Geldzaken voor starters

Administratie en boekhouden voor starters

Een goede administratie geeft je continu inzicht in de financiële positie van je onderneming. Stijgen je inkomsten of juist de uitgaven? En welke klanten hebben nog niet betaald? Je financiële administratie is een stuurmiddel voor je onderneming. Daarnaast ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden en moet je die bewaren.

Eisen administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie. Deze zaken moet je er in opnemen:

  • facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen (voorbeeld bekijken)
  • transactieoverzichten
  • kasadministratie
  • contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
  • urenadministratie
  • reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
  • belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
  • modelovereenkomst (voorheen VAR)
  • bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes (voorbeeld bekijken), contracten, brochures en faxberichten

Je administratie bewaren

Hoe lang moet je je administratie bewaren? De bewaartermijn voor de basisgegevens van je administratie is minimaal 7 jaar. Onder de basisgegevens vallen in ieder geval:

  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • in- en verkoopadministratie
  • grootboek
  • voorraadadministratie
  • loonadministratie

Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is de bewaartermijn minimaal 10 jaar. Bewaar je de gegevens digitaal? Dan moet je ervoor zorgen dat de programma's en bestanden tijdens de bewaartermijn ook toegankelijk blijven.

Digitaal boekhouden of op papier

Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart: via een digitale boekhouding of op papier. En hoe gedetailleerd je die bewaart. Bijvoorbeeld wel of geen dagstaten of telstroken van de kassa. Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

Boekhouding uitbesteden of zelf doen

Je kunt je financiële administratie zelf doen. Of kies voor het uitbesteden van je administratie aan een boekhouder of accountant. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie, geven advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Bekijk de video 'Een goede boekhouder is cruciaal'.

Tips

  • Laten doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
  • Vraag meerdere offertes op en maak heldere afspraken over je verwachtingen.
  • Zelf de boekhouding doen? Overweeg dan een digitale boekhouding en gebruik van een (online) boekhoudpakket.

Handboek Ondernemen

Gebruik het 'Handboek Ondernemen' van de Belastingdienst als naslagwerk (gratis download). Het handboek maakt je wegwijs in de fiscale rechten en plichten en legt uit welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van je bedrijf stelt.

Heb je een vraag over je administratie of geldzaken? Neem gratis contact op met de KVK Financieringdesk: 0800 10 14
Gé Sletterink

KVK-adviseur Financiering & Geldzaken met speciale aandacht voor fiscaliteit, bedrijfsoverdracht en wetten en regels. Ik deel mijn kennis via KVK.nl, nieuwsbrieven, het Geldboek voor ondernemers en de KVK Gids voor bedrijfsverkoop.

InspiratiePage