Digitaal ondernemen

Time management: tips en tools om slimmer te werken

25 uur per week minder in je bedrijf steken en zelfs meer gedaan krijgen; hovenier Arjan Horstman deed het. Hij verlaagde onder meer zijn werkdruk door taken die op elkaar lijken te clusteren. Ontdek met welke time management tips en tools jij ook meer tijd vrijmaakt.

“Voorkom dat langdurig hoge werkdruk uitmondt in stress of zelfs uitval van jezelf of een medewerker”, waarschuwt professional organizer Karel Bijsterbosch van Welgeorganiseerd. Hij hielp Horstman met slimmer werken. Met een opgeruimd kantoor, een digitale takenlijst en planning software verkorte de hovenier zijn werkweek van 70 naar 45 uur.

Slimmer werken

4 principes uit project- en timemanagement helpen je slimmer om te gaan met je tijd. Bekijk de voorbeelden en de digitale tools die je daarbij ondersteunen.

1. Opruimen en ordenen

Als alles een eigen plek heeft, bespaar je tijd met het zoeken naar spullen of informatie. Chaos op je bureau of computer geeft bovendien stress. Ruim dus op en houd alles geordend. Digitale documenten kun je ordenen in standaard computermappen. Maak bijvoorbeeld een map per klant. Of een map met lage prioriteit klussen die je op vrijdagmiddag achter elkaar oppakt.
“Karel en ik ruimden eerst mijn kantoor en computer op. Voor elke klant heb ik op de computer een eigen map gemaakt. Daarin bewaar ik tuinontwerpen, offertes en andere documenten”, vertelt Horstman. Bijsterbosch benadrukt het belang van een opgeruimde werkplek. “Zonder afleidingen om je heen heb je 100% aandacht voor je huidige taak. Dan ben je veel efficiënter bezig.”
Notitiesoftware zoals Evernote, OneNote en Notion, helpen je informatie te ordenen en snel terug te vinden.

Zo ga ik elke week met een opgeruimd gevoel het weekend in.

2. Niet de hele dag e-mailen

E-mails zijn tijdvreters. Leef daarom niet de hele dag in je mailbox, maar verwerk je e-mails slechts op 1 of 2 vaste momenten per dag. Lees dan elke e-mail slechts 1 keer en bepaal direct wat je ermee doet: verwijderen, doorsturen aan iemand, of actie van jezelf. Duurt de actie minder dan 2 minuten? Dan voer je het direct uit. Anders gaat het op je takenlijst. Leer de sneltoetsen van je mailprogramma om deze handelingen in een oogwenk uit te voeren.
“Sommige handelingen kun je automatiseren. Gebruik bijvoorbeeld (wizard)regels in je mailprogramma om bepaalde mails automatisch naar een specifieke map te verplaatsen”, adviseert Bijsterbosch. Zo maak je bijvoorbeeld een regel in het veelgebruikte Outlook mailprogramma. Klik met je rechtermuisknop op de mail van je klant. Selecteer Regels, Altijd verplaatsen en vervolgens de juiste klantmap. In veel andere mailprogramma’s heb je vergelijkbare mogelijkheden.
Bij Horstman gaan de facturen en nieuwsbrieven nu automatisch naar het juiste mapje. “Ook heb ik nu een map voor mails waarop ik een reactie verwacht. Zo vergeet ik dat niet te checken.”

3. Werk met een takenlijst

De takenlijst staat centraal bij time management, want die geeft overzicht en helpt je bepalen wat prioriteit heeft. Vul je takenlijst bijvoorbeeld op vrijdag voor de komende week in en werk hem bij aan het eind van elke dag. Met een takenlijst start je efficiënt je dag. Duik niet direct in je mailbox, maar ga aan de slag met de belangrijkste of lastigste taak op je lijst.
“Mentaal schakelen tussen verschillende soorten taken kost tijd. Plan daarom momenten om taken die op elkaar lijken in 1 keer uit te voeren. Voer bijvoorbeeld een aantal telefoongesprekken achter elkaar. Of lees nieuwsbrieven in 1 keer”, adviseert Bijsterbosch. Het bundelen van gelijksoortige taken leverde Horstman uiteindelijk de grootste tijdswinst op. “Op vrijdagochtend doe ik op de computer bijvoorbeeld alle facturen in 1 keer. Of ik focus mij volledig op het maken van enkele offertes. De grootste stoorzender, mijn smartphone, zet ik dan helemaal uit.”
Digitale takenlijsten maak je met software zoals To Do, Trello en Toodledo.

4. Gebruik een planning

Een week- of maandplanning geeft houvast bij grotere projecten of klussen, de langere termijn dus. Een planning bijhouden kan met een spreadsheetprogramma, maar ook met specifieke planning- of projectmanagement software.
“Werk je planning wekelijks op een vast moment bij”, adviseert Bijsterbosch. Horstman doet dit bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag met de hoveniersklussen voor de komende periode. “Zo ga ik elke week met een opgeruimd gevoel het weekend in.”
De hovenier gebruikt een standaard spreadsheetprogramma als planning tool, maar je hebt hiervoor ook planning software zoals Exact, Wrike en Teamleader.

Ook te veel uren aan werk kwijt? Bespaar nog meer tijd met deze 5 lifehacks.
Kelvin Klijnsma

Als KVK-adviseur volg ik de razendsnelle ontwikkelingen rond digitalisering en cybersecurity. Ik vertaal dit naar praktische tips om slimmer en veiliger te ondernemen. Deze tips deel ik via KVK.nl, e-books, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage