Export binnen de EU in de praktijk

In zijn zoektocht naar nieuwe exportmarkten werkt exportmanager Ronald Wolkenfelt van Kinkelder volgens een vast patroon. Zo bekijkt hij oude aanbiedingen, loopt beurscontacten na en vraagt bedrijven om nationale marktprijzen. “Maar klanten vinden ons vaak ook via onze website.”

In de EU is er vrij verkeer van goederen. Toch verschillen de regels soms per land. Wolkenfelt vertelt in dit artikel over zijn ervaringen met export binnen de EU. Hij is verantwoordelijk voor de export naar onder andere Noord- en Oost-Europa. Je leest meer over de volgende onderwerpen:

• Onderzoek de markt 
• Aanpak van de markt
• Regel je transport
• Documenten bij export
• Btw bij intra-EU-levering
• Bepaal je exportprijs
• Leg afspraken vast
• Betaald krijgen

Onderzoek de markt

In Zevenaar ontwikkelt en produceert Kinkelder BV industriële cirkelzaagbladen. Deze verkoopt de producent aan de automotive sector en metaalverwerkende industrie. Wolkenfelt gebruikt voor zijn marktonderzoek naar nieuwe exportmarkten een vaste opzet. Marktinformatie haalt hij vooral uit vakbladen. “Ook vraag ik bedrijven in de markt die ik op het oog heb naar nationale marktprijzen. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven waarvoor ik in het verleden offertes heb gemaakt.”

Marktkansen

Nadat blijkt dat een land interesse in de producten heeft, volgt verder marktonderzoek. Wolkenfelt bekijkt oude aanvragen en interesses uit dat land. Hij loopt zijn beurscontacten na en gebruikt overzichten van staalfabrikanten daar. “Kinkelder is een bekende naam in de markt”, legt Wolkenfelt uit. “In hun zoektocht komen klanten vaak vanzelf bij ons uit.”

Nationale producteisen

Nieuwe afzetmarkten hebben soms andere producteisen. Zo moeten de zaagbladen van het bedrijf voldoen aan wettelijke producteisen van de EU of EER. Dit zijn eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. EU-markten stellen geen extra eisen aan deze producten. Nationale Product Contact Points weten meer over de producteisen en regels in een ander EU-land.

Aanpak van de markt

Kinkelder is actief in een industriële markt en exporteert op verschillende manieren. “Een mix van eigen vestigingen en samenwerken met distributeurs. En direct leveren aan eindklanten in de landen waar we geen eigen kantoor hebben. We openen pas een eigen vestiging als het exportland voldoende omzetmogelijkheden biedt.”

Grote bedrijven eisen vaak een centrale inkoop van hun nevenvestigingen.

Wolkenfelt ziet dat de markt erg verandert. “Grote bedrijven met een hoofdkantoor in een bepaald land eisen een centrale inkoop van hun nevenvestigingen. Wij leveren de inkooporders daarna direct aan nationale vestigingen in EU-landen. Dit geeft soms spanning met de plaatselijke distributeur in dat land. Als er voldoende marge is, krijgt de distributeur ook een deel. Zo zijn alle partijen tevreden en is plaatselijke ondersteuning verzekerd.”

Partners en klanten vinden

Het bedrijf kent de spelers op de markt. En vindt veel klanten en partners via zogeheten OEM’ers, Original Equipment Manufacturers. Deze bedrijven leveren machines voor de productie van onderdelen. Stoelen of hoofdsteunen voor de auto-industrie bijvoorbeeld. “Verder hebben we een abonnement op het tijdschrift ‘Tube and Pipe Technology’ en bij Simdex. Deze organisatie levert overzichten van wereldwijde pijplijnprojecten en leveranciers van metalen buizen.”

Door bezoek of deelname aan beurzen kun je ook buitenlandse partijen vinden. Of door meegaan op een inkomende of uitgaande handelsmissie. Controleer buitenlandse zakenpartners voor het ondertekenen van de contracten. Wolkenfelt stelt niet zomaar een distributeur aan. “Eerst maken we een keuze op papier. De mogelijke partner vult een vragenlijst in. Daarna vinden er over en weer bezoeken plaats. Als het gevoel van beide kanten goed blijft, krijgt de distributeur een proefperiode.”

