Een btw-nummer opzoeken: hoe doe ik dat?

Iedere ondernemer moet zich inschrijven bij KVK. Na de inschrijving krijg je direct een 8-cijferig KVK-nummer mee. Dit nummer laat zien dat je officieel ingeschreven staat bij KVK en dus een bedrijf hebt. Op een uittreksel van KVK staat geen btw-id nummer en omzetbelastingnummer. Daarop moet je na inschrijving bij KVK nog even wachten. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt dan of je ondernemer bent voor de btw.

• Btw-nummers
• Eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt
• Btw-id klant of leverancier achterhalen
• Btw-nummers controleren
• Een RSIN-nummer opzoeken

Btw-nummers

Als de Belastingdienst vindt dat je ondernemer bent voor de btw, stuurt die je binnen twee weken twee brieven per post. Een met je btw-id en een met je omzetbelastingnummer.

Btw-identificatienummer

Een btw-identificatienummer is een uniek nummer. Je gebruikt je btw-id voor alle contacten met klanten en leveranciers, zoals op je facturen en website. Een btw-nummer is zo opgebouwd: NL123456789B01.

Omzetbelastingnummer

Voor het contact met de Belastingdienst gebruik je het omzetbelastingnummer. Dit heette vroeger het btw-nummer. Je gebruikt het omzetbelastingnummer voor je btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van je btw. Een omzetbelastingnummer is zo opgebouwd: 111234567B01.

Eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt

Ben je je btw-id of omzetbelastingnummer kwijt? Log dan in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Volg hiervoor deze stappen:

1. ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk
2. klik linksboven op het menu
3. kies voor de optie 'ondernemen'
4. kies voor de optie 'btw' (omzetbelasting)
5. log in als ondernemer met je DigiD

Je ziet dan direct wat jouw btw-id en omzetbelastingnummer is.

Btw-id klant of leverancier achterhalen

Ben je op zoek naar het btw-id nummer van een nieuwe klant? Of wil je een btw-nummer van een zakenpartner of leverancier controleren? Vaak vind je het btw-id op de website van je klant of op de offerte of factuur. Zo niet, neem dan contact op met het bedrijf. Je kunt het btw-id namelijk alleen van je klant of leverancier ontvangen. Er is geen database waar je btw-nummers van ondernemers kunt opzoeken. Ook de Belastingdienst en KVK geven geen btw-nummers van andere ondernemers.

Btw-nummer buitenlands bedrijf opzoeken

Ook het btw-nummer van een buitenlands bedrijf opzoeken is niet mogelijk. Je kunt zo’n nummer alleen opvragen bij het bedrijf zelf.

Btw-nummers controleren

Weet je het nummer wel, maar wil je controleren of het juist is omdat je goederen of diensten levert aan andere landen? Je kunt het btw-identificatienummer van een Nederlands bedrijf of het btw-nummer van een Europese klant controleren op de site van de Europese Commissie via het online VIES-systeem (VAT Information Exchange System). Ook de naam- en adresgegevens van zakenpartners kun je hier nakijken.

Het controleren van btw-nummers via het VIES-systeem kan ingewikkeld zijn. Doorloop onderstaande stappen om de btw-nummers en adresgegevens van je klanten of leveranciers te checken.
Let op: het VIES-systeem is hoofdlettergevoelig.

Zo werkt het VIES-systeem

1. Selecteer de EU-lidstaat waar je klant gevestigd is (bijvoorbeeld BE (België) of DE (Duitsland)).
2. Vul het btw-identificatienummer van je klant in.
3. Selecteer NL-Nederland.
4. Vul je eigen btw-identificatienummer in.
5. Klik op ‘Verificatie’. Als alle gegevens kloppen zie je ‘Ja, geldig btw-nummer’ in het groen.
   - Bij een geldig nummer krijg je de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’ met de bedrijfsnaam en het adres van je klant. Maak een afdruk en voeg die achter je factuur toe. Zo bewijs je bij een controle van de Belastingdienst dat je het juiste btw-tarief of de juiste btw-verlegging hebt toegepast. In het onderste deel van het scherm kun je je eigen nummer invullen, maar dit is geen verplicht veld.
   - Bij een ongeldig nummer krijg je de melding ‘Invalid input’ of ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Geef bij je klant aan dat je Nederlandse btw moet berekenen, omdat zijn nummer een foutmelding geeft. Je buitenlandse klant kan voor verdere uitleg contact met zijn belastingdienst opnemen.

Controle op Vies-website met je btw-id

Zoek niet met je omzetbelastingnummer op de VIES-website. En geef dit nummer niet door aan klanten en leveranciers. Als je het nummer controleert op de VIES-website krijg je de melding ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Vul bij het controleren je btw-id in. Dan krijg je de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’. Als klanten en leveranciers om je btw-nummer vragen, geef je dus je btw-id. Dit nummer kunnen zij net als jij nakijken in VIES.

Een RSIN-nummer opzoeken

Alle rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals bv’s, verenigingen, stichtingen, vof’s en maatschappen krijgen bij hun KVK-inschrijving naast een KVK-nummer ook een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN). Dit nummer gebruiken overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst om gegevens uit te wisselen met andere (overheids)organisaties. Je vindt het RSIN van een bedrijf in het uittreksel Handelsregister. Een uittreksel uit het Handelsregister kost geld. Soms vermelden bedrijven of organisaties hun RSIN ook op hun eigen website.

Let op: eenmanszaken hebben geen RSIN, dus op uittreksels van eenmanszaken staat geen RSIN.