Legalisatie en Certificatie Toelichting

Extra rechtszekerheid

Als je een handtekening legaliseert of een document certificeert, biedt dit extra rechtszekerheid in het internationale handelsverkeer. Zo weet jouw buitenlandse klant bijvoorbeeld dat het document dat je hebt ondertekend rechtsgeldig is. Nadat KVK een document gecertificeerd heeft, heeft jouw leverancier de zekerheid dat een officiële instantie ernaar gekeken heeft.

Legalisaties: wat doet KVK?

KVK legaliseert de handtekening(en) op een document. Hiermee bevestigt KVK dat het document is ondertekend door iemand binnen het bedrijf die het document ook mag tekenen. Zo’n document is bijvoorbeeld een handelsfactuur. KVK legaliseert geen documenten die in strijd zijn met de wet. Denk hier aan documenten met teksten die gericht zijn tegen een geloof of ras. Ook legaliseert KVK geen documenten die een aantoonbare onwaarheid bevat. KVK legaliseert alleen de handtekening en niet de inhoud van het stuk.

Geen legalisatie van KVK uittreksels

KVK legaliseert niet haar eigen documenten. Dat zijn bijvoorbeeld uittreksels uit het Handelsregister of afschriften van een gedeponeerde jaarrekening van een bedrijf. Dit zijn al officiële KVK documenten en kunnen niet extra worden gelegaliseerd. Is er toch nog een extra legalisatie nodig van deze documenten? Biedt deze dan rechtstreeks aan bij het ministerie van Buitenlandse zaken.

Legalisatie van leaseverklaring of berijdersverklaring

Legalisatie van een volmacht (ook wel lease- of berijdersverklaring genoemd) is verplicht als je met een leaseauto, huurauto of een auto die niet van je zelf is naar en in het buitenland rijdt. Dat geldt met name voor de landen Marokko, Turkije, Tunesië, Oekraïne en Algerije.
Je vraagt een gelegaliseerde leaseverklaring op bij de leasemaatschappij of autoverhuurbedrijf. Er zit verschil in de manier van aanvragen van zo’n leaseverklaring.

Certificeren: wat doet KVK?

Soms vereisen voorschriften meer dan legalisatie. Je verzoekt dan om het certificeren van het document. KVK verstaat onder certificeren het bekrachtigen van (met name genoemde delen) in de tekst. Hier bevestigt KVK dus wel iets over de inhoud van het document. Bijvoorbeeld wanneer je de prijzen in een factuur moet laten bekrachtigen. In die gevallen heeft KVK een verklaring van de aanvrager nodig. In die verklaring stel je jezelf garant voor de juistheid van de gegevens. Neem voor tekstvoorbeelden contact op met KVK.

Heb je vragen over legalisatie of certificering? Neem contact met ons op via 088 585 15 85 (keuzemenu optie 4, informatie over of aanvragen van exportdocumenten).

Aanvragen

Vraag jouw Legalisatie of Certificering aan.

Zie ook:

InfoPage