Digitaal ondernemen

Makkelijker en efficiënter groeien met ERP

  • Interview
  • Redactie KVK
  • 1 aug 2019
  • 5 min lezen
  • 560
Het is een frustrerende klus om handmatig grip te houden op alle informatie in je bedrijf. Enterprise Resource Planning (ERP) helpt je om informatie over klanten, medewerkers, voorraad en distributie aan elkaar te koppelen en actueel te houden. Expert Gerrit Vixseboxse: “ERP maakt groeien een stuk makkelijker.” Hoe werkt ERP in theorie en praktijk?

Vixseboxse, directeur van Skopos, een onafhankelijk adviesbureau voor ERP en andere businesssoftware, legt kort er krachtig uit wat ERP is en hoe je door ERP makkelijker kunt groeien. Daarna vertelt Nicole Tanke Mulder, controller bij Kees Smit Tuinmeubelen, hoe ERP haar werk een stuk makkelijker maakte.

De expert

Wat is ERP precies?

“ERP is een informatiesysteem dat processen in je bedrijf automatiseert en verbindt. Stel: je hebt een bakkerij. Je hebt te maken met inkoop van grondstoffen, maar ook met betalingen aan je leveranciers. Je beheert de voorraad van grondstoffen en verse broden en je verwerkt verkochte broden via je kassasysteem. Elke dag wil je het liefst precies voldoende broden in je schappen hebben. Niet te veel, want dan zit je met een overschot. En niet te weinig, want dan moet je je klant teleurstellen. Dit lukt beter als inkoop, verkoop, voorraad en alle andere processen en systemen op elkaar aangesloten zijn en alle informatie in 1 database staat. Met ERP kan dit.”

Kun je met ERP alle data koppelen?

“ERP is geen e-commerce website of systeem voor je e-mail, je agenda of je online bankieren-app. Je kunt vanuit ERP-software wel verbinding maken met deze systemen in je bedrijf. Het is ook goed te beseffen dat je met ERP-software best zwaar gereedschap in huis haalt. Het is meer een kettingzaag dan een figuurzaagje. En goed gereedschap heeft een kundige timmerman en regelmatig onderhoud nodig. Terug naar het voorbeeld van de bakkerij. Je werkdag is niet klaar als je laatste brood is verkocht. Je werkdag is pas klaar als alle gegevens van die dag zijn ingevoerd in je ERP-software. Dat vereist discipline. Gelukkig is het invoeren van al die informatie wel steeds meer geautomatiseerd. Bijvoorbeeld door de koppeling met een slim kassasysteem of door barcodescanners in je magazijn.”

Waaraan merk je dat je aan ERP toe bent?

“Dat zie je aan de werkzaamheden van jezelf en van je medewerkers. Veel gebruik van papier of Excel. Veel overtikwerk, rondlopende en zoekende collega’s, stroperige processen. En vooral frustratie. Doordat er relatief weinig is vastgelegd aan de voorkant, ontstaat er chaos aan de achterkant. Actuele informatie over bijvoorbeeld voorraad of de status van orders is niet direct beschikbaar. Je merkt het ook aan je klanten. Zij stellen vragen waar je geen antwoord op kunt geven. Of ze willen heel graag de voortgang van hun orders via een online portal zien, maar die heb je niet. Als je deze symptomen in je bedrijf herkent, is het waarschijnlijk tijd om ERP te gebruiken.”

Wat zijn de voordelen van ERP?

“Je ziet dat je met ERP efficiënter wordt. Je bent minder afhankelijk van mensen in je bedrijf en hun individuele kennis. Enkent je klanten en hun behoeften heel erg goed. Je wint tijd om te focussen op zaken die meer waarde toevoegen. Zo kun je je kostbare tijd bijvoorbeeld steken in het werven van nieuwe klanten in plaats van stoeien met Excel. ERP maakt groei een stuk makkelijker, omdat processen in je bedrijf op orde zijn en soepeler lopen. Het geeft je beter inzicht in drempels en pijnpunten. Stel dat je een tweede bakkerij wilt openen. Dat gaat dan allemaal veel eenvoudiger.”

Hoe kun je met ERP beginnen?

