Geldzaken voor starters

Administratie

Een goede administratie geeft je continu inzicht in de financiële positie van je onderneming. Stijgen je inkomsten of juist de uitgaven? En welke klanten hebben nog niet betaald? Je administratie is een stuurmiddel voor je onderneming. Daarnaast ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden en moet je die bewaren.

Eisen administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie. Deze zaken moet je er in opnemen:

  • facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen (voorbeeld bekijken)
  • transactieoverzichten
  • kasadministratie
  • contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
  • urenadministratie
  • reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
  • belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
  • modelovereenkomst (voorheen VAR)
  • bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes (voorbeeld bekijken), contracten, brochures en faxberichten

Bewaartermijn

De basisgegevens van je administratie moet je minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder vallen in ieder geval:

  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • in- en verkoopadministratie
  • grootboek
  • voorraadadministratie
  • loonadministratie

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je minimaal 10 jaar bewaren en toegankelijk houden.

Administratie op papier of digitaal

Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd je die bewaart (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

Zelf doen of uitbesteden?

Je kunt je financiële administratie zelf doen. Of kies voor het uitbesteden van je administratie aan een boekhouder of accountant. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug. Deze financiële specialisten richten jouw boekhouding optimaal in, geven advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Bekijk de video 'Een goede boekhouder is cruciaal'.

Deze video kun je alleen afspelen als je de cookies accepteert. Ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

Tips

  • Laten doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
  • Vraag meerdere offertes op en maak heldere afspraken over je verwachtingen.
  • Zelf de boekhouding doen? Maak dan gebruik van een boekhoudpakket.

Handboek Ondernemen

Gebruik het 'Handboek Ondernemen' van de Belastingdienst als naslagwerk (gratis download). Het handboek maakt je wegwijs in de fiscale rechten en plichten en legt uit welke eisen de Belastingdienst aan de administratie stelt.

Wil je meer grip op je financiën? Bekijk het webinar 'Sturen op cijfers, grip op je financiën'.
Gé Sletterink
Gé Sletterink

KVK-adviseur Financiering en Geldzaken met speciale aandacht voor fiscaliteit, bedrijfsoverdracht en wetten & regels. Hij deelt zijn kennis via KVK.nl, nieuwsbrieven, het Geldboek voor ondernemers en de KVK Gids voor bedrijfsverkoop.