Zo organiseer je een festival

Zelf een festival organiseren is een hele klus. Je ziet de duizenden feestende mensen misschien al voor je. Maar voordat het zover is heb je een locatie nodig. En vergunningen en personeel. Succesvol een festival organiseren doe je met dit plan van aanpak.

Er zijn jaarlijks honderden festivals in Nederland. Festivalorganisatoren hebben te maken met verschillende uitdagingen. Personeelstekort bijvoorbeeld, maar ook nieuwe regelgeving over wegwerpplastic.

Een draaiboek maken

Een festival organiseren begint met een draaiboek uitwerken. In je draaiboek komen in elk geval aan bod:

• Doelgroep
• Locatie en datum
• Planning
• Kosten
• Veiligheid
• Vergunningen
• Risico's en hoe je die kunt beperken
• Regels wegwerpplastic
• Promotie
• Evaluatie

Doelgroep bepalen

Je organiseert je festival voor een bepaalde groep festivalgangers; je doelgroep. Breng hun leeftijd, interesses en activiteiten in kaart. Zo kom je erachter hoe je doelgroep eruitziet en hoe je die bereikt.

Welke social media kanalen gebruiken ze? Ontmoeten ze elkaar in trendy koffietentjes of juist op familiefeesten? Met dit soort informatie bepaal je wat voor festival je organiseert, hoe je het aankleedt en welke foodtrucks en muzikanten je nodig hebt. Het is ook een belangrijke basis voor je marketing- en communicatiestrategie.

Locatie en datum vastleggen

Heb je een locatie en datum op het oog? Informeer bij je gemeente wat de mogelijkheden zijn. Populaire locaties, zoals stranden en parken, moet je minimaal een jaar van tevoren vastleggen. Denk bij het kiezen van de locatie aan:

• hoeveel ruimte je nodig hebt
• welke faciliteiten er zijn
• hoe je kunt zorgen voor zo min mogelijk geluidsoverlast

Festivalplanning maken

Je festival kan niet zonder festivalplanning. Hierin zet je alle details, van de opbouw van je festival tot de afbouw. Denk aan een uitgebreide beschrijving van je activiteiten, het programma, de locatie, het aantal tenten, kramen en podia, toiletten en foodtrucks. Schat in hoeveel bezoekers er maximaal op hetzelfde moment aanwezig zullen zijn. Als je al deze punten op een rij hebt gezet, kun je de kosten berekenen.

Unieke datum

Hou bij het plannen van je festival rekening met andere festivals en evenementen. Zorg dat jouw evenement niet tegelijk is met andere populaire festivals. Als je een unieke datum kiest, is de kans groter dat je festival opvalt.

Kosten berekenen

Een festival organiseren kost geld. Hoeveel hangt af van onder meer de grootte, locatie, het aantal bezoekers, je marketingstrategie en of je het alleen of samen met anderen organiseert. En wat is je doel? Wil je winst maken of gaat het je juist om het maatschappelijk belang.

Bedenk wat je verdienmodel wordt. Je kunt bijvoorbeeld tickets verkopen. Of juist de toegang gratis maken en verdienen op horeca. Vraag offertes op bij verschillende leveranciers en bepaal een maximaal budget. Tijdens het organiseren van je festival houd je je budget goed in de gaten. Past alles nog binnen de begroting? Of moet je die aanpassen? Denk eraan extra geld te reserveren voor onverwachte kosten, zoals tenten bij slecht weer.

Hoe kom je aan geld?

Er zijn verschillende manieren om aan geld te komen voor je evenement. Gebruik het KVK Geldboek voor ondernemers om je mogelijkheden te verkennen. Voorbeelden zijn crowdfunding en sponsoring. En vraag of je gemeente subsidies heeft.

Zorgen voor veiligheid

Als festivalorganisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je bezoekers, artiesten en iedereen die op het festival werkt. Je moet daarom een veiligheidsplan opstellen. Vraag, bij de gemeente waar je het festival organiseert, wat voor eisen die hieraan stelt.

In het veiligheidsplan zet je in ieder geval welke risico's je verwacht en welke maatregelen je neemt om die risico's te beperken. Besteed ook aandacht aan hoe je omgaat met alcohol- en drugsgebruik. Overleg met openbaar vervoerorganisaties. Zijn er bijvoorbeeld extra treinen nodig, omdat iedereen tegelijk weggaat na afloop? Ook nooduitgangen en evacuatieroutes mag je niet vergeten in je veiligheidsplan.

Daarnaast moeten er EHBO'ers aanwezig zijn op je festival. Meer informatie hierover lees je in de EHBO Veldnorm Evenementenzorg.

Vergunningen aanvragen

Afhankelijk van het soort festival heb je vergunningen nodig. Hiervoor moet je bij de gemeente zijn. De gemeente moet de locatie, datum, begin- en eindtijd en het aantal bezoekers van je festival goedkeuren. Vaak moet je je ook aanmelden op de evenementenkalender van de gemeente om een vergunning te krijgen.

De gemeente is dus een belangrijke partij bij de organisatie van je festival. Maar jij hebt de gemeente ook iets te bieden. Jouw festival kan een promotie zijn voor de stad.

