Voorbereid op verstoringen met een digitaal voorraadsysteem

Gerben Scherphof is leverancier bij automatiseringssoftwarebedrijf SW-retail, Sebastian van der Pal is eigenaar van speelgoedspeciaalzaak De Dondersteen en Stiebe Steegenga is eigenaar van kledingwinkel Steegenga Mode. Volgens Scherphof is de kans groot dat je je klant kwijt bent wanneer je een bestelling niet levert door voorraadproblemen. “Nee verkopen is dodelijk: geen voorraad, geen verkoop.” Automatiseren van voorraden vindt Scherphof daarom een must. Hij hielp 400 winkels hun voorraadbeheer te automatiseren. Ook Van der Pal en Steegenga zien alleen maar voordelen.

Actueel inzicht in voorraad

Met een digitaal voorraadsysteem bestel je eenvoudig en soms zelfs automatisch nieuwe voorraad. Van der Pal houdt zijn voorraad spellen en speelgoed digitaal bij. Het systeem weet op basis van gegevens die Van der Pal invoert hoeveel stuks er minimaal en maximaal per product in de winkel nodig zijn. “Als het aantal regenwormspellen onder het minimum schiet, geeft het systeem een seintje. Met een druk op de knop bestel ik die producten dan bij om op het maximale aantal te komen.” Zo heeft Van der Pal altijd precies genoeg voorraad. “Want er is niks frustrerender dan dat je een product niet hebt als een klant zich meldt, of dat je juist met je voorraad blijft zitten.”

Steegenga gaat nog een stap verder dan Van der Pal: hij bestelt automatisch. “Als ik een spijkerbroek van PME verkoop, ontvangt mijn fabrikant automatisch een bestelorder voor een nieuw exemplaar. Zo verkopen we geen nee aan klanten en hebben we altijd voorraad in de winkel.” Hiervoor moet een fabrikant snel kunnen leveren, inzicht hebben in je winkelvoorraad en verkoopinformatie ontvangen. Het voorraadsysteem werkt de gegevens daarom automatisch bij met elk verkocht, ingekocht of geretourneerd product in de winkel, webshop of via het verkoopplatform.

Tijdwinst

Alle drie de ondernemers vinden dat een digitaal voorraadsysteem tijd bespaart. Scherphof licht toe: “Normaal gesproken moest ik elk verkocht, geretourneerd of ingekocht product met de hand op verschillende plekken bijwerken. Dat kostte veel tijd.”

Van der Pal bevestigt de tijdwinst die een digitaal systeem oplevert. Hij is nu drie tot vijf uur per week kwijt aan voorraadbeheer. Dat is tien tot twaalf uur per week minder dan eerst. “Vroeger bekeek ik per product of ik moest bijbestellen. Dat werkte ik handmatig bij in de voorraad. De abonnementskosten voor het systeem zijn 200 euro per maand, dat is goedkoper dan handmatige arbeid.” Wat hem wel tegenviel is dat hij eerst 700 producten handmatig moest opvoeren in zijn systeem. “Hier was ik twee maanden zoet mee. Maar dit deed ik in de daluren, waardoor het wel meeviel.”

Minder fouten

Volgens Steegenga voorkom je met een digitaal systeem ook fouten. Met behulp van Electronic Data Interchange (EDI) wisselen hij en zijn fabrikant elektronisch data over producten uit. “Voorraad- en verkoopinformatie gaan zo automatisch naar de leverancier, zonder tussenkomst van mensen, papier en fouten. Mails sturen hoeft niet meer. Digitaal bestellen en communiceren gaan sneller en ik hoef mijn producten niet meer zelf te prijzen.”

De EDI-code zorgt er ook voor dat Steegenga de productinformatie, zoals foto’s, teksten en prijzen, gemakkelijk kan overnemen in zijn webshop. “Per product ontvang ik een EDI-code van de fabrikant, die ik koppel aan ons systeem. De code op het prijskaartje van de jas in mijn winkel komt zo altijd overeen met die van de leverancier. Dit scheelt administratieve rompslomp en voorkomt fouten.”

Verkoop via platforms

Een digitaal voorraadsysteem zorgt er ook voor dat je je producten kunt aanbieden op verkoopplatforms. Zonder automatisch voorraadbeheer mag dit niet altijd. Een platform wil weten of je artikelen kunt leveren. “Verkopen via platforms als bol.com kan 30% meer omzet opleveren”, legt Scherphof uit, “maar als je meerdere malen niet levert doordat je te weinig voorraad hebt, zak je in de zoekresultaten of ontzegt een platform je zelfs de toegang.”

Overzicht over al je verkoopkanalen

Met een digitaal voorraadsysteem koppel je verschillende verkoopkanalen aan elkaar. Van der Pal verkoopt producten in zijn eigen winkel met de kassa, via zijn webshop en via platforms als Google Shopping, Cardmarket en bol.com. Al deze verkoopkanalen zijn gekoppeld in zijn digitale voorraadsysteem. Hierdoor ziet Van der Pal altijd de actuele aantallen van zijn totale voorraad.

Online voorraad checken

Een digitaal voorraadsysteem maakt je voorraad ook inzichtelijk vanaf het thuiskantoor. Je hoeft niet meer naar je magazijn af te reizen om de beschikbare aantallen te achterhalen.

Lage investering

Als je je voorraad digitaal beheert, kun je minder voorraad aanhouden. En als je minder voorraad aanhoudt, hoef je minder te investeren. “Ik zorg ervoor dat ik mijn voorraad binnen 30 dagen verkocht heb,” licht Van der Pal toe. “Op die manier heb ik het geld binnen, voordat ik mijn leverancier moet betalen. Dit scheelt bakken met geld die ik voor andere dingen kan gebruiken.”