Een btw-nummer opzoeken: hoe doe ik dat?

Je bent je eigen btw-id kwijt of wilt het btw-nummer van een klant opzoeken. Helaas gaat dat niet zomaar. Er is geen database waarin je dit snel kunt vinden. Hoe je wel je eigen btw-nummers opvraagt en die van een klant controleert, lees je hier.

Na je inschrijving krijg je een achtcijferig KVK-nummer. Een btw-id nummer en omzetbelastingnummer krijg je daarna van de Belastingdienst. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst. Deze beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw.

• Btw-nummers
• Eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt
• Btw-id klant of leverancier achterhalen
• Btw-nummers controleren
• Een RSIN-nummer opzoeken

Btw-nummers

Als de Belastingdienst vindt dat je ondernemer bent voor de btw, stuurt die je binnen twee weken twee brieven per post. Een met je btw-id en een met je omzetbelastingnummer.

Btw-identificatienummer

Een btw-identificatienummer is een uniek nummer. Je gebruikt je btw-id voor alle contacten met klanten en leveranciers, zoals op je facturen en website. Een btw-nummer is zo opgebouwd: NL123456789B01.

Omzetbelastingnummer

Voor het contact met de Belastingdienst gebruik je het omzetbelastingnummer. Dit heette vroeger het btw-nummer. Je gebruikt het omzetbelastingnummer voor je btw-aangifte, het terugvragen van oninbare btw en het verleggen van je btw. Een omzetbelastingnummer is zo opgebouwd: 111234567B01.

Eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt

Ben je je btw-id of omzetbelastingnummer kwijt? Log dan in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Volg hiervoor deze stappen:

1. ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk
2. klik linksboven op het menu
3. kies voor de optie 'ondernemen'
4. kies voor de optie 'btw' (omzetbelasting)
5. log in als ondernemer met je DigiD

Je ziet dan direct wat jouw btw-id en omzetbelastingnummer zijn.

Btw-id klant of leverancier achterhalen

Het btw-id van een nieuwe of bestaande klant vind je vaak op de website van je klant of op de offerte of factuur. Zo niet, neem dan contact op met het bedrijf. Je kunt het btw-id namelijk alleen van je klant of leverancier ontvangen. Er is geen database waar je btw-nummers van ondernemers kunt opzoeken, ook niet in het buitenland. Ook de Belastingdienst en KVK geven geen btw-nummers van andere ondernemers.

Btw-nummers controleren

Weet je het nummer wel, maar wil je controleren of het juist is omdat je goederen of diensten levert aan andere landen? Je kunt het btw-identificatienummer van een Nederlands bedrijf of het btw-nummer van een Europese klant controleren op de site van de Europese Commissie via het online VIES-systeem (VAT Information Exchange System). Ook de naam- en adresgegevens van zakenpartners kun je hier nakijken.

Het controleren van btw-nummers via het VIES-systeem kan ingewikkeld zijn. Doorloop onderstaande stappen om de btw-nummers en adresgegevens van je klanten of leveranciers te checken.
Let op: het VIES-systeem is hoofdlettergevoelig.

Zo werkt het VIES-systeem

1. Selecteer de EU-lidstaat waar je klant gevestigd is (bijvoorbeeld BE (België) of DE (Duitsland)).
2. Vul het btw-identificatienummer van je klant in.
3. Selecteer NL-Nederland.
4. Vul je eigen btw-identificatienummer in. Klik op ‘Verificatie’. Als alle gegevens kloppen zie je ‘Ja, geldig btw-nummer’ in het groen.

• Bij een geldig nummer krijg je de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’ met de bedrijfsnaam en het adres van je klant. Maak een afdruk en voeg die achter je factuur toe. Zo bewijs je bij een controle van de Belastingdienst dat je het juiste btw-tarief of de juiste btw-verlegging hebt toegepast. In het onderste deel van het scherm kun je je eigen nummer invullen, maar dit is geen verplicht veld.
• Bij een ongeldig nummer krijg je de melding ‘Invalid input’ of ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Geef bij je klant aan dat je Nederlandse btw moet berekenen, omdat zijn nummer een foutmelding geeft. Je buitenlandse klant kan voor verdere uitleg contact met zijn belastingdienst opnemen.

Let op: zoek nooit met je omzetbelastingnummer op de VIES-website en deel alleen je btw-id met klanten en leveranciers.

Een RSIN-nummer opzoeken

Alle rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals bv’s, verenigingen, stichtingen, vof’s en maatschappen krijgen bij hun KVK-inschrijving naast een KVK-nummer ook een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN). Dit nummer gebruiken overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst om gegevens uit te wisselen met andere (overheids)organisaties. Je vindt het RSIN van een bedrijf in het uittreksel Handelsregister. Een uittreksel uit het Handelsregister kost geld. Soms vermelden bedrijven of organisaties hun RSIN ook op hun eigen website.

Let op: eenmanszaken hebben geen RSIN, dus op uittreksels van eenmanszaken staat geen RSIN.