“Een Programma van Eisen (PvE) is de eerste belangrijke stap. Je begint met het beschrijven van de processen die je wilt ondersteunen, zoals je inkoopproces of je verkoop. Kijk ook naar wat je in de toekomst nodig hebt en beschrijf de functionaliteit. Denk daarbij aan een prijslijst, inkoopcatalogus of inkoopcontract. Kijk ook naar de technische kant: wil je bijvoorbeeld je ERP-systeem koppelen aan je mail, je webshop of je kassasysteem?

Denk goed na voor je begint. Begin pas aan ERP als de voordelen voor jouw bedrijf helder zijn en duidelijk is welke problemen het eigenlijk oplost. Laat ERP ook links liggen als je niet bereid bent de vereiste tijd en discipline erin te steken. Begin er helemaal niet aan als je nu al andere projecten hebt lopen.”

Ben je nog niet toe aan ERP, maar heb je wel behoefte aan ondersteuning op het gebied van relatiebeheer en aquisitie? Check dan of CRM wat voor je is.

De praktijk

Familiebedrijf Kees Smit Tuinmeubelen (KST) was zo’n bedrijf dat hard toe was aan gekoppelde informatie. KST groeit landelijk én internationaal. Met de groei ontstond de behoefte aan meer inzicht, overzicht en efficiëntie. “De grootste wens was om een systeem te hebben dat de gehele processtroom - van inkoopbestelling, ontvangst, opslag, verkoop, levering en facturatie tot service, digitaal en integraal aan elkaar koppelt”, vertelt controller Nicole Tanke-Mulder.

Waarom maakten jullie de overstap?

“We hadden aparte systemen voor verschillende processen en soorten informatie. Een systeem voor de financiële administratie, een voor de salarissen, een personeelsinformatiesysteem en een logistiek registratiesysteem. Voor de rest werkten we met Excel-bestanden, waarmee de informatie aan elkaar werd geknoopt. Het was duidelijk dat er iets moest gebeuren om de organisatiedoelen te bereiken en aan de klantbehoeften te blijven voldoen.”

Hoe werkten jullie voor ERP?

“Voorheen stuurden we meer op gevoel, wat ook past bij een kleinere organisatie. Maar het management kreeg steeds sterker de behoefte aan betrouwbare en relevante stuurinformatie. We wilden beter inzicht in de processen en ook een betere samenwerking tussen de afdelingen. Naarmate onze organisatie groter werd, ontstond de behoefte aan heldere communicatie – korte lijnen, minder papierwerk tussen verschillende afdelingen en gestroomlijnde processen. Afstanden werden dankzij de verschillende vestigingen groter. We konden niet meer zo snel bij elkaar binnenlopen om elkaar van informatie te voorzien. Hierdoor nam het belang van een informatiesysteem toe.”

Hoe heeft ERP jullie processen efficiënter gemaakt?

“Registratie van verkooporders op papier, vastlegging en het checken van voorraad in verschillende systemen. Handmatige checks en controles geven bovendien grotere kansen op fouten. Veel en gedeeltelijk dubbel werk. Daar wilden we stappen tussenuit halen. Een efficiënter bedrijfsproces, herhalingswerk voorkomen, fouten reduceren en meer snelheid: dat zou ook onze klanten ten goede moeten komen. Wij zijn een klantgericht bedrijf. Als de organisatie groeit, moeten we stappen zetten om die beloftes waar te blijven maken.”

Wat is het effect op jullie dienstverlening?

“Alles is digitaal inzichtelijk op 1 plaats. Werknemers kunnen beter monitoren en actief reageren waar nodig. Werkoverleggen verlopen efficiënter. Door de automatische koppeling van de processtappen, kregen we de voorraden en statussen beter in beeld. Voor de klant betekent het dat we de kwaliteit en de levertijd waar we voor staan kunnen waarborgen. We kunnen ze ook veel beter op de hoogte houden van de status van hun bestelling en de financiële verwerking.”

Lees hier tips voor het kiezen van software.

Dit artikel is afkomstig uit het e-book Digitaliseren: mis de toekomst niet. Lees ook de rest van het e-book.
Redactie KVK
Redactie KVK

De KVK-redactie verzorgt en publiceert inspirerende informatieve artikelen voor ondernemers op KVK.nl, waaronder interviews en how to’s.

InspiratiePage