Regel je transport

In de EU vindt transport vaak over de weg plaats. Dit vervoermiddel is snel en soepel. Incoterms® regelen de verplichtingen rondom het transport voor de verkopende en kopende partij. Kinkelder gebruikt voor exportzendingen meestal Incoterm® FCA Zevenaar. “Na overdracht van de zending betaalt onze klant alle kosten die met het vervoer te maken hebben. Ook het risico van verlies of schade aan de goederen ligt bij de klant. Onze klanten regelen vaak zelf de vervoerder en bepalen of ze voor het vervoer een transportverzekering afsluiten.“

Documenten bij export

Voor export naar andere EU-landen zijn documenten als een paklijst, factuur en vervoersdocumenten meestal voldoende. In de EU is er vrij verkeer van goederen. Een uitvoeraangifte bij de douane is niet nodig. Maar in sommige gevallen bekijkt de douane zendingen met producten in de EU wel. Vaak zijn dit producten die moeten voldoen aan wetten en regels voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM). Hiervoor zijn extra documenten nodig.

We controleren het btw-id van onze klant op de VIES-website.

Btw bij intra-EU-levering

Goederen verkopen aan btw-plichtige bedrijven in de EU is eigenlijk geen ‘echte’ export. Dit heet een intracommunautaire levering of intra-EU-levering. Voor buitenlandse klanten is dit een intracommunautaire verwerving. Het 0%-btw-tarief berekenen voor een intracommunautaire levering gaat onder andere volgens deze eisen:

• Goederen moeten ‘echt’ de grens over. Vanuit het ene naar het andere EU-land. Ze mogen dus niet in Nederland blijven, maar moeten het land verlaten naar een ander EU-land.
• De afnemer heeft een geldig btw-nummer nodig en doet btw-aangifte in het andere EU-land.
• De leverancier of klant regelt het vervoer van de producten naar het andere EU-land.

Hierop zijn uitzonderingen. Vul bij twijfel het hulpmiddel van de Belastingdienst in.

EU-klanten krijgen hun facturen met 0% btw. De klanten geven de btw in hun eigen land aan. "We controleren het btw-identificatienummer van onze klant op de VIES-website. Zo weten we dat het een ondernemer is. En het bedrijf echt bestaat.”

Bepaal je exportprijs

Een goede verkoopprijs voor exportproducten is belangrijk tijdens het onderhandelen met klanten. De kostprijs bestaat onder andere uit de kosten voor productie, opslag, marketing en transport. Bij de prijs bepalen spelen ook de productkwaliteit en de marktpositie die je wilt innemen een rol. Daarbij wil je ook nog geld verdienen.

Wolkenfelt legt uit hoe hun prijsstrategie werkt. De cirkelzaagbladen zitten in het hogere prijssegment. Het bedrijf stelt ook de zaagmachines zelf bij hun klanten af. Hierdoor krijgen de zaagbladen een langere levensduur en presteren beter. Dat maakt de hogere prijs goed. “Onder de eindstreep is onze klant goedkoper uit.” Op dit moment werkt het bedrijf met vaste prijslijsten plus een toeslag voor de hogere energie- en inkoopkosten. Toeslagen zijn in deze tijd gebruikelijk in de staalsector. Klanten gaan akkoord met de prijsverhogingen.

Leg afspraken vast

In een offerte staan gemaakte afspraken. Vaak met een verwijzing naar de algemene voorwaarden. De voorwaarden kun je ook als bijlage bij de offerte doen.

Kinkelder gebruikt algemene voorwaarden van de Metaalunie. “Levertijden op staal zijn lang en prijzen verschillen van dag tot dag. Onze offertes waren altijd 30 dagen geldig. Dat is nu ingekort tot enkele dagen en hangt af van de marktsituatie op dat moment. In onze voorwaarden staat nu dat wij prijzen bij onverwachte omstandigheden kunnen aanpassen op het moment van levering." 

Contracten met partners

Je kunt gemaakte afspraken ook vastleggen in een contract. Als klanten akkoord gaan met een uitgebrachte offerte is dit een geldige overeenkomst. Kinkelder heeft met de meeste distributeurs een schriftelijke distributieovereenkomst. “Onze partners krijgen een basiscontract, aangevuld met aanpassingen op maat. Een contract stel je samen op, want beide partijen moeten zich in de afspraken kunnen vinden. Daarnaast verwijzen onze prijslijsten standaard naar de Incoterms® en onze leverings- en betalingscondities.”

Betaald krijgen

Exporteurs willen zeker weten dat klanten betalen. Het liefst voor het versturen van de producten. Banken informeren je over de meest geschikte betalingsvorm voor een transactie. Kinkelder laat nieuwe klanten vooruitbetalen. “Als de samenwerking goed gaat, maken we afspraken voor een langere periode. Denk aan 50% vooruitbetalen en 50% bij levering. Vaste relaties krijgen facturen met een betalingstermijn van 30 of 60 dagen.”