Exporteren

Exporteren met de juiste documenten

Bij verkoop van producten aan een buitenlandse klant heb je exportdocumenten nodig. Dit geldt vooral als je goederen exporteert naar een land buiten de Europese Unie (EU). Welke documenten nodig zijn hangt af van je producten en het bestemmingsland.

Naast de gebruikelijke factuur, paklijst en transportdocumenten heb je voor een aantal producten aanvullende papieren nodig. Zoals voor levende dieren en planten, militaire en strategische goederen, maar bijvoorbeeld ook geneesmiddelen en cultuurvoorwerpen. In Nederland zijn diverse overheidsinstanties bij de afgifte van documenten betrokken, waaronder ook KVK.

Transacties binnen EU

Voor exporttransacties binnen de EU zijn documenten als een factuur, paklijst en vervoersdocument meestal voldoende. Wel gelden voor bepaalde goederen aanvullende regels, waardoor je soms een vergunning, certificaat of andere vorm van toestemming nodig hebt. Het gaat dan vaak om goederen waarop wetgeving voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM) van toepassing is.

Zo gelden er procedures voor het overbrengen van afvalstoffen, heb je soms een EU-certificaat nodig als je handelt in bedreigde dieren en planten, en moet je een overdrachtsvergunning hebben als je militaire goederen levert in een andere lidstaat. Ook gelden regels voor het afleveren van geneesmiddelen, vervoeren van cultuurvoorwerpen die aangewezen zijn als nationaal bezit en voor het vervoer van levende dieren en dierlijke producten. Voor de handel in bepaalde planten en teeltmateriaal heb je een plantenpaspoort nodig. De website van de Europese Commissie geeft informatie over voedselveiligheid en dier- en plantgezondheid.

Binnen de EU geldt een vrij verkeer van goederen. Hierdoor hoef je goederen die je exporteert naar een andere EU-lidstaat niet voor uitvoer aan te geven bij de douane. Maar in sommige gevallen kom je de douane wel tegen in het intracommunautaire handelsverkeer (handel binnen de EU).

Transacties buiten EU

Facturen, paklijsten en transportdocumenten heb je standaard nodig voor exportzendingen naar landen buiten de EU. Verder is een uitvoeraangifte bij de douane noodzakelijk. Dit is een elektronische aangifte. Meestal regelt de vervoerder of (douane-)expediteur de uitvoeraangifte voor je. Bij export van producten waarbij regels gelden voor (product)veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM) heb je aanvullende uitvoerdocumenten nodig. Het gaat dan om uitvoervergunningen of -certificaten.

Exporteer je strategische goederen (militaire en dual-use goederen, ofwel goederen die je zowel voor militaire als civiele doeleinden kunt gebruiken) dan moet je in veel gevallen een uitvoervergunning aanvragen of een melding doen bij de Centrale Dienst voor In- en Uitvoer (CDIU) van de Nederlandse Douane. Wil je beschermde planten of dieren (of producten hiervan) exporteren? Dan heb je in sommige gevallen een CITES-uitvoervergunning nodig. Deze vraag je aan bij RVO. Dieren, dierlijke producten en plantaardige producten moeten voldoen aan de gezondheidseisen van het land van bestemming. Dit toon je aan met veterinaire en fytosanitaire exportcertificaten. Je vraagt deze certificaten aan bij de NVWA met het programma e-CertNL. Het Controle Orgaan Kwaliteits Zaken (COKZ) geeft exportcertificaten af voor zuivelproducten. Verder krijg je bij de uitvoer van sommige agrarische producten te maken met uitvoercertificaten (agrex certificaten) die je aanvraagt bij RVO.

Een douane-expediteur heeft ook kennis over noodzakelijke uitvoerdocumenten of -certificaten.

