Je klant betaalt niet? 6 tips om toch je geld te krijgen

Jan Boon weet uit ervaring hoe het is om niet betaald te krijgen voor een opdracht. Tegenwoordig laat hij zijn klanten vooruitbetalen, of soms in termijnen. Hij doet nauwelijks aan debiteurenbeheer, omdat de meeste klanten op tijd betalen. Maar dat was anders toen hij uitgever van huis-aan-huisbladen was.

Wanbetaling voorkomen

Boon leerde snel dat hij als advertentieverkoper achteraan stond bij betalingen. “En een advertentie kun je niet terughalen.” Toen zijn bedrijf groeide, groeide het bedrag aan debiteuren mee tot meer dan 4 ton. Boon wist vooraf weinig over het betaalgedrag van zijn klanten. Boon wist vooraf weinig over het betaalgedrag van zijn klanten. “Soms hoorde je achteraf van collega’s dat het notoire wanbetalers waren. Het ineens heel grootschalig adverteren had een alarmsignaal voor me moeten zijn. Door de financiële problemen van die bedrijven ben ik ook een paar keer nat gegaan.” Boon liep vanwege een faillissement van een klant zijn geld mis.

Als een klant altijd onbereikbaar is, is dat een slecht signaal. Via businessclubs hoort Boon weleens over met wie je beter geen zaken kunt doen. Boon: “Ik had een netwerk van voorzitters van netwerkclubs in de regio. Bij vermoeden dat het niet goed ging, belde ik die voorzitters om ze te waarschuwen. Ook waarschuwde ik concurrenten wanneer een klant niet betaalde. Die voelden dan meer als collega’s, omdat ze ook belazerd werden.”

Tip 1: Win informatie bij je netwerk in over het betaalgedrag van klanten en overweeg een check op betrouwbaarheid.

Afspraken vastleggen over betalen

Laat je klanten tekenen voor akkoord van de opdracht en voor de algemene voorwaarden. Daarin staat de betaaltermijn die je hanteert en hoe je met een klant omgaat die niet op tijd betaalt. Boon: “Het ging bij mij soms om bedragen van 50.000 tot 100.000 euro. Dat moet je goed vastleggen. Klanten moeten voordat je factureert akkoord zijn met de algemene voorwaarden. Dat gaat tegenwoordig gemakkelijk online met een vinkje.”

Tip 2: Zorg voor een getekende offerte en geaccordeerde algemene voorwaarden voordat je werkzaamheden uitvoert.

Morgen of vrijdag?

Boon leerde dat hij scherper moetst letten op klanten die langzaam betalen. “Je bent bezig met de waan van de dag en vraagt je af waarom je banksaldo zo laag is, terwijl je zoveel omzet maakt. Ik schrok me rot van de uitdraai van de administratie”, vertelt Boon. In plaats van meerdere herinneringen sturen, koos Boon voor persoonlijk contact via de telefoon. Het leek hem niet handig om zijn verkopers te laten nabellen. Dat zou de relatie met de klant kunnen verstoren en nieuwe verkopen in de weg zitten. “Ik heb toen twee doortastende dames ingehuurd om iedere woensdagmiddag de niet-betalende klanten te bellen. Zij legden de klanten op een vriendelijke manier uit dat wij een prestatie hadden geleverd en vroegen wanneer de klant dat ging doen. Ze vroegen: ”Wanneer betaalt u: morgen of vrijdag?" Dat werkte uitstekend”, aldus Boon.

Durf achter je klant aan te gaan

Tip 3: Pak snel te telefoon, bijvoorbeeld al na de eerste herinnering. Persoonlijk contact werkt het beste. “Vaak is er iets aan de hand of had men de achterstand niet in de gaten.” Zonder dat je de relatie verstoort, krijg je dan toch snel betaald.

Betaalgemaak met zakelijk betaalverzoek

Privé ben je vast bekend met digitale betaalverzoeken. Na een dag uit met vrienden krijg je een link via WhatsApp. Hiermee betaal je direct een openstaande rekening terug. Zelf kun je met een app zoals Tikkie of je bankapp ook makkelijk een digitaal betaalverzoek maken en verzenden. Tegenwoordig worden digitale betaalverzoeken ook gebruikt voor zakelijke doeleinden.

Boon stelt: "Na een postieve afsluiting van een telefoongesprek wil je het de klant zo makkelijk mogelijk maken. Via een betaalverzoek komt de klant in een iDEAL-omgeving en kan binnen enkele stappen de betaling afwerken." Een IBAN- of factuurnummer overtypen is daarmee verleden tijd.

Een digitaal betaalverzoek kun je ook als QR-code op je factuur zetten. Je klant scant deze met de camera en gaat automatisch naar de juiste betaalomgeving. Breng je jouw product direct naar de klant? Dan is een QR-code ook geschikt voor direct betalen aan de deur.

Tip 4: Maak betalen voor je klant gemakkelijk en neem obstakels weg. Dat kan aan de kassa met alternatieve betaalwijzen, maar ook achteraf via een zakelijk betaalverzoek.

Je klant betaalt toch niet?

Als een klant toch niet betaalde, sloeg Boon meestal een incassobureau over en schakelde meteen een deurwaarder in. Hij waarschuwde zijn klant wel voordat hij een deurwaarder inschakelde. Alleen als hij geen contact kon krijgen met een klant, gebruikte hij een incassobureau. “Ik liet het incassobureau dan alles in onderling overleg via een betalingsregeling organiseren.”

Boon geeft een voorbeeld: “Een bedrijf liet het factuurbedrag oplopen en bleef met smoezen komen om niet te betalen. Toen het uitstaande bedrag meer dan 50.000 euro was, belde ik zelf. Ik zei dat ik de advertenties niet meer zou plaatsen. Als reactie kreeg ik een grote mond en scheldwoorden. Ik heb toen mijn huisbank gebeld en gevraagd om een deurwaarder uit de regio. Ik vertelde de deurwaarder dat ik faillissement wilde aanvragen. ’Wie is het?’, vroeg de deurwaarder. ’Oh die, dan heb ik nog zes steunvorderingen voor je’, gaf hij aan. Dezelfde dag lag de faillissementsaanvraag in de fax van de debiteur. De volgende dag had ik de helft van mijn geld.”

Tip 5: Laat je klant weten dat je een incassotraject gaat opstarten.

Andere aanpak

Nu is Boon coach en heeft hij vooral zzp’ers als klanten. Hij heeft geleerd van het verleden en pakt het nu anders aan. Hij spreekt met zijn klanten af dat ze vooruitbetalen. Dat geeft hem financiële zekerheid. Ook blijkt daaruit dat de klant zich committeert aan de opdracht. Soms betaalt de klant in termijnen. Als een klant achterloopt, krijgt Boon een seintje van zijn boekhoudsysteem. Dat bericht stuurt hij dan door naar de klant. Meestal betaalt hij dan dezelfde dag. Zo niet, dan belt Boon de klant.

Tip 5: Laat je klant vooruitbetalen.

Read this article in English