Bedrijf starten

Geld verdienen met je urenadministratie

Je uren bijhouden is niet het leukste klusje. Toch is het heel verstandig een urenadministratie te voeren. Het biedt je inzicht in je tijdsbesteding en bij voldoende uren kom je in aanmerking voor een aantal belangrijke belastingvoordelen. Hoe zit dit precies? Waarom is een urenadministratie belangrijk en hoe pak je dit nu aan, zonder dat het al teveel tijd kost? We zetten de belangrijkste informatie voor je op een rij.

Wat is een urenadministratie?

Een urenadministratie is het bijhouden van het aantal uren dat je in je onderneming steekt. De urenadministratie geeft je inzicht in hoeveel tijd je besteedt aan welke bedrijfsactiviteiten. Dit kun je bijhouden met een urenstaat.

Waarom is een urenadministratie belangrijk?

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht, maar wel heel verstandig. Het geeft je inzicht in je tijdsbesteding. De urenverantwoording kun je gebruiken richting klanten of opdrachtgevers. Het maakt duidelijk wat je wanneer hebt gedaan. Ook helpt het je je kostprijs of uurtarief beter te bepalen.

Naast deze voordelen, biedt een urenadministratie ook fiscale voordelen. Het registreren van (voldoende) uren ‘bewijst’ namelijk dat je echt ondernemer bent en geen hobbyist. Je komt dan voor verschillende fiscale voordelen in aanmerking. Voordelen die je winst ten goede komen en waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Deze voordelen gelden niet als je rechtsvorm een bv is. Dan heb je namelijk te maken met vennootschapsbelasting.

Om ervoor te zorgen dat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van deze voordelen, heeft de Belastingdienst onder andere het urencriterium bepaald. Dit betekent dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming moet besteden.

Het urencriterium

Het urencriterium is 1.225 uur per kalenderjaar. Dit komt neer op zo’n 24 uur per week. Haal je die 1.225 uren niet? Dan kun je wel ondernemer zijn, maar geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen.

Voor het urencriterium gelden alle uren die je voor je onderneming maakt. Denk hierbij aan het werven van klanten, je administratie bijwerken of het volgen van trainingen. Het gaat erom dat je aannemelijk maakt dat de uren in verhouding staan tot de activiteiten die je verricht.
Heb je langer dan 5 jaar een bedrijf? Dan moet je per kalenderjaar meer tijd besteden aan je bedrijf dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld in loondienst.

Voorbeeld: Op jaarbasis 700 uur besteden aan het werven van nieuwe klanten is niet realistisch. Het is namelijk meer dan de helft van de totale 1.225 uur. Je leest meer over het urencriterium op de website van de Belastingdienst.

Weetje: Wanneer je bezig bent met innovatie en gebruik maakt van WBSO, is een urenadministratie verplicht om voor aftrek in aanmerking te komen.

Wat als je gedurende een kalenderjaar je bedrijf start?

Stel dat je op 1 mei je bedrijf start, dan werk je weliswaar 7 maanden (715 uur) tot einde jaar. Maar om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen moet je de resterende maanden tot 31 december alsnog 1.225 uur werken en dus niet de 715 uur.

Urencriterium versoepeld

Kom je door de coronacrisis tussen begin maart en eind september 2020 en begin januari tot eind juni 2021 niet aan het urencriterium van 24 uur per week (1.225 uur per jaar)? Dan mag je er tijdelijk vanuit gaan dat je het urencriterium toch gehaald hebt, ook als dat in werkelijkheid niet het geval is. Op die manier kun je toch gebruik maken van de ondernemersfaciliteiten (onder andere zelfstandigenaftrek, de meewerkaftrek en de oudedagsreserve). Door het urencriterium te versoepelen kan worden voorkomen dat je door de coronacrisis geen recht meer hebt op aftrek.

De maatregel wordt ook toepasbaar voor seizoensafhankelijke branches als de horeca en festivalbranche. Ondernemers in die branche mogen uitgaan van het aantal gewerkte uren in de piekperiodes van andere jaren.

Ook het urencriterium bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid van 16 uur per week of 800 uur per jaar is versoepeld. De Belastingdienst gaat er vanuit dat ondernemers in deze categorie 16 uur per week aan hun onderneming hebben besteed.

Voorbeeld

Je hebt vanaf 2012 een bedrijf en je inkomsten vallen onder winst uit onderneming. In 2021 zijn je opdrachten opgedroogd en heb je een bijbaan genomen om de crisis te overbruggen. Je schat in dat je in 2021 in totaal 800 uur gaat besteden aan je onderneming en 1.300 uur aan je baan. Dankzij de versoepeling van het urencriterium mag je voor de maanden januari tot juli 2021 24 uur per week rekenen, terwijl je dat aantal in die periode misschien niet haalt. Hierdoor komt het totale aantal uren dat je werkt in je bedrijf op 1.400. Je voldoet aan het urencriterium van minimaal 1.225 uur en je hebt meer tijd besteed aan je eigen zaak dan aan je loondienstverband. Dus heb je recht op zelfstandigenaftrek.

Een goede urenadministratie voeren

Je begint met het bijhouden van een administratie zodra je bedacht hebt om een bedrijf te starten. De uren die je maakt in de voorbereiding registreer je alvast, ook al sta je nog niet ingeschreven bij KVK. Als je je bedrijf in augustus inschrijft bij KVK, dan tellen de uren die je hebt gemaakt ter voorbereiding namelijk mee. Het zijn uren die je maakt om tot je onderneming te komen.

Er zijn veel goede (gratis) apps op de markt waarmee je heel eenvoudig je uren kunt bijhouden. Veelal is de urenregistratie ook onderdeel van online boekhoudpakketten. De apps en online boekhoudpakketten zijn heel gebruiksvriendelijk en ook geschikt wanneer je weinig boekhoudkundige kennis hebt. Natuurlijk kun je je uren ook bijhouden met een urenstaat in Excel. In dat geval registreer je:

  • de datum
  • klant/opdrachtgever
  • omschrijving van activiteit
  • directe of indirecte uren
  • uurloon
  • aantal uren
  • omzet

Gebruik een tabblad per gewerkte maand of kwartaal, afhankelijk van de omvang van je onderneming.

Welke uren mag je meetellen?

Je mag alle uren meetellen die je voor je onderneming maakt. Als fulltime ondernemer hoef je je vaak geen zorgen te maken over je aantal uren. Als parttime ondernemer blijkt dit een grotere uitdaging. Registreer in ieder geval altijd al je indirecte én directe uren. Elk uur dat je declareert aan je klant valt onder directe uren. Indirecte uren zijn de uren die je steekt in je voorbereiding en onderhoud of verzorging van je product, maar ook in opleidingen of cursussen, het werven van klanten en het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën. Een aantal voorbeelden van activiteiten die je ook mee mag tellen:

  1. De uren die je kwijt bent aan het bijhouden van je administratie.
  2. Het maken van een zakelijke website.
  3. Het bezoeken van klanten. Ook de reistijd mag je registeren, maar moet wel aannemelijk zijn. Voer dus geen reistijd op van 3 uur terwijl de klant op nog geen 50 km bij jou vandaan gevestigd zit.

Tip: bekijk het voorbeeld van een aangifte inkomstenbelasting. Hierin zijn de verschillende aftrekposten meegenomen.

Heb je een vraag over administratie en geldzaken? Neem gratis contact op met de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14
Jessica van El

Als KVK-adviseur voor jonge ondernemers volg ik de laatste ontwikkelingen en deel belangrijke of opvallende gebeurtenissen. Weten wat er bij komt kijken als je als jongere gaat ondernemen? Met kant en klare tips en video’s help ik je graag.

InspiratiePage