Startsituaties

Een festival organiseren in coronatijd

Lange tijd was onduidelijk of er dit jaar nog festivals kunnen plaatsvinden. Veel organisatoren moesten hun festival annuleren vanwege de beperkingen, maar voor festivals vanaf 25 september zijn er weer mogelijkheden. De overheid laat de 1,5 metermaatregel los en staat alle festivals weer toe. Onder voorwaarde dat bezoekers een coronatoegangsbewijs hebben. Voor festivals binnen waarbij bezoekers geen vaste zitplaats hebben, geldt een maximum van 75% van de bezoekerscapaciteit.

Ter compensatie van de evenementensector trekt het demissionair kabinet 135 miljoen extra uit voor steun en kijkt het naar 'een gerichte oplossing voor ondernemers die tussen wal en schip dreigen te vallen'.

Overheidssteun

Organiseer je dit jaar nog een festival, dan kun je rekenen op de volgende steun vanuit de overheid:

Garantieregeling

Een festival organiseren kost maanden. Je moet contracten sluiten met leveranciers en artiesten en personeel inhuren. Allemaal zaken die geld kosten en dus een risico betekenen. Hiertegen kun je je deels indekken met de Garantieregeling Evenementen.

Met de regeling wilde de overheid het organiseren van festivals weer op gang brengen. Kan jouw festival niet doorgaan vanwege de coronabeperkingen? Dan krijg je een soort annuleringssubsidie. In eerste instantie wilde de overheid 80% van de gemaakte kosten vergoeden, maar 14 juli heeft het demissionair kabinet bekendgemaakt dat je 100% vergoed krijgt als je onder de regeling valt. Het gaat dan om bijvoorbeeld kosten voor logistiek, veiligheid en personeel. Eerder vielen gages aan buitenlandse artiesten niet onder de regeling, maar nu dekt de overheid toch de kosten die je hebt gemaakt voor artiesten van buiten de EU.

Voorwaarden


Er is nu 450 miljoen gereserveerd voor de regeling, die geldt voor evenementen tot 31 december. Eerder was dat 385 miljoen. Was jouw festival eerder al op een datum voor 1 juli gepland, dan kom je nog steeds in aanmerking voor de regeling als je het verplaatst naar een datum tussen 1 juli en 31 december 2021. Let op: je kunt alleen van de regeling gebruikmaken als jouw festival bij de direct voorafgaande edities een annuleringsverzekering had. Eerst waren dat 2 direct voorafgaande edities.

Aanvraag indienen

Wil je in aanmerking komen voor de subsidieregeling, dan kun je een aanvraag indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dat kan tot en met 3 weken voor de geplande festivaldatum. Binnen 4 weken na het indienen van je aanvraag krijg je te horen of je wel of niet onder de regeling valt.

100 miljoen

Naast de subsidieregeling stelt het demissionair kabinet 100 miljoen euro beschikbaar voor festivals en instellingen die meerjarige subsidie krijgen via de Rijkscultuurfondsen. Doel hiervan is dat organisatoren hun personeel in dienst houden en opdrachten verstrekken aan andere ondernemers.

Randvoorwaarden festivals

Vanaf 25 september zijn alle festivals weer toegestaan, zolang bezoekers een coronatoegangsbewijs hebben. Verdere voorwaarden hangen af van waar je festival plaatsvindt; buiten of binnen, en of bezoekers een vaste zitplaats hebben.

  • Voor festivals buiten en festivals binnen met een vaste zitplaats geldt geen maximaal aantal bezoekers en geen vaste sluitingstijd.
  • Festivals binnen waarbij bezoekers geen vaste zitplaats hebben, mogen maximaal 75% van de normale bezoekerscapaciteit toelaten. Er geldt een verplichte sluitingstijd tussen 00.00 en 06.00 uur.
  • Voor alle festivals geldt dat horeca na 00.00 uur gesloten moet zijn. Afhaalmogelijkheden uitgezonderd.
  • Het coronatoegangsbewijs geldt voor alle festivals en voor alle bezoekers vanaf 13 jaar. Bij bezoekers vanaf 14 jaar moet je het coronatoegangsbewijs samen met het identiteitsbewijs controleren.

Testen voor toegang

De Eerste Kamer heeft 25 mei 2021 ingestemd met de Wet Coronatoegangsbewijzen, oftewel de testwet. Deze wet geldt ook voor festivals. Via Testen voor Toegang kunnen bezoekers een toegangsbewijs krijgen voor je festival. Met de CoronaCheck-app kunnen bezoekers een toegangsbewijs aanmaken als ze negatief getest zijn, gevaccineerd zijn of hersteld zijn van een besmetting met het coronavirus. Bezoekers zonder smartphone kunnen hun toegangsbewijs printen via de website Coronacheck.nl.

Alternatief: festival via livestream

Op het laatste moment een festival op poten zetten is een behoorlijke uitdaging. Als een live festival niet kan doorgaan, kun je overwegen een livestream op te zetten. Het afgelopen jaar hebben evenementenorganisatoren hier volop ervaring mee opgedaan.

Investeren in livestreaming van jouw festival kan zich ook na de coronacrisis uitbetalen. Het geeft je de kans om een breder publiek te trekken, want het maakt niet uit waar op de wereld je jouw festival houdt. En dat werkt ook andersom: je kunt artiesten uitnodigen die vanaf iedere willekeurige plek optreden. Bovendien is volgens onderzoek van online evenementenorganisator Digitell Inc. bijna 30% van de digitale bezoekers van plan het jaar erop het fysieke evenement te bezoeken. Livestreaming kan dus een mooie manier zijn om je festival te promoten.

Geld verdienen met livestream

Er zijn veel bedrijven die je kunnen helpen bij de organisatie en kaartverkoop van jouw livestream festival. Je kunt ook zelf aan de slag met een van de bekende social media platforms. Onder meer via Facebook en YouTube kun je geld verdienen aan je livestream. Bijvoorbeeld door je stream Premium content te maken (voor abonnees), donaties te vragen of advertenties te tonen. Een ander bekend platform voor livestreaming is Twitch. Dit is vooral bekend in de game industrie, maar biedt ook mogelijkheden voor het livestreamen van festivals.

Interactie

Online bezoekers betrekken bij je evenement is moeilijker dan wanneer je een live evenement organiseert. Besteed hier extra aandacht aan bij het opzetten van jouw livestream: op welke manieren kun je voor interactie zorgen? Denk aan vragen stellen aan je publiek, chatten, mensen ergens over laten stemmen of een prijsvraag opzetten. Ook kun je bezoekers vooraf een pakketje toesturen met attributen waar ze tijdens het festival iets mee kunnen.

Voor onderlinge interactie kun je bezoekers met elkaar in contact laten komen via een programma voor videobellen, zoals Zoom of Google Hangouts.

Deze video kun je alleen afspelen als je cookies hebt geaccepteerd. Wijzig je cookieinstellingen en ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

Op zoek naar inspiratie? Check hoe deze festivalbazen het organiseren van een festival aanpakken.

Jeanine  Hoekstra

Als je een bedrijf start, komt er veel op je af. Daar help ik je graag bij. Of je nu nog plannen smeedt voor een eigen bedrijf of al een paar maanden op weg bent, ik voorzie je van tips & tricks waarmee je verder komt.

InspiratiePage