KVK exportdocumenten

KVK verstrekt verschillende exportdocumenten. Voor deze 4 kun je bij KVK terecht:

  1. Certificaat van Oorsprong (CvO). Een niet-preferentieel oorsprongscertificaat waarmee je het land van oorsprong van een product aantoont. Het heeft verschillende functies. Zo vraagt jouw klant om een CvO omdat hij de bij jou ingekochte producten doorverkoopt naar een ander land waarvoor bijvoorbeeld invoerbeperkingen gelden. Of als betaling plaatsvindt met een Letter of Credit (L/C) waarbij het CvO als voorgeschreven handelsdocument wordt gevraagd.
  2. EUR.1-certificaat en EUR-MED-certificaat. Preferentiële oorsprongscertificaten waarmee je een verlaging van invoerrechten (tariefpreferentie) krijgt in een groot aantal landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Heb je naar deze landen zendingen met een beperkte waarde - tot 6.000 euro - dan volstaat in plaats van een EUR.1 of EUR-MED een factuurverklaring. Alleen producten van preferentiële oorsprong krijgen een verlaging van invoerrechten in een verdragsland. Van preferentiële oorsprong betekent dat producten in de EU (of het verdragsland) geheel en al verkregen of toereikend bewerkt zijn.
    Sommige verdragslanden werken niet met EUR.1 of EUR-MED-certificaten, maar met andere preferentiële oorsprongsverklaringen. Deze verklaringen plaats je zelf op je verkoopfactuur zonder tussenkomst van KVK. Een overzicht met verdragslanden en teksten van verschillende preferentiële oorsprongsverklaringen vind je als download op KVK.nl.
  3. Legalisatie van een handtekening op bijvoorbeeld een handelsfactuur waarmee KVK bevestigt dat het document is ondertekend door iemand binnen het bedrijf die het document ook mag tekenen.
    Certificering van een document waarbij KVK (met name genoemde delen in) de tekst bekrachtigt.
  4. ATA-carnet. Dit document gebruik je voor goederen die je tijdelijk exporteert naar een land buiten de EU met een specifiek gebruiksdoel; handelsmonsters, een beursdeelname of het uitvoeren van werkzaamheden. Deze goederen komen - binnen 1 jaar - weer terug naar Nederland.

Neem voor vragen over exportdocumenten die KVK verstrekt, het gebruik van verschillende oorsprongsverklaringen en oorsprongsregels voor jouw product contact op met de afdeling Exportdocumenten van KVK (088 585 15 85, keuze 4).

Check je documenten

Wil je weten welke documenten je nodig hebt om jouw product in te voeren in landen buiten de EU? Deze informatie vind je voor de meeste landen terug in de Access2Markets database van de Europese Commissie.

Voorbeeld

Je bent leverancier van keramische dakpannen en je hebt een nieuwe afnemer in China. Volg de stappen hieronder om de benodigde documenten te achterhalen.

  • Ga naar de Access2Markets-database.
  • Vul het veld ‘Productnaam of HS-code’ in. Een HS-code (Harmonized System code) is een goederencode die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. Ieder product kent een andere HS-code. De HS-code voor keramische dakpannen is 690510.
    Weet je de HS-code voor jouw product niet? De Nederlandse Douane (0800 01 43) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (088 570 70 70) beantwoorden ook vragen over HS-codes (goederencodes). Vul in het veld de HS-code in voor keramische dakpannen: 690510.
  • Selecteer in het veld ‘Land van Oorsprong’ het land waaruit je exporteert (bijvoorbeeld Nederland). Selecteer in het veld ‘Land van bestemming’ China. Klik op ‘zoeken’.
  • Je komt nu in het onderdeel ‘Tarieven’ terecht. Hier vind je de invoerrechten die gelden in China voor de invoer van keramische dakpannen. Aan de linkerzijde zie je een aantal onderwerpen staan, zoals ‘Belastingen’ (voor informatie over aanvullende heffingen bij invoer in China, zoals Chinese btw bij invoer) en ‘Procedures en formaliteiten’. Klik je daarop dan zie je 3 rubrieken:

1. Overzicht

Je vindt hier algemene informatie over de lokale regelgeving van het bestemmingsland (in deze voorbeeldcase over China). Bijvoorbeeld invoervoorschriften voor bepaalde productgroepen, douaneprocedures, verpakkings- en etiketteringseisen, invoerverboden et cetera. Door te klikken op het onderwerp zie je meer informatie.

