Financiering & geldzaken

Goed debiteurenbeheer levert je geld op

Debiteuren zijn je klanten en daar wil je een goede relatie mee. Maar slecht betalende klanten zorgen voor stress en financiële ellende. Een strak debiteurenbeleid levert jou geld op. Hoe doe je dat? Alles over de berekening van een debiteurentermijn, debiteurenfinanciering en betalingsvoorwaarden .

Een debiteur is een klant die een factuur van je heeft gekregen, maar nog niet heeft betaald. Debiteuren staan op je balans bij bezittingen, de activa. De tegenhanger is een crediteur. Een crediteur is een bedrijf, instelling of persoon, waarvan je de factuur zelf nog moet betalen. Op je balans staan crediteuren bij schulden: de passiva.

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Voor de cashflow van je bedrijf is het gunstig als de post debiteuren op je balans zo laag mogelijk is in vergelijking met je omzet. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Debiteurenrisico is het risico dat je debiteur niet (op tijd) zijn rekening betaalt.

Laat je klant op tijd betalen

Met de volgende tips zorg je dat je klant op tijd betaalt:

Klanten checken

Check vooraf de kredietwaardigheid en betaalmoraal van mogelijke klanten. Zijn je klanten vooral ondernemers? Kredietbeoordelaars Dun & Bradstreet of Graydon leveren gerichte bedrijfsinformatie. Onderzoek via het KVK Handelsregister of er sprake is van een faillissement of surséance van betaling.

Lever je vooral aan consumenten, dan kun je vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). In het BKR-register staan geen belastingschulden.

Betalingstermijn afspreken

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. De betalingstermijn is de periode waarbinnen het totaalbedrag van de factuur betaald moet zijn. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De betalingstermijn vermeld je in je algemene voorwaarden, het contract en na levering op je factuur.

Eigendomsvoorbehoud vermelden

Een eigendomsvoorbehoud betekent dat je eigenaar blijft van je geleverde product, totdat de klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden.

Vooruitbetaling overwegen

Als je klant vooraf betaalt, is jouw risico bijna nihil. Bij zakelijke klanten zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.

Lever je een product aan een consument? Dan mag je klant maximaal 50% vooruitbetalen. Meer is wettelijk niet mogelijk. Een vooruitbetaling of aanbetaling zet je in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Een uitzondering is een webshop. Kiest je klant voor betaling via iDEAL, dan is volledige aanbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is niet gebruikelijk als je een dienst levert aan een consument. Lever je naast de dienst ook een product? Dan kun je maximaal 50% aanbetaling van je klant vragen.

Snel factureren

Verstuur je factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Je wilt een tevreden klant, dus vlak na levering van je product of dienst kun je vragen of alles naar wens is. Een tevreden klant betaalt sneller. Houd bij welke klanten op tijd en welke klanten te laat betalen.

Wettelijk stuur je een factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand dat je het product of dienst hebt geleverd. Voorbeeld: je hebt op 20 oktober je product geleverd. Je verstuurt je factuur uiterlijk op 15 november.

Maak het je klant makkelijk, zodat hij eenvoudig kan betalen via een digitaal betaalverzoek of iDEAL. Of stuur een e-factuur vanuit je factureersysteem. Je klant moet vooraf akkoord gaan en is niet verplicht om een e-factuur te accepteren.

Klant aanmanen

Als je klant de factuur niet op tijd betaalt, neem je eerst telefonisch contact op. Helpt een telefonische aanmaning niet? Stuur dan een schriftelijke aanmaning aangetekend per post met ontvangstbevestiging. Zo ben je juridisch gedekt als je klant ontkent dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Wijs je klant ook op de extra kosten van een incasso.

Betalingsregeling afspreken

Een optie is om je klant een betalingsregeling voor te stellen. Doe dat niet meteen, maar bekijk eerst of betalingsuitstel uitkomst biedt. Kan je klant onmogelijk in korte tijd de factuur betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze betalingsregeling op papier. De regeling vervalt weer als je klant op de afgesproken momenten betaalt.

Juridische stappen

Je hebt alles gedaan om je klant te laten betalen, maar het is niet gelukt. Neem dan juridische stappen:

  • Schakel een incassobureau in. Een incassobureau stuurt je debiteur 1 of meerdere aanmaningen. Je klant moet deze binnen 14 dagen betalen. Een incassobureau mag geen dwangmiddelen gebruiken.
  • Betaalt je debiteur nog steeds niet? Schakel dan een deurwaarder in. Een gerechtsdeurwaarder int voor jou de schuld bij je klant of hij spreekt een betalingsregeling met je klant af. Reageert je klant niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. De deurwaarder zal je klant dan dagvaarden. In de dagvaarding staat waar en wanneer je klant zich moet melden bij de rechtbank. De rechter doet een uitspraak (vonnis) en de deurwaarder geeft dit vonnis aan je klant. Houdt je klant zich niet aan de uitspraak van de rechter, dan kan de deurwaarder beslag leggen op het inkomen of de spullen van je klant.

Faillissement aanvragen

Je klant zit zo diep in de problemen dat hij je factuur niet kan betalen. Je kunt het faillissement van je klant aanvragen. Hiervoor zijn 2 schuldeisers nodig. Is je klant al failliet verklaard, dan kun je een vordering gespecialiseerd indienen bij de curator. Dit heet ‘indienen ter verificatie’.

Debiteurentermijn berekenen

De debiteurentermijn is de gemiddelde doorlooptijd van je debiteuren in dagen. Het is niet hetzelfde als de betalingstermijn. De betalingstermijn is de termijn waarbinnen je klant volgens afspraak moet betalen. De werkelijke termijn waarbinnen je het geld op je rekening hebt, wijkt hiervan af. De gemiddelde debiteurentermijn is 30 tot 60 dagen. Je berekent de debiteurentermijn zo:

Totaalbedrag debiteuren gedeeld door je omzet x 365

Gemiddelde debiteurentermijnen in februari 2020:

  • Bouw: 26,91 dagen
  • Handel: 31,43 dagen
  • Accountants: 32,96 dagen
  • Productie: 34,65 dagen

(Bron: Exact.com)

Debiteurenfinanciering

Een hoge debiteurenstand en een lange gemiddelde debiteurentermijn betekenen dat je debiteuren vaak te laat betalen. Dit heeft invloed op je cashflow: je hebt minder geld om je kosten te betalen. Naast de mogelijkheden om je klant sneller te laten betalen, kun je kiezen voor debiteurenfinanciering, ook wel factoring genoemd.

Factoring

Factoring is een vorm van krediet waarbij een factoringmaatschappij je openstaande facturen overneemt. Dit kan bij sommige factoringbedrijven al vanaf 1.000 euro. Een ander woord voor factoringmaatschappij is factor. De factor onderzoekt vooraf je kredietwaardigheid. Je ontvangt direct het openstaande bedrag en je betaalt een vergoeding aan de factor. Dit is een percentage van je factuur of van je omzet. De factoringmaatschappij int de rekening bij je klanten. Met factoring verbeter je meteen je liquiditeit. Je hebt geld om direct te besteden.

Een vorm van factoring is reverse factoring. De factor onderzoekt de kredietwaardigheid van je klant. Je klant geeft een betaalgarantie af voor facturen die hij goedkeurt. De factor weet zeker dat de klant gaat betalen en schiet het bedrag binnen 5 of 10 dagen voor aan jou. Meestal is de factor de financier van je klant. Reverse factoring kan interessant zijn bij grote klanten zoals supermarkten en energiebedrijven, die normaal gesproken de gemiddelde betaaltermijn sterk overschrijden.

Kredietverzekering of debiteurenverzekering

Kies je voor een kredietverzekering dan keert je verzekeringsmaatschappij het bedrag van de factuur uit als je klant niet kan betalen. Bijvoorbeeld als je klant failliet gaat of surseance van betaling heeft. Een kredietverzekering wordt ook debiteurenverzekering genoemd. Een kredietverzekering is alleen van toepassing als je zakelijke klanten hebt. Je hebt keuze uit verschillende vormen, zoals verzekering per transactie of per debiteur. Je kunt ook je totale omzet verzekeren, de meest uitgebreide verzekering. Doe je vooral zaken met klanten in een bepaald land, dan kun je kiezen voor een kredietverzekering per land.

Verjaringstermijn factuur verlengen

Iedere verzonden factuur heeft een verjaringstermijn. Na de verjaringstermijn hoeft je klant niet meer te betalen. Bij consumenten is de verjaringstermijn voor de aankoop van producten 2 jaar. Koopt een consument een dienst of een reis dan is de verjaringstermijn 5 jaar. Bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn 5 jaar na afloop van de uiterste betaaldatum. Herinner je jouw klant voor het einde van de verjaringstermijn? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.

Debiteurenadministratie bewaren

De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is 7 jaar. Dit geldt voor je papieren- en digitale administratie. In je debiteurenadministratie houd je alle openstaande facturen van je klanten bij. Je bewaart ook je inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst heeft op een rij gezet welke gegevens je nog meer moet bewaren.

Oninbare btw terugvragen

Op de factuur aan je debiteur vermeld je btw. Tenzij je vrijgesteld bent van btw. Deze btw geef je op bij je omzetbelasting en betaal je aan de Belastingdienst. Is het zeker dat je debiteur de factuur niet betaalt of slechts voor een deel, dan kun je deze btw terugvragen. Een vordering is oninbaar uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum.

Wil je met iemand sparren over jouw financiële situatie? Bel met de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14.
Marty Zanen

Als KVK-adviseur geef ik via KVK.nl en social media tips over de start van een webshop en online ondernemerschap. Ik deel informatie met je over financiering en crowdfunding met speciale aandacht voor ondernemende jongeren en studenten.

InspiratiePage