Zakelijke rekening handig, niet verplicht

Transparante geldstromen

De Belastingdienst wil je administratie kunnen inzien. Het maakt daarbij niet uit of je een zakelijke rekening of een privérekening hebt. Als maar duidelijk en helder is hoe de geldstromen lopen. Je moet kunnen zien waar geldbedragen vandaan komen, naar welke rekening je bedragen overmaakt en wat zakelijk en privé is. Met een zakelijke rekening kun je dit makkelijk zien. Of je opent een tweede privébetaalrekening voor je zakelijke financiën zodat je zakelijke en privé inkomsten en uitgaven scheidt.

Privérekening voor zakelijk gebruik

Wil je je privérekening ook zakelijk gebruiken? Let dan op of dat wel mag van je bank. De meeste banken zetten in hun algemene voorwaarden dat een privébetaalrekening alleen bedoeld is voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik. Banken controleren dit en nemen contact op als er veel zakelijke overboekingen zijn.

Een privérekening openen is vaak goedkoper dan een zakelijke rekening. En ook op een privérekening is er geen maximumgrens voor geldbedragen. De klant kan het bedrag zonder problemen naar je overmaken. Als je klant geld overmaakt ziet hij alleen je naam, niet je bedrijfsnaam. Dat is ook zo bij de IBAN-check. Dit ziet er minder professioneel uit dan bij een zakelijke rekening.

Zakelijke professionele rekening

Met een zakelijke rekening houd je je eigen geld en uitgaven en het geld van je bedrijf gescheiden. Een zakelijk rekening openen is vaak wel wat duurder, maar je hebt meer mogelijkheden en keuze uit pakketten dan bij een privérekening. De voordelen zijn onder andere:

• financieel overzicht voor jezelf
• een overzichtelijke boekhouding voor jezelf, je boekhouder en de Belastingdienst
• alles staat duidelijk en apart klaar voor je belastingaangifte
• je kunt kiezen uit verschillende zakelijke pakketten en dus kiezen wat je nodig hebt
• de kosten voor een zakelijke rekening zijn aftrekbaar en je kunt de btw over zakelijke tankkosten terugvragen
• een professionele uitstraling voor je bedrijf: de klant ziet de bedrijfsnaam bij het overboeken en op het afschrift

Tijd winnen bij boekhouden

Als je werkt met een boekhoudpakket, kun je de zakelijke rekening daaraan koppelen. Dat scheelt tijd en werk bij je administratie. Met een zakelijke rekening boek je zo min mogelijk handmatig. En het kost je boekhouder of jezelf veel minder tijd en dus geld om je administratie te doen. Met een privérekening die je ook zakelijk gebruikt, kost het juist extra tijd om privé en zakelijke betalingen te scheiden. Kies je toch voor zakelijk betalen met een privérekening? Met een tweede aparte privérekening voor je bedrijf houd je alles al veel beter gescheiden.

Vennootschap onder firma

Werk je samen met 1 of meerdere zakelijke partners in een vennootschap onder firma (vof)? Dan ligt het voor de hand om een zakelijke rekening op naam van de vof te gebruiken. Je kunt daarbij afspreken dat bij overboekingen vanaf een bepaald bedrag meerdere personen akkoord moeten geven. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid. Je kunt via je bank regelen welke vertegenwoordigers van het bedrijf akkoord moeten geven. Dit kunnen de vennoten zijn, maar ook medewerkers of de boekhouder of accountant.

Minderjarig en een zakelijke bankrekening

Ben je een minderjarige ondernemer en wil je een zakelijke bankrekening openen? Vraag eventueel hulp van een professional en vergelijk de mogelijkheden bij verschillende banken. Sommige banken eisen dat één van je ouders/verzorgers schriftelijk voor akkoord tekent. Dan zijn zij ook aansprakelijk voor je bankrekening. Of je vraagt om handlichting bij de rechtbank. Met handlichting krijg je de zakelijke rechten van een meerderjarige. Er zijn ook banken waarbij je als minderjarige geen zakelijke rekening kunt openen. Als oplossing kun je dan een tweede privérekening openen. Onderneem je samen met een van je ouders/verzorgers, bijvoorbeeld in een vof? Dan is een zakelijke rekening openen meestal geen probleem.

Buitenlandse ondernemer in Nederland

Buitenlandse ondernemers met een bedrijf in Nederland kunnen ook een Nederlandse bankrekening gebruiken, maar dit is niet verplicht. Elke bank heeft een eigen acceptatiebeleid. Banken bekijken de achtergrond van de aanvrager van een nieuwe bankrekening. Ze kunnen vragen stellen over het doel en gebruik van je zakelijke rekening, hoe je aan het geïnvesteerde kapitaal komt en wie de belangen hebben in onderneming. Je opent een zakelijke bankrekening met een geldig legitimatiebewijs en het KVK uittreksel Handelsregister.

Geldzaken op orde

In het Geldboek voor ondernemers vind je alle basisinformatie over geldzaken, financiering vinden, administratie en belastingen. Zo krijg je met een liquiditeitsbegroting financieel inzicht in de geldstromen van je bedrijf. Je laat per maand of per kwartaal je inkomsten en uitgaven zien. Dit geeft uiteindelijk ook een overzicht op jaarbasis. Een overzichtelijke betaalrekening is hiervoor essentieel.

Read this article in English