Export buiten de EU in de praktijk

Voor de verkoop van producten buiten de EU is een aangifte bij de douane nodig in zowel het export- als importland. In het importland doe je dat meestal niet zelf, alleen bij de Incoterm®-regel DDP. Meestal zorgt de importeur voor de invoeraangifte. Ook kunnen producteisen per land anders zijn. Van de Pavert vertelt hoe zijn bedrijf de export van machines naar landen buiten de EU aanpakt. De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Onderzoek de markt
• Marktbenadering
• Regel je transport
• Documenten bij export
• Douane en belastingen
• Bepaal je exportprijs
• Leg afspraken vast
• Betaald krijgen

Onderzoek de markt

BrimaPack ontwikkelt en maakt verpakkings- en sorteermachines voor groenten als broccoli en ijsbergsla. Met een wereldwijde afzetmarkt moet het bedrijf zich in veel landen verdiepen.

Voor zijn marktonderzoek gebruikt Van de Pavert vooral de kennis van zijn netwerk, waaronder collega-bedrijven en ondernemers binnen de keten, zoals zaadtelers en -leveranciers. Hij heeft sinds de oprichting van BrimaPack in 2006 een uitgebreid internationaal netwerk opgebouwd. “Binnen onze sector communiceren we open met elkaar over producten, prijzen, aanbieders en klanten. Na een kwartier praten heb ik beeld bij 80% van de grote afnemers in een voor mij nieuwe exportmarkt.”

Marktkansen

Van de Pavert bezoekt tijdens een verblijf in het buitenland altijd een supermarkt. Zo ziet hij meteen of er behoefte aan zijn producten is in dat land. “Op groenten zit een etiket van de teler. Zo achterhaal ik snel de grotere telers.” Ook houdt hij marktbewegingen van grote supermarktketens in de gaten. “Deze bedrijven willen hun groenten op een Europese manier verpakt hebben. Dit is sealen in plastic, wat de houdbaarheid van producten verlengt. Een wens waar wij met onze machines aan kunnen voldoen.”

Lokale producteisen

Machines moeten net als veel andere industriële productgroepen voldoen aan CE-richtlijnen die binnen de EU of EER verplicht zijn. Landen buiten de EU kunnen andere standaarden eisen. Zo heeft het Verenigd Koninkrijk sinds Brexit een UKCA-mark. “De wetgeving verschilt per land”, vertelt Van de Pavert. “Ga na welke regels en wetten gelden in het bestemmingsland. Informeer je klanten over de productspecificaties. Zo weten ze vooraf wat je levert en met welke richtlijnen.”

De database Access2Markets vermeldt per land producteisen en procedures. Zoeken in deze database doe je met de HS-code van je exportproduct.

Marktbenadering

Exporteren naar bestaande of nieuwe exportmarkten kan op meerdere manieren. Bijvoorbeeld via een schakel tussen de exporteur en afnemer, zoals een distributeur of handelsagent, rechtstreeks vanuit een Nederlandse vestiging of door het openen van een buitenlandse vestiging.

BrimaPack exporteert op twee manieren. “Verpakkingsmachines voor kleine telers gaan zoveel mogelijk via lokale distributeurs. Deze distributeurs leveren vaak uit voorraad en lossen eventuele lokale problemen bij klanten op. Grote telers kopen de veldoogstmachines rechtstreeks bij ons. Deze machines maken wij naar wens van de klant. Grotere telers hebben vaak een eigen technische dienst. Zij vangen zelf de eerstelijnsproblemen op en houden de installaties zelf draaiende. Lukt dat niet, dan stappen wij in het vliegtuig en lossen het probleem op locatie op.”

Oogst- en verpakkingssysteem voor ijsbergsla in het Verenigd Koninkrijk

Partners en klanten vinden

Door deelname aan beurzen of handelsmissies vind je buitenlandse partijen. Van de Pavert neemt soms deel aan beurzen. Daarnaast gebruikt hij voor het vinden van nieuwe klanten vooral zijn eigen netwerk. “De groentewereld is klein. In de exportlanden waar zaadleveranciers hun zaden verkopen, kunnen wij straks verpakkingsmachines leveren.”

Betrouwbaarheid controleren

Voordat hij levert controleert Van de Pavert zijn klanten. Hij laat altijd een kredietcheck doen. “Onze verpakkingsmachines kosten gemiddeld 35.000 euro. De grotere oogstmachines gaan richting 1 miljoen euro. Voordat ik een order accepteer, wil ik weten of mijn klant financieel gezond is. Daarnaast vertrouw ik op mijn onderbuikgevoel.”

De Nederlandse Vereniging van Handelsinformatiebureaus heeft namen en adressen van diverse informatiebureaus. Deze bureaus lichten tegen betaling bedrijven door en stellen kredietrapporten op.

Regel je transport

Met het afspreken van een Incoterm®-regel weten zowel leverancier als klant wie het transport regelt en wie eventuele kosten van schade tijdens het transport moet betalen. BrimaPack werkt standaard met één van de Incoterms®. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig. “Het merendeel van onze zendingen gaat via zee. Eerst op een dieplader over de weg naar Rotterdam en dan op de boot naar de klant. Af en toe gaat een zending per luchtvracht. Dit hangt af van de grootte van de machine en de bestemming. Luchtvracht is vaak te duur voor onze machines. Wij gebruiken voor onze exportzendingen vooral de Incoterms® CIF haven Rotterdam en soms Ex Works of DAP.”

Door een vulkaanuitbarsting in IJsland stond de zending een maand vast

Verzekeringen

BrimaPack sloot voor alle veiligheid een doorlopende transportverzekering af. “Toch heb je soms ook geluk nodig”, lacht Van de Pavert. Van concurrenten hoorde hij dat import in Brazilië veel tijd en geld kan kosten. “Onze laatste zending naar Brazilië ging per vliegtuig, omdat onze klant zijn order snel wilde hebben. Wij boden de zending onder Incoterm® FCA vliegveld Schiphol aan. Vanaf Schiphol nam onze klant dus het risico en de verantwoordelijkheid van de zending over. We hadden daar veel geluk mee. Er was een vulkaanuitbarsting in IJsland. De zending stond een maand vast op Schiphol en daarna nog een maand in Brazilië voordat de klant zijn machine had.”

Documenten bij export

Voor export naar landen buiten de EU zijn exportdocumenten nodig. Minimaal zitten er een uitvoeraangifte, paklijst, factuur en vervoersdocumenten bij de zending. Welke extra documenten verplicht zijn, hangt af van het product en bestemmingsland. Bijvoorbeeld een invoervergunning of oorsprongsdocumenten. De Acces2Markets-tool geeft aan welke documenten nodig zijn voor de invoer in het exportland.

Van de Pavert vult aan: “Onze expediteur informeert ons over de benodigde documenten. Voor onze machines zijn geen speciale certificaten of andere documenten vereist. Wel gebruiken we soms een factuurverklaring voor leveringen naar Zwitserland. Onze Zwitserse distributeur betaalt dan geen of minder invoerrechten.”

Douane en belastingen

Bij export van producten naar landen buiten de EU is een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane verplicht. Voor de aangifte heb je een EORI-nummer nodig; een verplicht identificatienummer. De douane in het aankomstland klaart de zending in en heeft hiervoor HS-codes van de producten nodig. De HS-code van een product bepaalt de hoogte van de invoerrechten en of er aanvullende invoerregels gelden, zoals importdocumenten of een veiligheidscontrole. De gebruikte Incoterm®-regel bepaalt of de leverancier of de klant de producten moet inklaren.

Van de Pavert besteedt uitvoeraangiftes uit aan een douane-expediteur. “Op kantoor zit een exportmedewerker, die samenwerkt met een vaste douane-expediteur. Dit scheelt een boel administratieve rompslomp. Zoals het aanschaffen van en verdiepen in de software voor digitale aangiftes.”

Invoerrechten in exportland

Voor de meeste producten betaalt de ontvanger of verzender invoerrechten aan de douane in het aankomstland buiten de EU. Het tarief van invoerrechten verschilt per product. De invoer- en btw-tarieven per land vind je in de database Access2Markets.

Van de Pavert licht toe: “Invoerheffingen hangen nauw samen met de HS-code. Zelf bekijken we de invoerrechten eigenlijk niet. Onze klanten voeren de machines altijd zelf in en dragen de kosten af. Zoek vooraf wel voor je klant uit welke HS-code het beste bij je product past. Dit kan je klant invoerrechten schelen.”

Btw bij export

Bij export van goederen naar niet-EU-landen geldt het 0% btw-tarief. Bij een belastingcontrole moet uit de administratie blijken dat de geleverde producten de EU hebben verlaten. Bijvoorbeeld met het uitvoerdocument van de douane, transportdocumenten en betalingsbewijzen.

Als je exportzendingen aanbiedt met de Incoterm® Ex Works laat buitenlandse klanten bij het afhalen van goederen dan een vervoersverklaring ondertekenen. Deze verklaring in de administratie bewijst dat producten de EU verlaten hebben. Dan geldt het 0% btw-tarief.

Bepaal je exportprijs

De kostprijs van producten bestaat onder andere uit de kosten voor productie, opslag, verzekeringen en transport. Daarnaast wil je natuurlijk ook nog geld verdienen.

Door de maatwerkoffertes werkt BrimaPack niet met standaardprijslijsten. “Voor iedere offerte werken we de kosten voor materiaal, uren en een winstopslag nauwkeurig uit. Eventuele transport- en verzekeringskosten belasten we door. En klanten betalen ook mee aan de uren voor productontwikkeling. Dan belasten we naast productie-uren ook ontwikkeluren door.”

Leg afspraken vast

In een offerte staan gemaakte afspraken tussen leveranciers en klanten. BrimaPack voegt tekeningen, specificaties en andere documenten bij hun offertes, zoals algemene betalings- en leveringsvoorwaarden. Het bedrijf gebruikt de standaardvoorwaarden van de Metaalunie.

Contracten met partners

Als klanten akkoord gaan met een uitgebrachte offerte is dit een geldige overeenkomst. Een andere mogelijkheid is het vastleggen van gemaakte afspraken in een contract. Van de Pavert bekent dat zijn bedrijf maar af en toe met officiële contracten werkt. “Onze offertes dekken eigenlijk alles af. Soms willen klanten aangepaste voorwaarden. Hiervoor vragen we dan juridisch advies bij de Metaalunie.”

Betaald krijgen

Exporteurs willen zeker weten dat ze betaald krijgen. Liefst voordat ze hun producten verzenden. Dit geldt ook voor Van de Pavert. “Nieuwe klanten moeten bijna altijd grotendeels vooruitbetalen. Voordat machines op transport gaan, hebben ze meestal 90% van het totaalbedrag betaald. Bijvoorbeeld 30% bij opdracht, 30% na twee productiemaanden, 30% voor levering en tenslotte 10% binnen veertien dagen na ontvangst van de machines.”

Voor exportzendingen bestaat geen standaard betalingsvorm. Klanten kunnen vooruitbetalen of je regelt de betaling met een Letter of Credit (L/C). De betalingsvorm maakt onderdeel uit van de onderhandelingen. Banken geven informatie over de meest geschikte betalingsvorm voor een transactie.