Digitaal ondernemen

Slim kassasysteem: bespaar geld en tijd

Verwerk je nog handmatig betalingen vanuit de kassa in je boekhouding? Of weet je niet precies welke artikelen je deze week verkocht? Dat kan anders. Een slim kassasysteem verwerkt betalingen automatisch in je boekhouding en geeft inzicht in verkochte producten. Ontdek de voordelen en waar je op moet letten bij de keuze voor een slim kassasysteem.

“Veel ondernemers weten niet wat er mogelijk is met een modern kassasysteem”, vertelt Harry Groos van POS Specialist. Hij is expert in kassasystemen en adviseert ondernemers al meer dan twintig jaar bij de aanschaf van een passend systeem. “Bij een slim kassasysteem gaat het vooral over de keuze van de juiste softwareonderdelen en de koppeling van de kassa aan bijvoorbeeld pinapparaat, webshop, boekhouding en voorraadbeheer.” Steeds meer winkels en banken stimuleren pinbetalingen en zetten in op contactloos betalen via QR-codes of een winkel-app. Dit zie je terug in de trends bij mogelijkheden van slimme kassasystemen, zoals een online kassabon en kassasystemen op kleinere schermen zoals tablets.

Voor wie

Je ziet een slim kassasysteem vooral in de horeca en retail. Maar het is handig voor elke ondernemer die meer inzicht in zijn verkoop en voorraad wil. Zeker wanneer je personeel in dienst hebt en er dus meerdere mensen achter de kassa zitten. Lees onderstaande tips en bedenk of de voordelen voor jou van toepassingen zijn.

Voordelen slim kassasysteem

Kortgezegd bespaart een slim kassasysteem tijd en geld. Groos deelt drie voordelen.

1. Krijg realtime inzicht

Ondernemers willen ‘real time’ inzicht in hun verkopen, stelt Groos. “Op elk gewenst moment bekijken hoeveel omzet je draait, bijvoorbeeld. En hoe goed een bepaald artikel verkoopt. Met ‘real time’ inzichten beheer je ook je voorraad beter.” Je slimme kassa geeft foutloos en vaak online een seintje als je voorraad bijna op is. Zo verkoop je nooit meer ‘nee’ aan je klanten. Groos: “Daarnaast willen boekhouders vaak meer informatie dan een traditioneel kassasysteem geeft. Bijvoorbeeld een volledig, toegankelijk en controleerbaar overzicht van alle betalingen. Een slimme kassa levert dit standaard.”

2. Koppel je pinapparaat

Door een slim kassasysteem te koppelen aan je pinapparaat bespaar je tijd en voorkom je fouten. Groos: “Op de ‘oude manier’ moet de winkelmedewerker handmatig het bedrag op het pinapparaat intoetsen. Dat is een extra handeling die tijd kost en bovendien foutgevoelig is. Met een gekoppeld kassasysteem, verschijnt het bedrag automatisch op het pinapparaat en kan de klant direct betalen.”

3. Verbind met je webshop

Een groot verschil met een traditionele kassa is de mogelijkheid om een slim kassasysteem aan andere systemen in je bedrijf te verbinden. Aan je webshop bijvoorbeeld. “Ondernemers zetten hun producten vaak ook online te koop. Als je je webshop aan je slimme kassasysteem koppelt, zijn de prijzen, productcodes en de actuele voorraad in je webshop automatisch gelijk aan die van je winkel. Twee systemen bijwerken is dan niet meer nodig.”

Meer koppelingen

Een gekoppeld systeem noem je ook wel een geïntegreerd kassasysteem. Twee extra voorbeelden van koppelingen:

  • Personeelsplanning: meet de gemiddelde omzet per gewerkt uur en registreer automatisch het totaal aantal gewerkte uren.
  • Reserveringssoftware: koppel reserveringen van bijvoorbeeld je restaurant of hotel aan je kassasysteem. Voeg consumpties automatisch aan de rekening van de juiste gast toe.

Kassasysteem kiezen

Kassa-automatisering is altijd maatwerk. Een restaurant wil bijvoorbeeld een koppeling met bestelplatforms of met hun bezorgsysteem, terwijl een kledingwinkel heel specifieke productinformatie zoals kleur en maat wil opslaan. Er komt meer bij kijken dan hardware en software aanschaffen, legt Groos uit: “Het kassasysteem is pas gebruiksklaar als de software zelf, maar ook de koppelingen met bijvoorbeeld een webshop en randapparatuur, zoals een scanner, helemaal ingeregeld zijn. Dat is specialistisch werk. Net als het repareren en updaten van je slimme kassa. Schakel een specialist in die je helpt bij het maken van de juiste keuzes voor je bedrijf."

Kosten slim kassasysteem

Kies een slim kassasysteem met opties die je ook echt gaat benutten, adviseert Groos. Het is verleidelijk alle mogelijkheden van een slimme kassa in te zetten. Maar volgens Groos is dat niet altijd nodig. Een slim kassasysteem kost tientallen tot honderden euro’s per maand, afhankelijk van je eisen en wensen. “Alles wat je extra toevoegt, moet je ook bijhouden. En er hangt natuurlijk een prijskaartje aan. Breng eerst in kaart wat je precies nodig hebt en bepaal op basis daarvan welk kassasysteem bij jou past.”

Inspiratie

Wil je kijken hoe anderen het aanpakken? Bekijk de video.

Deze video kun je alleen afspelen als je cookies hebt geaccepteerd. Wijzig je cookieinstellingen en ververs (F5) vervolgens deze pagina, zodat je de video kunt bekijken.

Je kunt jouw voorkeuren wijzigen op http://www.kvk.nl/cookies.

Digitaliseringskansen optimaal benutten? Van productverbetering tot efficiëntere bedrijfsprocessen: alles over digitaal ondernemen.
Esther Riphagen

Vanuit mijn kennis over marketing en personeel help ik je als KVK-adviseur verder groeien. Met praktische tips en stappenplannen zodat je vandaag nog aan de slag kunt. Bijvoorbeeld met het opzetten van een marktstrategie of het werven van extra werknemers.

InspiratiePage
Marketing en personeel