Financiering & geldzaken

Online boekhoudprogramma kiezen, waar let je op?

De ontwikkelingen in boekhoudsoftware gaan snel: Boekhouden in de cloud, veiligheid via het beschermde PEPPOL-netwerk en e-factureren via je boekhoudprogramma. Ontdek wat deze ontwikkelingen voor jou betekenen en waar je op moet letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma.

Je kunt je administratie op verschillende manieren bijhouden. Je verzamelt je bonnen en besteedt alles uit aan je boekhouder. Of je doet zelf je administratie offline of online. Welk boekhoudpakket past hierbij? Kies een boekhoudprogramma dat gebruiksvriendelijk is en voldoet aan alle veiligheids- en privacyeisen. Heb je een boekhouder of accountant? Betrek die bij je keuze, want je werkt samen aan je administratie. Met een online boekhoudpakket werk je in de cloud en kan je boekhouder altijd meekijken, waardoor je eenvoudig een taakverdeling kunt afspreken.

Online boekhouden

Een offline boekhoudprogramma schaf je eenmalig aan en je betaalt voor updates. Met een online boekhoudprogramma betaal je voor toegang en gebruik via een abonnement. Zo is de software altijd up-to-date. Je werkt in de cloud waardoor je je gegevens altijd en overal kunt benaderen via je telefoon, laptop of pc. Peter Potters van Informer Online vertelt: “Veel mkb-ondernemers werken nog met offline boekhoudprogramma's waarbij je de software lokaal installeert op je computer. Nu worden alleen nog online boekhoudprogramma's verkocht.”

Online administratie

De tijd van een schoenendoos met bonnen is echt voorbij. Maar je mag nog steeds werken met een papieren boekhouding, Excelsheets of eigengemaakte boekhoudsoftware op basis van open source boekhoudsoftware. Als je maar aan de wettelijke eisen voldoet. Een online administratie biedt voordelen bij de professionalisering van je bedrijf. Met Excelsheets kun je bijvoorbeeld geen uitstaande facturen monitoren. Facturen maak je dan apart in Word. Doordat je het handmatig doet, maak je snel fouten in bijvoorbeeld factuurnummers. Met een online boekhoudprogramma werk je sneller en hoef je niet alles met de hand in te kloppen.

Keurmerk Zeker-OnLine

Een online boekhoudprogramma met het onafhankelijke keurmerk Zeker-OnLine voldoet automatisch aan de hoogste veiligheidsstandaarden, alle wetten en regels, eisen van de Belastingdienst en is AVG- proof. Je dient via de boekhoudsoftware je aangifte omzetbelasting in en je betaalt via iDEAL. Voordeel is dat je minder snel fouten maakt bij het invoeren van gegevens voor je omzetbelasting en iDEAL vergroot de snelheid van betaling.

In een boekhoudsysteem met het keurmerk Zeker-OnLine zit ook boekhoudkundige hulp van de Belastingdienst. Potters geeft een voorbeeld: “Als klanten shirts voor hun medewerkers hebben laten drukken en dit willen boeken op zakelijke kleding, komt er een pop-up van de Belastingdienst die zegt: ‘Als je zakelijke kleding wilt boeken, moet het hieraan voldoen’.” Op de website van de Stichting Zeker-OnLine staan leveranciers van administratiesoftware die dit keurmerk hebben.

Boekhoud app

Je zoekt administratiesoftware die gebruiksvriendelijk is. De meeste online boekhoudprogramma’s werken ook met een app. Via de boekhoud app maak je eenvoudig foto’s van bonnen en inkomende facturen. Die staan dan meteen in het systeem. Er zijn ook boekhoudpakketten waarbij je via Whatsapp communiceert met een chatbot. Op die manier kun je een bon uploaden of je saldo opvragen.

Functies

Elektronisch factureren (e-facturering) kan geïntegreerd zijn in boekhoudsoftware. In sommige gevallen valt e-facturering onder een los pakket dat je apart kunt aanschaffen. Bekijk welke functies en modules voor jouw bedrijf belangrijk zijn, zoals urenregistratie, voorraadbeheer en een kassasysteem. Extra functies kunnen het abonnement duurder maken.

PEPPOL-netwerk

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd, AVG-proof netwerk in de Europese Unie. Boekhoudsoftware kun je op PEPPOL aansluiten zodat je internationaal e-facturen uit kunt wisselen. Je wordt streng gecontroleerd voordat je toegang krijgt tot PEPPOL. Als jouw administratie en die van je klant geregistreerd staan in PEPPOL, staat je e-factuur meteen in het boekhoudpakket van de ontvanger. Facturen kunnen dan niet meer zoekraken. “Spookfacturen zijn met PEPPOL verleden tijd”, vult Potters aan. Overheden moeten e-facturen vanuit PEPPOL accepteren.

Overstappen

Stap je over op een ander boekhoudprogramma? Dan worden je financiële gegevens overgezet via XML Auditfile. Je bankgegevens gaan over via een automatische bankkoppeling. Potters: ”Overstappen naar een ander boekhoudprogramma is makkelijk. Meestal kiezen ondernemers voor 1 januari, maar het kan het hele jaar door. Je kunt op ieder moment je beginbalans invoeren. Of je verzamelt alles en voert het in 1 keer in. Bijvoorbeeld in juli.”

Kosten

De kosten voor een abonnement op een online boekhoudprogramma liggen grofweg tussen 10 euro en 75 euro per maand. Afhankelijk van je startdatum, rechtsvorm, aantal werknemers en functies van het pakket.

Instructievideo’s

Bij de aanschaf van een boekhoudprogramma leveren softwareleveranciers instructievideo’s, demo’s of webinars mee, zodat je het nieuwe programma snel in de vingers krijgt.

Heb je vragen over geldzaken of financiering? Bel met een adviseur van de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14
Marty Zanen

Als KVK-adviseur geef ik via KVK.nl en social media tips over de start van een webshop en online ondernemerschap. Ik deel informatie met je over financiering en crowdfunding met speciale aandacht voor ondernemende jongeren en studenten.

InspiratiePage