Bedrijf starten

Een btw-nummer opzoeken: hoe doe ik dat?

Je bent je eigen btw-id kwijt of wilt het btw-nummer van een klant opzoeken. Helaas gaat dat niet zomaar. Vanwege privacyredenen is er geen database waarin je dit snel kunt vinden. Hoe je wel je eigen btw-nummers opvraagt en die van een klant controleert, lees je hier.

Iedere ondernemer moet zich inschrijven bij KVK. Na de inschrijving krijg je direct een 8-cijferig KVK-nummer mee. Dit nummer laat zien dat je officieel ingeschreven staat bij KVK en je dus formeel een bedrijf hebt. Op een uittreksel van KVK staat geen btw-id nummer en omzetbelastingnummer vermeld. Daarop moet je na inschrijving bij KVK nog even wachten. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, waarna deze beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw.

Btw-nummers

Als de Belastingdienst vindt dat je ondernemer bent voor de btw, stuurt de Belastingdienst je binnen 2 weken 2 brieven per post. Een met je btw-id en een met je omzetbelastingnummer.

Btw-identificatienummer

Een btw-identificatienummer is een uniek nummer. Je gebruikt je btw-id nummer voor alle contacten met klanten en leveranciers, zoals op je facturen en website. Kortom, op al je uitingen naar buiten. Een btw-id nummer is als volgt opgebouwd: NL123456789B01.

Omzetbelastingnummer

Voor het contact met de Belastingdienst gebruik je het omzetbelastingnummer. Dit heette vroeger het btw-nummer. Je gebruikt het omzetbelastingnummer voor je btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van je btw. Een omzetbelastingnummer is zo opgebouwd: 111234567B01.

Eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt

Ben je je btw-id of omzetbelastingnummer kwijt? Log dan in bij het ondernemersportaal van de Belastingdienst. Volg hiervoor onderstaande stappen:

  1. ga naar Belastingdienst.nl
  2. klik linksboven op het menu
  3. kies voor de optie 'ondernemen'
  4. kies voor de optie 'btw' (omzetbelasting)
  5. log in als ondernemer met je persoonlijke DigiD

Je ziet vervolgens direct wat jouw btw-id en omzetbelastingnummer is.

Btw-id klant of leverancier achterhalen

Ben je op zoek naar het btw-id nummer van een nieuwe klant? Of wil je een btw-nummer van een zakenpartner of leverancier controleren? Vaak staat het btw-id op de website van je klant of op de offerte of factuur vermeld. Zo niet, neem dan contact op met het bedrijf zelf. Je kunt het btw-id namelijk alleen rechtstreeks van je klant of leverancier ontvangen. Er is geen database waar je btw-nummers van ondernemers kunt opzoeken. Ook de Belastingdienst en KVK verstrekken geen btw-nummers.

Btw-nummer buitenlands bedrijf opzoeken

Ook het btw-nummer van een buitenlands bedrijf opzoeken is niet mogelijk. Je kunt zo’n nummer alleen opvragen bij het bedrijf zelf.

Btw-nummers controleren

Weet je het nummer wel, maar wil je het nummer controleren omdat je goederen of diensten levert aan andere landen. Je kunt het btw-identificatienummer van een Nederlands bedrijf of het btw-nummer van een Europese klant controleren op de site van de Europese Commissie via het online VIES-systeem (VAT Information Exchange System). Ook de naam- en adresgegevens van zakenpartners kun je hier nakijken.

Hoe werkt het VIES-systeem?

Het controleren van btw-nummers via het VIES-systeem kan ingewikkeld zijn. Doorloop de volgende stappen om de btw-nummers en adresgegevens van je klanten of leveranciers te checken.

  1. Selecteer in het VIES-systeem (in het bovenste deel van je scherm) de lidstaat van je klant en vul het btw-id in. Het systeem vult zelf de letters van de lidstaat in, bijvoorbeeld BE (België) of DE (Duitsland). Je hoeft de letters dus niet in te vullen.
  2. Vervolgens klik je op ‘verificatie’.
    - Bij een geldig nummer krijg je de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’ met de bedrijfsnaam en het adres van je klant. Maak een afdruk en voeg dit achter je factuur toe. Zo toon je bij een controle van de Belastingdienst aan dat je het juiste btw-tarief of de juiste btw-verlegging hebt toegepast. In het onderste deel van het scherm kun je je eigen nummer invullen, maar dit is geen verplicht veld.
    - Bij een ongeldig nummer krijg je de melding ‘Invalid input’ of ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Geef bij je klant aan dat je Nederlandse btw moet berekenen, omdat zijn nummer een foutmelding geeft. Je buitenlandse klant kan voor verdere uitleg contact met zijn belastingdienst opnemen.

Een RSIN-nummer opzoeken

Alle rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals bv’s, verenigingen, stichtingen, vof’s en maatschappen krijgen bij hun KVK-inschrijving naast een KVK-nummer ook een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN). Dit nummer gebruiken overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst om gegevens uit te wisselen met andere (overheids)organisaties. Je vindt het RSIN van een bedrijf in het uittreksel Handelsregister (betaald) of via de KVK app Handelsregister (30 gratis inzagen per jaar). Soms vermelden bedrijven of organisaties hun RSIN ook op hun eigen website.

Let op: eenmanszaken hebben geen RSIN, dus op uittreksels van eenmanszaken staat geen RSIN.

Wil je meer weten over het btw-nummer, aangifte doen en btw-tarieven? Lees dan: Btw-nummer: alles wat je wilt weten.
Willeke Leensma

Als KVK-adviseur Start help ik startende ondernemers graag verder. Mijn specialismen zijn starten vanuit een uitkering, zzp en verzekeringen. Actualiteiten deel ik via het KVK Startersmagazine, nieuwsbrieven, social media en artikelen op KVK.nl.

InspiratiePage
Starten