenkomst.
  • Huren kan minder beslag leggen op je vermogen.

De nadelen van huren

  • Je bent afhankelijk van de relatie met de verhuurder.
  • Huurprijzen stijgen meestal jaarlijks. 
  • Je hebt geen voordeel van de waardestijging van het pand.
  • Tussentijds opzeggen is lastig. De looptijd kan lang zijn.
  • Voor ‘grote’ aanpassingen moet je overleggen met de verhuurder.
Albert Koerts

Als KVK-adviseur denk ik mee over de bedrijfsvoering van (toekomstige) ondernemers. Mijn specialisatie ligt bij de start en de aan- of verkoop van een bedrijf. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, social media en KVK-bijeenkomsten.

InspiratiePage