Digitaal ondernemen

Werken in de cloud: 5 stappen

Je wilt (meer) in de cloud werken, maar weet niet precies hoe je dat aanpakt? Deze wegwijzer toont de 5 hoofdstappen naar werken in de cloud. Het resultaat is eenvoudig toegang tot je bestanden en toepassingen, waar en wanneer je wilt.

Online werken is handig wanneer je onderweg bent, of als je medewerkers vanuit huis werken. Wat je daarvoor moet regelen, lees je in de 5 stappen hieronder.

Stap 1. Bepaal wat je in de cloud zet

Kijk goed naar je huidige situatie. Welke data en toepassingen gebruik je in je bedrijf? Bedenk daarna wat de ideale situatie is. Wat levert het grootste voordeel op als je het voortaan in de cloud zou doen? Misschien het online samenwerken in MS Teams? Of toch eerst beginnen met je data back-uppen in de cloud? Niet alles hoeft in 1 keer naar de cloud. Laat je medewerkers meedenken. Zij moeten er tenslotte ook mee werken.

De cloud is niet voor alles de beste oplossing. Een eigen server is mogelijk beter als het om (privacy)gevoelige data gaat. Of als je heel specifieke (maatwerk)software gebruikt. Bijvoorbeeld de software die de machines in jouw werkplaats aanstuurt. Met een eigen server moet je wel zelf onderhoud en back-up regelen.

Cloud of eigen server?

Cloud of eigen server?

Stap 2. Maak je wensenlijst

Je eisen en wensen schrijf je op, zodat het duidelijk is voor de cloudleverancier wat je wilt. Dit heet ook wel een programma van eisen (PvE). Op basis van de keuzes uit stap 1, zet je hier in ieder geval in:

  • Wat je precies in de cloud wilt doen (bijvoorbeeld: e-mail, samenwerken, back-up, klantbeheer)
  • Welke stap wanneer gezet moet worden
  • Welke eisen er vanuit jouw branche zijn (bijvoorbeeld: technische en juridische eisen aan de opslag van medische gegevens in de cloud)
  • Welk budget beschikbaar is
  • Welke beveiliging nodig is
  • Wie eigenaar is van de data
  • In welk land jouw data mogen worden opgeslagen
  • Hoe storingen worden opgelost
  • Welke ondersteuning en training nodig is voor jouw medewerkers

Stap 3. Kies een cloudoplossing

Aan de hand van je wensenlijst vergelijk je cloudoplossingen én –leveranciers. Kijk eerst zelf rond op websites zoals cloudinzicht.nl en ictinformatiecentrum.nl. Van veel software bestaan meerdere cloudvarianten. Zeker voor dagelijkse werkzaamheden zoals e-mail versturen, tekstverwerken en online samenwerken. Bekende cloudoplossingen zijn Microsoft Office 365 en Google G Suite. Vaak kun je eerst een gratis versie uitproberen, voordat je overstapt naar een betaalde oplossing.

Je zoekt naar de beste match met je wensenlijst. Laat dus beoogde cloudleveranciers met je meedenken. Stel hen ook vragen, zoals:

  • Wat zijn de daadwerkelijke kosten? Betaal je per gebruiker, per gebruik of nog anders?
  • Hoe eenvoudig kan je, als dat nodig is, je data overzetten naar een andere cloudoplossing?
  • Welke bescherming biedt de cloudleverancier tegen datalekken? Is bijvoorbeeld versleuteling van je data mogelijk? Of tweestapsverificatie bij het inloggen naast gebruik van sterke wachtwoorden?
  • Hoe groeit de cloudoplossing mee met jouw bedrijf? Bijvoorbeeld bij meer klanten, meer medewerkers, of meer data.
  • Lees de privacyverklaring (privacy policy) en servicevoorwaarden (service agreement) goed door.

Stap 4. Stap over naar de cloud

Je gekozen cloudleverancier helpt met de overstap naar de cloud. Als dit bijvoorbeeld alleen om je e-mail gaat dan kan dit binnen een dag geregeld zijn. Bij een grotere stap duurt dit dagen tot weken. Bijvoorbeeld als je je hele bedrijfsadministratie in de cloud zet. In deze fase draait de cloudoplossing naast je huidige ICT-oplossing, totdat je zeker weet dat alles werkt. Test dus alles goed en gebruik de kennis en ondersteuning van je cloudleverancier.

Stap 5. Neem afscheid van je oude ICT-oplossing

Bekijk samen met je cloudleverancier hoe alles loopt. Stuur bij waar nodig. Krijgen je medewerkers voldoende training en ondersteuning? Ook als je cloudoplossing later nieuwe mogelijkheden krijgt? Als alle seinen op groen staan is het tijd om te stoppen met je oude ICT-oplossing. Je werkt nu volledig met je nieuwe cloudoplossing.

Heb je de smaak te pakken en wil je nog meer in de cloud werken? Bijvoorbeeld ook je klantbeheersysteem (CRM) in de cloud? Volg dan de 5 stappen opnieuw voor dat onderdeel.

In 5 stappen heb je nu toegang tot je data, waar en wanneer je wilt. Weten waar je data staan is een belangrijk aandachtspunt bij werken in de cloud.

Dataopslag verschilt per land

Bij dataopslag in de cloud is soms onduidelijk waar je data zijn opgeslagen. Hierdoor heb je mogelijk te maken met regels van verschillende landen. Misschien heeft een buitenlandse partij zelfs toegang tot je data. Pas extra op met het uitwisselen en opslaan van persoonsgegevens in een land buiten de EU. Uitwisselen mag alleen als dat land de gegevens voldoende beschermt.

Binnen de EU

Staan je data in een EU-land? Dan heb je niet met andere regelgeving te maken: elk bedrijf in een EU-land moet voldoen aan de AVG en EU-wetgeving. Bekijk ook de veelgestelde vragen over de AVG.

Buiten de EU

De EU verbiedt dat persoonsgegevens van EU-burgers buiten de EU worden opgeslagen. Let op: sinds 1 januari 2021 zit het Verenigd Koninkrijk (VK) niet meer in de EU. Door de Brexit valt het VK niet meer onder de AVG en EU-wetgeving. Tot 1 mei 2021 is er een overgangsperiode. In die 4 maanden geldt nog de oude situatie voor persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens en het Brexitloket geven meer informatie over de situatie na 1 mei.

Wil je de digitaliseringskansen optimaal benutten? Van productverbetering tot efficiëntere bedrijfsprocessen. Alles over digitaal ondernemen.
Kelvin Klijnsma

Als KVK-adviseur volg ik de razendsnelle ontwikkelingen rond digitalisering en cybersecurity. Ik vertaal dit naar praktische tips om slimmer en veiliger te ondernemen. Deze tips deel ik via KVK.nl, e-books, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage