Digitaal ondernemen

7 waardevolle software tools

De juiste software vergroot de kans op succes bij een digitale stap in je bedrijf. Ben je bijvoorbeeld horecaondernemer en zoek je software voor maaltijdbezorging? Of heb je een nagelstudio en wil je dat klanten voortaan afspraken online inplannen? Check de voordelen van een software tool bij 7 van dit soort businesskansen.

Een digitale stap zet je soms omdat het moet. Bijvoorbeeld omdat je als restaurant software nodig hebt voor de verplichte reservering. Maar vaak zet je die stap omdat er een kans ligt. Een kans op extra omzet via een webshop bijvoorbeeld. Of om online samen te werken nu we steeds meer thuiswerken. Hoe dan ook: met de juiste software maak je van jouw digitale avontuur een succes.

1. Online verkopen met webshop

Zoek je naar extra omzet nu klanten minder snel naar je winkel komen? Verkoop dan je product of dienst ook online in een webwinkel.

Voordelen webshopsoftware

  • Je beheert hiermee je productpagina’s.
  • Bestellingen van klanten verwerk je automatisch.
  • Extra mogelijkheden, zoals productvergelijkingen, klantreviews, marketingactiviteiten en koppeling online en fysieke voorraad.

Voorbeelden van software voor je online shop zijn Mijnwebwinkel, Shoppagina en Magento.

Lees wat er nog meer komt kijken bij het starten van een webshop.

2. Eten thuis bezorgen

Wil je als restaurant extra geld verdienen door ook maaltijden thuis te bezorgen? Dan heb je bezorgsoftware nodig.

Voordelen bezorgsoftware

  • Automatische verwerking van online bestellingen via bijvoorbeeld Thuisbezorgd.nl, Uber Eats of Deliveroo.
  • Mogelijkheid om de bezorgroute voor de koerier te berekenen.
  • Koppeling met mobiele pinapparaten.

Voorbeelden van bezorg software zijn Cashdesk, Lightspeed en DoPos.

3. Online afspraak met reserveringssysteem

Heb je te maken met verplichte reservering als horecaonderneming? Of wil je bijvoorbeeld als kapper extra service bieden door je klanten ook online een afspraak te laten inplannen? Daar gebruik je een digitaal reserveringssysteem of boekingssysteem voor.

Voordelen reserveringssoftware

  • Je klant plant daarmee zelf een afspraak of reservering in, wanneer hij wil.
  • Het bespaart jou tijd door minder telefoontjes en e-mails over reserveringen.
  • Met automatische bevestigingen, reminders of aanbetalingen verklein je de kans op no-shows.

Voorbeelden van reserveringssoftware zijn Reservio, SimplyBook.me en i-Reserve.


4. Thuiswerken en toch samenwerken

Mis je het contact met je collega’s nu we steeds meer thuiswerken? Bijvoorbeeld om even te overleggen of samen aan een klus te werken? Zet dan software in voor online samenwerken. Daarmee ben je dicht bij elkaar, ook al zit je op afstand.

Voordelen samenwerkingssoftware

  • Je deelt eenvoudig bestanden met elkaar. Of je werkt online in hetzelfde document.
  • Online vergaderen of chatten doe je 1-op-1 of in groepen.
  • Extra mogelijkheden zijn bijvoorbeeld: takenlijsten bijhouden, planningen maken en je scherm delen met collega’s.

Voorbeelden van samenwerkingssoftware zijn Teams, Slack en G Suite.

Lees meer over de digitale mogelijkheden van thuiswerken.

5. Online contact met klanten

Verwachten je klanten ook steeds meer online contact met jou? Om bijvoorbeeld even snel antwoord op een vraag te krijgen wanneer het hen past? Maak het ze makkelijk met social media en live chatsoftware.

Voordelen online contact

  • Persoonlijk en informeel contact waarin je direct vragen van klanten beantwoordt en tips deelt.
  • Je bent eenvoudig bereikbaar voor je klanten. Op een digitaal kanaal en op een tijdstip dat hen past. De drempel is nog lager als je op meerdere, online kanalen aanwezig bent.
  • Met live chatsoftware heb je zelfs óp je eigen website contact met je klant, bijvoorbeeld om hem daar de weg te wijzen.

Voorbeelden van social media zijn Twitter, Instagram en WhatsApp. En van live chatsoftware Live Chat, Olark en Freshchat.

6. Meer verkoop met online marketing

Verkoopt je product of dienst nog niet zo lekker als je had verwacht? Zet het dan in de digitale etalage met online marketing tools. Zo komt het breed onder de aandacht bij je doelgroep. En gaat hopelijk je omzet omhoog. Online reclame maken kan op veel manieren. En voor elke manier is software beschikbaar.

Voordelen marketingsoftware

  • gelikte e-mails versturen en mailinglijsten beheren.
  • online advertenties plaatsen op websites waar jouw doelgroep zich bevindt.
  • een campagne uit zetten op social media.

Voorbeelden van online marketing tools zijn Mailchimp, Google Ads en Hootsuite.

7. Productiever met handige tools

Heb jij ook het gevoel dat veel standaard werkzaamheden in je bedrijf slimmer, sneller en beter kunnen? Kijk eens naar de letterlijk honderden digitale tools waarmee je productiever wordt.

Voordelen productiviteitssoftware

  • Actuele stand van zaken van projecten en acties bijhouden, voor iedereen inzichtelijk.
  • Inzichtelijk maken waar jij en je collega’s je tijd aan besteden.
  • Eenvoudig allerlei informatie opslaan en weer makkelijk terugvinden.

Voorbeelden van handige tools om slimmer te werken zijn Trello, Evernote en Toggl.

Zo kies je software

Als je een businesskans hebt bepaald en enkele software tools bekeken, is het tijd om de juiste software te kiezen. Ook de softwareleverancier is belangrijk. Hou rekening met de volgende zaken.

Gratis of betaald?

Gratis software, zoals open source software, kan een oplossing voor je zijn. Vooral als je handig bent met computers. Voor meer zekerheid en ondersteuning kies je voor betaalde software.

Betaalde software heeft vaak een gratis variant. Deze kun je gebruiken om een softwarepakket te testen. De gratis versie is vaak beperkter dan de betaalde variant. Je hebt bijvoorbeeld minder opslagruimte of synchronisatie met je smartphone ontbreekt.

Stap over op de betaalde variant als je tevreden bent met de gratis versie. Je krijgt dan ondersteuning van de leverancier en toegang tot alle mogelijkheden van de software.

Je kunt op veel manieren betalen voor software. Soms betaal je een vast bedrag. Of je betaalt bijvoorbeeld per gebruik, per gebruiker of per optie. Bereken zelf wat voor jou het meest voordelig is.

In de cloud of niet?

Software in de cloud (een cloudtoepassing) heeft voordelen: je hebt altijd en overal toegang tot de software en je werkt automatisch met de meest actuele versie.

Soms kan je beter kiezen voor software die op een eigen computer (on-site) staat. Bijvoorbeeld als je systeemkoppelingen op maat nodig hebt, of precies wilt weten waar je (privacygevoelige) data wordt opgeslagen.

Standaard of maatwerk?

Voor bedrijfsprocessen zoals planning, voorraadbeheer of factureren bestaat standaard software die voor veel verschillende bedrijven geschikt is. Een bakkerij kan misschien prima uit de voeten met planningssoftware voor een machinefabriek. Aanpassingen in standaard software zijn vaak beperkt tot opties aan- of uitzetten.

Voor veel branches bestaat specifieke software, afgestemd op de bedrijfsprocessen in die sector. De softwareproducent kent de branche en dat zie je terug in de software. De klantbeheersoftware voor een kapsalon slaat bijvoorbeeld naast NAW-gegevens ook op welk haartype en -kleur een klant heeft. En door welke kapster deze klant het liefst behandeld wordt.

Dan is er nog echt maatwerk. Software die je laat maken, omdat wat jij zoekt niet op de markt is. Je bent dan vaak duurder uit, maar de software past als een maatpak.

Met je eisen en wensen voor software op een rij zie je welke optie bij jouw situatie en budget past.

Kiezen van een softwareleverancier

Over eisen en wensen gesproken. Zet die goed op papier voordat je met softwareleveranciers om tafel gaat. Dat hoeft niet altijd. Begeleiding of ondersteuning van een softwareleverancier is lang niet altijd nodig bij eenvoudige software. Bijvoorbeeld software waarmee je takenlijstjes maakt. Installeer dit soort software zelf en gebruik het gewoon.

Een softwareleverancier komt in beeld bij complexere software. Software die je niet zomaar installeert en gebruikt. Bijvoorbeeld omdat er koppelingen met andere software nodig zijn. Of omdat er data uit je oude software naar de nieuwe software verhuist. Je hebt dan vrijwel zeker kennis, ervaring en ondersteuning van een softwareleverancier nodig.
Ga het gesprek aan met meerdere leveranciers. Wie denkt er het beste met je mee? Wat zeggen andere bedrijven over ze? Leg afspraken met de gekozen softwareleverancier altijd schriftelijk vast, om problemen achteraf te voorkomen.

Voorwaarden

Lees altijd goed de gebruiksvoorwaarden (terms of use), de servicevoorwaarden (terms of service) en de privacyverklaring (privacy policy) van het softwarepakket dat je kiest. Onderzoek vooral bij gratis software hoe de leverancier geld aan je verdient, want voor niets gaat de zon op.

Haal meer uit je digitale stap met ons e-book Digitaal ondernemen: mis de toekomst niet.
Kelvin Klijnsma

Als KVK-adviseur volg ik de razendsnelle ontwikkelingen rond digitalisering en cybersecurity. Ik vertaal dit naar praktische tips om slimmer en veiliger te ondernemen. Deze tips deel ik via KVK.nl, e-books, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage