Financiering & geldzaken

Van offerte naar geld op je rekening

Ken jij alle stappen die ervoor zorgen dat je zo snel mogelijk geld op je rekening krijgt? Gebruik het stroomschema 'Van offerte naar geld op je rekening' voor grip op het traject van offerte naar betaling. Tussen het eerste contact met je klant over een opdracht en het moment dat het geld op je rekening staat, zitten verschillende stappen: een offerte, algemene voorwaarden, een factuur en debiteurenbeheer. Eigenaar van vertaalbureau SRV Engels Suzanne Rietveld en KVK-adviseur Gé Gijsen leggen met een praktijkvoorbeeld uit hoe je op tijd betaald krijgt.

Stroomschema

Het stroomschema is een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Nu volgt een toelichting op de stappen.

Klant vraagt om levering

Om te beginnen heb je een klant nodig die wil dat je voor hem aan de slag gaat. Rietveld werkt bijna alleen voor zakelijke klanten. Voordat ze een opdracht aanneemt, zou ze een kredietcheck kunnen doen. Dat doet ze niet. Rietveld: “Ik werk veel voor terugkerende klanten. Nieuwe klanten komen vaak door een aanbeveling uit mijn netwerk. Ik kijk altijd wel even op de website van zo’n nieuw bedrijf. Soms neem ik een opdracht ook niet aan. Omdat het me boven de pet gaat, of omdat het gisteren af moest, bijvoorbeeld.”

Gijsen begrijpt de werkwijze van Rietveld: “Doordat klanten via je netwerk komen, heb je een bepaald vertrouwen. Maar laat je daar niet te veel door leiden. Informatie inwinnen is altijd belangrijk. Als het financiële belang voor jou groot is, adviseer ik om een kredietcheck te doen. Je kunt eventueel ook een kredietverzekering afsluiten, voor als je klant niet kan betalen.”

Offerte maken

Met de informatie die je over je klant hebt, beslis je of je wel of geen offerte uitbrengt. Ga je over tot een offerte? Dan zit je in deel 2 van het stroomschema. Gebruik het stappenplan offerte maken als basis. Maak een heldere offerte waarin je duidelijk aangeeft wat je gaat leveren. Geef ook aan hoe lang de offerte geldig is. Gijsen: “Ook bij een offerte is het verstandig om na te bellen. Neem daarom in je offerte op dat je op een bepaalde dag contact opneemt.”

Algemene voorwaarden

Voeg bij de offerte ook je algemene voorwaarden of verwijs ernaar. In algemene voorwaarden neem je bijvoorbeeld de standaardafspraken rond de levering op. Brancheorganisaties stellen algemene voorwaarden beschikbaar aan hun leden. “Die voorwaarden worden ook vaak leverings- en betalingsvoorwaarden genoemd. Ze gaan niet alleen over de levering, maar ook over de betaling door je klant. Geef in de offerte aan dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en sluit de tekst van de voorwaarden ook bij”, adviseert Gijsen.

E-mail

In de praktijk pakt Rietveld het iets anders aan dan in het stroomschema. Een echte offerte gebruikt zij niet. Dat is niet erg. Het gaat er om dat de afspraken tussen jou en je klant duidelijk zijn. “Voor vertaalwerk staat een prijs per woord. Via e-mail geef ik de klant meestal een vaste totaalprijs door. Een echte offerte is dan voor de klant en voor mij niet nodig. Ik geef wel aan dat mijn betalingstermijn 30 dagen is. Ons mailcontact is eigenlijk de overeenkomst die we aangaan.” Bepaal of dit voor jou ook voldoende is of dat je een uitgebreide offerte maakt.

Uitvoering opdracht

De uitvoering van de opdracht hangt natuurlijk af van de aard van je bedrijf. Houd bij een langer durende opdracht je klant op de hoogte van de voortgang. Stuur na afronding van een deel van de opdracht een deelfactuur. Zo krijg je eerder geld op je rekening en beperk je jouw debiteurenrisico. Gijsen: “Denk ook altijd aan de risico’s die je loopt bij de uitvoering van de opdracht. Zorg daarom dat je bedrijfsverzekering en eventueel beroepsverzekering op orde zijn.”