2. Algemeen

Deze kolom geeft een overzicht van documenten of verplichtingen die in algemene zin nodig zijn om goederen te importeren in het bestemmingsland. Door te klikken op het onderwerp/document krijg je meer informatie. Je leest ook wie voor het document moet zorgen (jij, de importeur, of een andere partij zoals een vervoerder) en waar je het document kunt aanvragen.

3. Specifiek

Hier zie je of er specifieke verplichtingen of documenten nodig zijn voor de invoer van een product in het bestemmingsland. Door erop te klikken zie je wat de verplichtingen of de documenten inhouden, wie ervoor moet zorgen et cetera. In dit voorbeeld zie je 2 specifieke vereisten, namelijk: China Compulsory Certification en Supplier’s Declaration of Conformity.
Dit zou inhouden dat deze 2 vereisten specifiek gelden voor de invoer van dakpannen in China. Als je op beide vereisten klikt zie je echter in de balk bovenaan de pagina staan: Only required for 6905.90’. Dit betekent dat deze 2 vereisten niet nodig zijn voor de invoer van dakpannen, die immers goederencode 6905.10 hebben. Check daarom altijd goed de weergegeven vereisten.

Tip

Vraag altijd aan je klant (importeur) welke documenten hij van je nodig heeft om de goederen in te voeren in zijn land. Voor hem is het eenvoudiger om deze informatie te verkrijgen van de lokale autoriteiten. De expediteur die het vervoer regelt kan ook informatie achterhalen via lokale douane-agenten in het bestemmingsland.

Andere bronnen

Staat het bestemmingsland niet in Access2Markets? Voor inzicht in de benodigde documenten bij invoer in dat land kun je ook deze bronnen of instanties raadplegen:

  • De Market Access Map van International Trade Centre (ITC).
  • De economische of handelsafdeling van de Nederlandse ambassade in het bestemmingsland. Neem bij voorkeur eerst contact op met RVO. RVO onderhoudt vervolgens contact met de ambassade.
  • De douane van het bestemmingsland.

Incoterms®

ICC Incoterms® zijn gestandaardiseerde internationale leveringsvoorwaarden. Met een Incoterm® spreek je met je buitenlandse klant af wie van jullie het transport regelt (en tot waar), wie vanaf welk moment het risico draagt van verlies of schade aan de goederen tijdens het transport en wie verantwoordelijk is voor het regelen van documenten. Er zijn 11 verschillende Incoterms®. Voor exportzendingen buiten de EU zijn de Incoterms® Ex Works (EXW) en Delivered Duty Paid (DDP) minder geschikt.

Bij EXW is jouw buitenlandse klant namelijk verantwoordelijk voor het regelen van alle documenten (dus ook voor de uitvoerdocumenten). Dit is voor hem niet praktisch, lastig en soms onmogelijk.

Bij DDP ben jij als exporteur verantwoordelijk voor de invoer in het bestemmingsland. In dat geval ben jij dus tevens de importeur in het bestemmingsland. Dit betekent dat je de invoerrechten en lokale heffingen (bijvoorbeeld btw) in het bestemmingsland betaalt. Maar ook dat je de benodigde importdocumenten moet regelen. Dit is vaak lastig en misschien in bepaalde gevallen zelfs onmogelijk.

Gaan jouw zakelijke ambities verder dan Nederland? Laat je inspireren en lees alles over internationaal ondernemen.
Marcel Hoebink

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers bij hun importplannen. Ik ben specialist op het gebied van importregels, invoerbelastingen, incoterms en importdocumenten. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage