Digitaal ondernemen

Loop geen geld mis: beheer je voorraad slim

Met voorraad blijven zitten of nee moeten verkopen omdat je voorraad op is. Een digitaal voorraadsysteem kan dit soort problemen voorkomen. De ervaringen van 3 ondernemers met een digitaal voorraadsysteem helpen je op weg.

“Met slim voorraadbeheer weet je wat er echt gebeurt in je winkel en kun je betere keuzes maken”, stelt Siebe Steegenga van kledingwinkel Steegenga Mode. “Als je minimaal 100.000 euro omzet, 80 m2 winkeloppervlakte en 500 producten in je winkel of webshop hebt, kun je er geld mee besparen. Maar elke situatie is natuurlijk anders. Zit je hieronder? Dan kan digitaliseren wel gemak opleveren, maar bespaar je er geen geld mee”, vertelt ondernemer Gerben Scherphof, leverancier bij automatiseringssoftwarebedrijf SW-Retail.

“Nee verkopen is dodelijk”

Automatiseren van voorraden vindt Scherphof een must. Hij hielp 400 winkels hun voorraadbeheer te automatiseren. Volgens Scherphof is de kans groot dat je de klant kwijt bent wanneer je een bestelling niet levert, omdat het product niet op voorraad is. “Nee verkopen is dodelijk: geen voorraad, geen verkoop.”

Elk verkocht, geretourneerd of ingekocht product moet je met de hand op verschillende plekken bijwerken. Dit gaat vaak mis en kost veel tijd “Ondernemers beseffen vaak niet dat het bijhouden van een juiste voorraad enorm arbeidsintensief en foutgevoelig is.”

Platforms willen zekerheid

Verkoop je via platforms? Dan kun je bijna niet zonder automatisch voorraadbeheer. Een platform wil weten of je artikelen kunt leveren. “Verkopen via platforms als bol.com kan 30% meer omzet opleveren. Maar als je meerdere malen niet levert, zak je in de zoekresultaten of ontzegt een platform je zelfs de toegang”, legt Scherphof uit.

Zo werkt het

Ondernemer Sebastiaan van der Pal van speelgoedspeciaalzaak De Dondersteen houdt zijn voorraad digitaal bij. De kassa, webshop en platforms Google Shopping, Cardmarket en bol.com zijn in het systeem aan elkaar gekoppeld. Hierdoor ziet Van der Pal altijd de actuele aantallen van zijn voorraad.

Het systeem weet, op basis van gegevens die Van der Pal heeft ingevoerd, hoeveel stuks er minimaal en maximaal per product in de winkel nodig zijn. “Als het aantal regenwormspellen onder het minimum schiet, geeft het systeem een seintje. Met 1 druk op de knop bestel ik bij om op het maximale aantal te komen.” Zo heeft Van der Pal bijna altijd precies genoeg voorraad. “Want er is niks frustrerender dan dat je een product niet hebt als een klant zich meldt of dat je juist met je voorraad blijft zitten.”

BedrijfMedewerkersUnieke productenLeveranciers
Speelgoedzaak De Dondersteen96.66668
Kledingwinkel Steegenga Mode335.000100

Fashionondernemer Steegenga gaat nog een stap verder dan Van der Pal: hij bestelt automatisch. “Als ik een spijkerbroek van PME verkoop, ontvangt mijn fabrikant automatisch een bestelorder voor een nieuw exemplaar. Zo verkopen we geen nee aan klanten en hebben we een juiste voorraad in de winkel.” Hiervoor moet een fabrikant snel kunnen leveren, inzicht hebben in je winkelvoorraad en verkoopinformatie ontvangen. Het voorraadsysteem werkt de gegevens daarom automatisch bij met elk verkocht, ingekocht of geretourneerd product in de winkel, webshop of via het verkoopplatform.

Dit levert het op

Digitaal voorraadbeheer levert je verschillende dingen op:

Kleinere voorraad en minder investeringen

Als je voorraad digitaal beheert, kun je minder voorraad aanhouden. En als je minder voorraad aanhoudt, hoef je minder te investeren. “Ik zorg ervoor dat ik mijn voorraad binnen 30 dagen verkocht heb. Op die manier heb ik het geld binnen, voordat ik mijn leverancier moet betalen. Dit scheelt bakken met geld die ik voor andere dingen kan gebruiken”, deelt Van der Pal.

Ook Steegenga geeft minder geld uit aan voorraden. “Doordat de fabrikant mijn artikelen snel aanvult, heb ik minder voorraad nodig terwijl ik het product toch regelmatig verkoop.” Met behulp van Electronic Data Interchange (EDI), wisselen hij en zijn fabrikant elektronisch data uit. “Voorraad- en verkoopinformatie gaan zo automatisch naar de leverancier, zonder tussenkomst van mensen, papier en fouten. Mails sturen hoeft niet meer.”

Tijdwinst

Van der Pal is 3 tot 5 uur per week kwijt aan voorraadbeheer. Dat is 10 tot 12 uur per week minder dan eerst. “Vroeger bekeek ik per product of ik moest bijbestellen. Dat werkte ik handmatig bij in de voorraad. Als ik kijk naar de abonnementskosten van het systeem van 200 euro per maand, dan is dit goedkoper dan handmatige arbeid.” Wat hem wel tegenviel is dat hij 700 producten handmatig moest opvoeren in zijn systeem. “Hier was ik 2 maanden zoet mee. Maar dit kon vooral in de daluren, waardoor het wel meeviel.”

Tijdwinst ‘lekt weg’

Steegenga ervaart nog geen tijdwinst. “Digitaal bestellen en communiceren gaan sneller en ik hoef niet meer te prijzen. Maar de gewonnen tijd lekt weg doordat je verstand moet krijgen van het systeem.”

Producten makkelijker tonen in webshop

Steegenga kan artikelen makkelijker in de webshop laten zien. “Per product ontvang ik een zogeheten EDI-code van de fabrikant, die ik koppel aan ons systeem. De code op het prijskaartje van de jas in mijn winkel komt zo overeen met die van de leverancier.” Zo ontvangt Steegenga productinformatie, zoals foto’s, teksten en prijzen, die hij overneemt in zijn webshop. "Dit scheelt administratieve rompslomp."

Meer inzicht

Digitaal voorraadbeheer geeft inzicht in wat je verdient aan een product, productgroep of merk. Zo kun je gerichter inkopen, houd je minder voorraad over en pak je meer marge omdat je minder producten in de opruiming hoeft te verkopen tegen een lagere prijs.

“Mijn fingerspitzengefühl kwam niet altijd overeen met de werkelijkheid. Nu weet ik wat er echt gebeurt in de winkel en kan ik betere keuzes maken. Bijvoorbeeld welke leverancier het beste rendement oplevert”, vertelt Steegenga.

Bepaal vooraf je verkoopkanaal

Zorg dat je een passend systeem gebruikt, adviseert Scherphof. “Niet alleen jij moet weten of een product op voorraad is, maar je klant online ook. Bepaal daarom eerst welke verkoopkanalen je gaat gebruiken voor je een systeem aanschaft.” Ga je alleen via een webwinkel verkopen of ook via een platform, Instagram shopping of binnenkort WhatsApp shopping? Pas daar de inrichting van je voorraadsysteem op aan.

Voorraadsystemen zijn er in vele soorten en maten. Neem contact op met een ICT-leverancier en verken praktische oplossingen voor jouw winkel.

Praten met een KVK-adviseur over jouw plannen? Bel 088-585 22 22.
Ellen Koekkoek

Als KVK-adviseur tip ik ondernemers over innovatie en de beweging naar het ‘nieuwe ondernemen’. En schrijf ik over het stikstofdebat, veranderingen in de foodbranche en samenwerken. Op KVK.nl, socials en Gespot! Innovatienieuws.

InspiratiePage