Facturatie

De factuur voor haar werk stuurt Rietveld achteraf. ”Ik rond mijn opdrachten meestal in één of hooguit enkele dagen af. Als er toch een keer een opdracht langer doorloopt, factureer ik per maand.” Ze gebruikt een online factureringssysteem en verstuurt haar facturen als pdf per e-mail. Dat heet digitaal factureren. Gijsen: “In het zakelijk verkeer zie je steeds meer de elektronische factuur opkomen. Daarbij worden e-facturen als bestand tussen geautomatiseerde systemen verzonden.” Rietveld tipt om goed bij je klant na te gaan of je naast de basisgegevens ook nog bijzondere vermeldingen op de factuur moet zetten. Bijvoorbeeld een inkoopnummer of een net iets andere omschrijving van de werkzaamheden. “Zo gaat je factuur sneller door de molen en heb je je geld eerder op je rekening.”

Self-billing

Van enkele vaste klanten kent Rietveld de betaalmomenten. Haar factuurmoment stemt ze daar op af, zodat ze snel betaald krijgt. Ze heeft ook klanten die werken met ‘self-billing’. Hierbij maakt de opdrachtgever de factuur op. Die factuur moet voldoen aan de factuureisen en er moet ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op staan. “Zorg dat je het overzicht houdt en boek ook die facturen in je administratie”, zegt Rietveld.

Debiteurenbeheer

Met het digitale factureringssysteem van Rietveld kan ze automatisch herinneringen versturen na het verlopen van de overeengekomen betaaltermijn. “Mijn klanten betalen eigenlijk altijd. Al rekken sommigen de overeengekomen betalingstermijn van 30 dagen wel eens wat op. Ik zoek dan altijd even via e-mail contact met de klant. Maar over het algemeen heb ik geen zorgen over de betalingen.”

Zodra Rietveld een betaling ontvangt, voert ze het ontvangen bedrag en de betaaldatum in het systeem in. “Zo houd ik een goed overzicht van wat nog uitstaat. Bij 2 klanten staat een vinkje aan, maar die betalingen verwacht ik komende week. Daar maak ik me geen zorgen over.”

Actief debiteurenbeheer is volgens Gijsen een must. “Jij hebt geleverd, jouw deel van de overeenkomst zit er op. Dan mag je de klant ook aan zijn deel van de overeenkomst houden: een correcte betaling. Ben je zelf liever niet bezig met debiteurenbeheer of heb je het geld snel nodig? Overweeg dan factoring. Je verkoopt de vordering aan een factormaatschappij die hem int bij je klant. Veel mensen kennen dat wel van de tandarts.”

Incasso

Rietveld heeft het geluk dat ze terugkerende klanten met goed betaalgedrag heeft. Herinneringen hoeft ze nauwelijks te sturen. Door het betaalgedrag van haar klanten werkt ze niet met aanbetaling. Dat is wel een optie, zeker bij klanten waarvan de betaling in het verleden regelmatig lastig was.

Voor een aanbetaling bij diensten geldt geen maximum. Bij particuliere klanten mag je voor de levering van goederen maximaal 50% aanbetaling vragen. Zo’n vooruitbetaling verlaagt je risico, zeker als je kosten moet maken voor uitvoering van de opdracht. Gijsen: “Overweeg of een zakelijke rechtsbijstandsverzekering interessant voor je is. De dekking kun je vaak zelf samenstellen, onder andere voor juridische ondersteuning bij niet-betalende klanten.”

Betaalt jouw klant niet of niet op tijd? Neem dan contact op en stuur een herinnering. Als het geld 7 dagen na de herinnering nog niet op je rekening staat, stuur je een aanmaning. Daarvoor kun je een incassobureau inschakelen. Lukt het dan nog niet om betaald te krijgen? Dan kun je een deurwaarder inschakelen.

Read this article in English

Heb je een vraag over financiering of geldzaken? Neem gratis contact op met de KVK Financieringsdesk: 0800 10 14
Gé Sletterink

KVK-adviseur Financiering & Geldzaken met speciale aandacht voor fiscaliteit, bedrijfsoverdracht en wetten en regels. Ik deel mijn kennis via KVK.nl, nieuwsbrieven, het Geldboek voor ondernemers en de KVK Gids voor bedrijfsverkoop.

InspiratiePage
Financiering