Vergunningsaanvraag

Vraag vergunningen ruim van tevoren aan. Gemiddeld duurt het minimaal acht weken voordat je goedkeuring krijgt. Daarna heb je nog tijd nodig om je festival te promoten en bezoekers te trekken.

Vergunningen en eisen waarmee je te maken kunt krijgen zijn:

Evenementenvergunning

Een evenementenvergunning vraag je aan bij de gemeente waar je het festival organiseert. De kosten liggen tussen de €180 en €4.900. Hoeveel een evenementenvergunning je precies kost, is afhankelijk van de grootte van het festival en welke activiteiten je van plan bent.

Tenten & podia

Zorg voor een constructietekening. Die geeft inzicht in de opbouw van tenten en podia. Neem daarin de windbelasting op de tent of het podium op en hoe je zorgt dat alles goed vast staat.

Muziek

Organiseer je een muziekfestival of draai je muziek? Dan heb je met muziekrechten te maken. Informeer bij Buma/Stemra wat de kosten zijn en hoe het zit met licenties bij een meerjarig evenement. Een licentie is toestemming om bepaalde muziek te gebruiken.

Geluidsoverlast

Behalve muziek kunnen bezoekers zorgen voor geluidsoverlast. Gemeenten vragen daarom om een geluidsplan voor je festival. Heb je een locatie in de buurt van woningen? Dan gelden hiervoor strenge eisen.

Alcohol schenken

Jongeren vanaf achttien jaar mogen zelfstandig alcohol schenken. En dan alleen aan jongeren van achttien jaar of ouder. Ook medewerkers van zestien of zeventien jaar mogen alcohol schenken, maar alleen onder leiding van iemand van minimaal 21 jaar. Zelf alcohol drinken mogen ze niet. De leidinggevende moet op je vergunning vermeld staan.

Jongeren onder de zestien jaar mogen niet werken op plekken waar alcohol geschonken wordt.

Eten en non-alcoholische dranken

Verkoop je eten of frisdrank? Dan krijg je te maken met regels voor hygiëne en voedselveiligheid. De Voedsel- en Warenautoriteit heeft deze regels opgesteld, zoals de hygiënecode voor de horeca. Huur je foodtrucks of andere cateraars in? Vraag of zij voldoen aan de hygiënecode en beschikken over de juiste vergunningen.

Vuurwerk

Voor het afsteken van vuurwerk heb je een toepassingsvergunning nodig. Ook maak je er melding van dat je vuurwerk gaat afsteken of vraag je een ontbrandingstoestemming aan bij de provincie. Er zijn strenge eisen aan vervoer, opslag, zwaarte en het afsteken van vuurwerk.

Risico's beperken

Als organisator van evenementen loop je risico’s. Deze kun je beperken door een rechtsvorm te kiezen die past bij jouw situatie.

Risico’s kun je ook verzekeren. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt bijvoorbeeld de schade die je aanricht bij anderen. Voor juridische problemen is er een rechtsbijstandsverzekering. Stel ook algemene voorwaarden op. Dat zijn de regels, rechten en plichten die gelden voor jou, de festivalgangers en de ondernemers met wie je samenwerkt.

Nieuwe regels voor wegwerpplastic

Vanaf 2024 zijn wegwerpbekers en -bakjes verboden op festivals. Als alternatief voor wegwerpbekers kun je herbruikbare hardcups gebruiken. Die zijn te koop of te huur. Laat je bezoekers dan statiegeld betalen, zodat ze de bekers weer inleveren. Sommige festivals werken met statiegeldsystemen of muntjes voor een beker.

Uitzondering

Op de nieuwe regelgeving geldt een uitzondering voor hoogwaardige recycling. Je mag wegwerpmateriaal blijven gebruiken als je 75% van de bekertjes scheidt en recyclet. In 2027 moet dat 90% zijn.

Festival promoten

Met alle festivals in Nederland heb je veel concurrentie. Denk dus goed na over hoe je je onderscheidt van andere festivals. Dit doe je door in te spelen op de beleving van je toekomstige bezoekers. Denk na over de promotie, social media, online activiteiten, uitstraling, kleuren en aankleding van het evenement. Neem mensen bijvoorbeeld op social media mee in de organisatie van je festival.

Op de dag zelf maak je gebruik van hashtags op social media, apps en videoschermen. Hierop zet je informatie over de line-up en korte backstage video’s. Haak tijdens en na het event via de socials in op emotie en reageer op berichten.

Evalueren en meten

Evalueer en meet hoe je festival heeft gepresteerd. Hiervan leer je voor de volgende editie. Wat vonden bezoekers van je festival? Komen ze de volgende keer weer? Waarom wel of niet? Hoe ziet je websiteverkeer eruit? Haken mensen af of blijven ze hangen? Wees actief op social media en laat festivalbezoekers meedenken om je evenement te verbeteren. In ruil daarvoor geef je ze gratis tickets of een VIP-arrangement cadeau.

Bezoek zelf andere festivals en kijk hoe andere ondernemers het aanpakken. Of hoor van deze Festivalbazen hoe het is om een festival te organiseren.