Uw administratie

Een goede  administratie geeft u continu inzicht in de financiële positie van uw onderneming. Stijgen uw inkomsten of juist uw uitgaven? En welke klanten hebben nog niet betaald? Uw administratie is een stuurmiddel voor uw onderneming. Daarnaast bent u wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren.

Zelf doen of uitbesteden?

U kunt uw financiële administratie zelf doen. Of kies voor het uitbesteden van uw administratie aan een boekhouder of accountant. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug. Deze financiële specialisten richten uw boekhouding optimaal in, staan u bij met advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen.

Tips

  • Laten doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
  • Vraag meerdere offertes op en maak heldere afspraken over uw verwachtingen.
  • Zelf de boekhouding doen? Maak dan gebruik van een boekhoudpakket.

Eisen administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan uw administratie. Deze zaken moet u er in opnemen:

  • Facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
  • Transactieoverzichten
  • Kasadministratie
  • Contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
  • Urenadministratie
  • Reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
  • Belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
  • Modelovereenkomst (voorheen VAR)
  • Bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten

Bewaartermijn

De basisgegevens van uw administratie moet u minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder vallen in ieder geval:

  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Grootboek
  • Voorraadadministratie
  • Loonadministratie

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u minimaal 10 jaar bewaren en toegankelijk houden.

Administratie op papier of digitaal

Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd u die bewaart (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

Tip

Open een aparte (zakelijke) rekening voor uw onderneming. Hiermee maakt u makkelijk onderscheid tussen uw zakelijke- en privégeldstromen. Laat de naam van de rekening overeenkomen met uw bedrijfsnaam. In de loop van 2017 wordt de IBAN-naam check ingevoerd door banken. Hiermee wordt de naam van de begunstigde gecheckt voordat de overboeking wordt uitgevoerd. Wijkt de ingetoetste naam af, dan krijgt de gebruiker een schermwaarschuwing te zien.

Meer informatie

Webinar Parttime ondernemen: Belastingen regelen

Tijdens het Webinar Parttime ondernemen werd dieper ingegaan op het regelen van belastingen, een belangrijk onderdeel van uw administratie. De informatie is ook relevant voor ondernemers die op een andere manier dan parttime starten. Kijk het webinar hier terug.

Geldboek voor ondernemers

Het Geldboek voor ondernemers helpt (startende) ondernemers op weg om de financiële zaken van hun onderneming te organiseren. Van begrotingen maken tot belastingaangifte, van financiering vinden tot financiële risico's beperken. Het Geldboek is samengesteld door de Kamer van Koophandel, Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) en Zuidweg & Partners.

Download het Geldboek

Heeft u een vraag over financiering of uw geldzaken?

Neem contact op met de KvK-Financieringsdesk

Bel gratis 0800 - 1014
  • Onafhankelijk persoonlijk advies

  • Ruim 30 gespecialiseerde en ervaren adviseurs

  • Iedere werkdag gratis bereikbaar