Innovatie

Digitale vaardigheden, 7 tips

Je wilt inspelen op de nieuwste trends en ontwikkelingen zoals de snelle digitalisering van onze maatschappij. Je wilt hierin bijblijven en nog liever je concurrenten een stapje voor blijven. Dit vereist kennis van digitale tools en goede digitale vaardigheden. Wij geven je 7 praktische tips om in deze digitale versnelling mee te gaan.

1. Informatie vinden

Iedereen gebruikt zoekmachines om informatie te vinden op internet. Je favoriete zoekmachine kan echter slimmer zoeken dan je denkt. Met aanhalingstekens zoek je bijvoorbeeld op een specifieke, letterlijke zin. Met het minteken laat je juist bewust zoektermen achterwege. Ook zoeken binnen één specifieke website, in een archief van nieuwsberichten of naar gelijksoortige plaatjes, het is allemaal mogelijk. 

Verdiep je dus in deze slimme zoekmogelijkheden en word een kei in het vinden van informatie over trends, ontwikkelingen, concurrenten en klanten.

2. Standaardtaken vereenvoudigen

Je gebruikt de computer dagelijks voor standaardtaken zoals mail, internetten en tekstverwerking. Door een aantal tips en tricks te gebruiken verhoogt je jouw productiviteit bij deze veelvoorkomende werkzaamheden. Slimme toetscombinaties, mails automatisch filteren, wachtwoorden veilig beheren, de mogelijkheden zijn eindeloos. Nu je een kei bent in het vinden van informatie (tip 1) zoek je de opties eenvoudig op op internet. Bovendien heeft veel software een uitgebreide hulpfunctie.

3. Werk in de cloud

Online je data beheren en online toepassingen gebruiken, heet ‘in de cloud’ werken. Voordelen zijn flexibiliteit, beschikbaarheid en vrij zijn van onderhoud. Flexibiliteit doordat je tijd- en plaats-onafhankelijk kunt werken. Beschikbaarheid doordat gegevens en toepassingen op veilige servers van derden staan. Onderhoudsvrij doordat je altijd werkt met software en hardware die actueel blijft door derden. Ook stappen zetten in de cloud? Kijk eens naar Google Docs, Microsoft Office365, Apple iCloud, Dropbox en vele andere mogelijkheden.

4. Vergroot je online aanwezigheid

Een eigen website is niet meer voldoende voor je online aanwezigheid. Het is essentieel om social media en digitale platforms te gebruiken bij je marketing, klantcontact en netwerken. Bijvoorbeeld via Twitter, LinkedIn, Facebook, Snapchat en nog honderden andere tools. De één publiceert een wekelijkse blog terwijl de ander liever dagelijks een foto op Snapchat plaatst. Bepaal eerst welk doel jouw online aanwezigheid heeft. Kies dan de tools die bij dit doel en bij jezelf passen. Alleen dan is het gebruik van digitale hulpmiddelen zowel plezierig als effectief.

5. Administratie digitaal maken

Veel informatie komt al digitaal je bedrijf binnen. Zet ook de laatste stap en ga helemaal digitaal. De voordelen: minder of geen papier gebruiken, altijd een kopie bij de hand en veel sneller documenten terugvinden. Documenten digitaliseren gaat met een scanner. Bankafschriften kun je downloaden maar ook rechtstreeks inlezen in je boekhoudpakket. Zorg in alle gevallen voor een veilige opslag van al je digitale documenten, bijvoorbeeld in de cloud (tip 3). 

Sommige zaken moet je als ondernemer óók op papier bewaren. Deze en andere wet- en regelgeving rondom administratie vind je op Ondernemersplein.nl.

6. Intensiveer internetbankieren

Iedereen gebruikt internetbankieren en ook online betalingen via bijvoorbeeld iDeal of PayPal nemen steeds verder toe. Kijk ook eens of mobiel pinnen en contactloos betalen relevant zijn voor je bedrijf. Blijf op de hoogte van de razendsnelle ontwikkelingen in de financial technology (fintech). 

Factureren kan ook digitaal. Een e-factuur gaat rechtstreeks van de ene digitale administratie naar de andere. Een digitale factuur is een factuur die je als pdf per mail verstuurt en moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur.

7. Wees alert op digitale veiligheid

Digitale vaardigheid en digitale veiligheid gaan hand in hand om succesvolle digitalisering in je bedrijf te bewerkstelligen. Want ook cybercriminelen zijn digitaal vaardig! Online criminaliteit is aan de orde van de dag. Misbruik van kwetsbaarheden in je digitale netwerken en systemen is een groot risico voor jou en je klanten. Met in het achterhoofd dat 100% veiligheid niet bestaat, is het goed deze 10 praktische tips voor een digitaal veiliger bedrijf te bekijken.

Heb je een vraag over ICT en digitale tools? Stel ze aan onze adviseurs. Bel 088 585 22 22.

Kelvin Klijnsma
Kelvin Klijnsma

Als KVK-adviseur volgt hij de razendsnelle ontwikkelingen rond digitalisering en cybersecurity. Hij vertaalt dit naar praktische tips om slimmer en veiliger te ondernemen. En deelt deze via KVK.nl, e-books, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage