Financiering & geldzaken

Tips voor je loonadministratie

Salarissoftware maakt geen fouten. Het gaat vaak mis in de loonadministratie door nieuwe wetten en regels. "Daar moeten loonadministrateurs aan wennen", vertelt Dik van Leeuwerden, Portfolio Product Owner Wet- & Regelgeving bij ADP Nederland B.V. Lees zijn tips over het voorkomen van deze veelgemaakte fouten.

De meeste bedrijven kiezen ervoor om de loonadministratie zelf te doen met loonadministratie-software. Zij krijgen dan ondersteuning van een helpdesk. "Volledig uitbesteden van de loonadministratie gebeurt bijna nooit", vertelt Van Leeuwerden. Salarisapplicaties helpen loonadministrateurs om een correcte loonadministratie te voeren, maar het blijft mensenwerk. Uiteindelijk is het bedrijf verantwoordelijk voor de inhoud van de loonstrook en het afdragen van loonheffingen.

Loonsom berekenen voor NOW-regeling

Er is veel verwarring over de berekening van de loonsom voor NOW. Dat is de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid. Hiermee biedt de overheid een tegemoetkoming in de loonkosten van maximaal 90% van de loonsom, zodat zoveel mogelijk werknemers ondanks de coronacrisis in dienst kunnen blijven. De regeling geldt voor bedrijven met personeel die gedurende 3 maanden minimaal 20% omzetverlies verwachten. "Het gaat om het loon waarover de premies werknemersverzekeringen worden afgedragen, het SV-loon. Maar wel nadat daar correcties op zijn doorgevoerd". Werkgeverslasten zoals de vakantiebijslag en de premies voor pensioen en werknemersverzekeringen worden ook gecompenseerd. Het UWV berekent hiervoor 30% bovenop de loonsom."

Belangrijk! Vanaf 6 juli 2020 berekent het UWV een vaste opslag van 40% in plaats van 30% in de NOW 2.0.

Contract op papier zetten

Leg contracten voor onbepaalde tijd op papier vast. Sinds 1 januari 2020 geldt de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Bij een personeelslid met een vast contract voor onbepaalde tijd, past de werkgever een lagere WW-premie (2,94%) toe, dan bij iemand met een contract voor bepaalde tijd (7,94%). "Het contract moet wel op papier staan. Daar gaat het wel eens mis", legt Van Leeuwerden uit. "Een werkgever gaf een werknemer bijvoorbeeld in 2013 een contract voor 1 jaar. Dit werd gevolgd door nog een jaarcontract. Daarna kreeg de werknemer automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Als dit niet schriftelijk vastligt, mag je niet de lage premie toepassen." Bedrijven krijgen in verband met de coronacrisis tot 1 juli 2020 de tijd om contracten voor onbepaalde tijd alsnog op papier te zetten.

Goede communicatie

Veel fouten in de loonadministratie komen door gebrekkige communicatie. "Bijvoorbeeld bij een winkelketen met vestigingen in het land. Of tussen de afdelingen Human Resources en Salarisadministratie. Dit kunnen bij grotere bedrijven gescheiden werelden zijn", legt Van Leeuwerden uit. Een vestiging geeft niet door aan de hoofdvestiging dat een personeelslid in dienst is gekomen of juist uit dienst is gegaan. Of declaraties die niet op tijd worden doorgestuurd. "Dan gaat het fout in de salarisadministratie."

Overwerktarief

Hanteer het juiste overwerktarief en betaal overwerkvergoeding op tijd uit. "Werkt jouw personeelslid over op een zaterdag of zondag? Dan geldt vaak een toeslag, bijvoorbeeld 50 of 100%. Vaak betaalt de werkgever dan 100% uit."

kvk_geldzaken_loonadministratie_03_computer

Check BSN op loonstrook

Het Burgerservicenummer mag in verband met privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet meer op de loonstrook staan. "De meeste salarissoftware toont het Burgerservicenummer al niet meer. Check of het Burgerservicenummer in jouw softwarepakket niet meer op de loonstrook staat."

Kennis over zorgverlof

De Wet Arbeid en Zorg (WaZo) is geschreven ter bescherming van de werknemer. "Ik merk dat het voor sommige kleinere mkb-bedrijven een verrassing is dat een werknemer recht heeft op zorgverlof of ouderschapsverlof. Zij denken dat deze wetgeving alleen geldt voor grote bedrijven. Dit levert soms problemen op. Recht hebben en recht halen zijn 2 verschillende dingen. De werknemer moet echt strijden voor zijn recht op zorgverlof". Zorgverlof heeft direct invloed op de personeelsplanning en op de loonadministratie. Bij kortdurend zorgverlof krijgt de werknemer 70% van zijn salaris. Bij langdurend verlof krijgt de werknemer geen salaris.

Codering gebruiken bij geboorteverlof voor partners

Vanaf 1 juli 2020 heeft iemand, waarvan de partner net is bevallen, recht op uitgebreid geboorteverlof voor partners. Dat gaat van 5 dagen naar maximaal 5 weken. De werkgever mag dit niet weigeren. In uitzonderlijke gevallen (bij zwaarwegende belangen) mag de werkgever vragen aan de werknemer of hij de 5 weken verlof gespreid opneemt.

Het UWV betaalt 70% van het salaris van de werknemer. "De werkgever moet dit wel apart aanvragen bij het UWV. Dat is nog niet altijd bekend bij het kleinere mkb". In de loonaangifte moet staan dat de werknemer tijdelijk minder loon ontvangt in verband met geboorteverlof. Met een juiste codering. Dit is weer belangrijk voor eventuele uitkeringen in de toekomst. Als iemand bijvoorbeeld in 2022 een WW-uitkering aanvraagt, kijkt UWV naar het salaris in 2020. Dan moet duidelijk zijn waarom de werknemer tijdelijk minder salaris kreeg. Zodat dit buiten beschouwing wordt gelaten. Uitbetaling van de overige 30% is nog niet geregeld. "Ik verwacht dat dit bij komende cao- onderhandelingen op de agenda zal staan."

30%-regeling voor buitenlandse werknemers

Als de economie na de coronacrisis opveert en bedrijven weer buitenlandse werknemers naar Nederland halen, is de 30%-regeling van toepassing. Een werknemer mag maximaal 30% van zijn loon als onbelaste vergoeding ontvangen. Als compensatie voor kosten zoals huisvesting en levensonderhoud. “Deze kosten worden hoger geacht voor iemand die naar Nederland komt, dan voor iemand die al in Nederland ingeburgerd is en de weg weet.” Niet ieder bedrijf is hiervan op de hoogte volgens Van Leeuwerden. En de communicatie tussen een buitenlands hoofdkantoor en een Nederlandse vestiging is niet altijd vlekkeloos. “Het moet duidelijk zijn welke afspraken zijn gemaakt en welke kosten worden vergoed."

Je geldzaken op orde houden? Gebruik het Geldboek voor ondernemers met informatie over geldzaken, financiering, administratie en belastingen.
Marty Zanen

Als KVK-adviseur geef ik via KVK.nl en social media tips over de start van een webshop en online ondernemerschap. Ik deel informatie met je over financiering en crowdfunding met speciale aandacht voor ondernemende jongeren en studenten.

InspiratiePage