Exporteren met de juiste documenten

Als je producten verkoopt aan een buitenlandse klant heb je documenten nodig. Dit is vooral zo wanneer je exporteert naar een land buiten de EU. Met de juiste papieren bij je zending komt je product het andere land binnen. Welke documenten je moet gebruiken verschilt per product en bestemming.

Standaard documenten die je gebruikt zijn een factuur, paklijst en vervoersdocumenten. Voor sommige producten heb je extra papieren nodig. Bijvoorbeeld voor levende dieren en planten, militaire goederen en geneesmiddelen. In dit artikel lees je hoe je erachter komt welke documenten je nodig hebt voor je exportzending.

Export naar EU-landen

Bij verkopen binnen de EU heb je meestal genoeg aan een factuur, paklijst en vervoersdocument nodig. Er zijn producten waarvoor extra regels gelden. Hiervoor heb je soms een vergunning, certificaat of andere vorm van toestemming nodig. Vaak moeten deze producten voldoen aan wetgeving voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM).

Extra documenten nodig

Er is geen lijst waarop staat bij welke producten je wel of geen extra documenten nodig hebt. Hieronder volgt een overzicht met situaties waarvoor je bij handel of vervoer binnen de EU extra documenten nodig hebt:

• Voor het transporteren van afvalstoffen gelden Europese regels en moet je soms een kennisgeving aanvragen.
• Voor het handelen in bedreigde dieren en planten heb je soms een EU-certificaat nodig. Vervoer je gewervelde levende dieren dan moet je een vergunning hebben. En je hebt voor levende dieren en dierlijke producten een certificaat nodig.
• Voor het handelen in bepaalde planten en teeltmateriaal is een plantenpaspoort nodig. De website van de Europese Commissie geeft informatie over voedselveiligheid en dier- en plantgezondheid.
• Je gebruikt een overdrachtsvergunning voor het leveren van militaire goederen in een andere lidstaat. Als je handelt in wapens heb je meestal een consent ofwel toestemming nodig.
• Voor het afleveren van geneesmiddelen heb je een groothandelsvergunning nodig van Farmatec.
• Voor het vervoeren van beschermde cultuurgoederen heb je toestemming nodg van de de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. 

Documenten van douane nodig

Binnen de EU is er vrij verkeer van goederen. Je hoeft goederen niet voor uitvoer aan te geven bij de douane. Toch heb je bij handel binnen de EU soms douanedocumenten nodig. Bijvoorbeeld als je zakendoet met zogeheten uitzonderingsgebieden. En wanneer het vervoer van je producten via een land buiten de EU gaat.

Uitzonderingsgebieden

Uitzonderingsgebieden horen wel bij de EU maar niet bij het douanegebied, het accijnsgebied, het btw-gebied en/of het statistiekgebied van de EU. Bijvoorbeeld de Canarische Eilanden en Ceuta en Melilla. Bij handel met deze gebieden heb je soms een douanedocument nodig. Een douanevertegenwoordiger zoals een douane-expediteur of logistiek dienstverlener maakt dit document voor je op.

Vervoer van uniegoederen via een niet-EU land

Uniegoederen zijn producten gemaakt in de EU of eerder van buiten de EU geïmporteerd. Bij het leveren van deze goederen aan een EU-klant via een niet-EU land, heb je douanedocumenten nodig. Bijvoorbeeld als je een machine verkoopt aan een Italiaanse klant en deze vervoert via Zwitserland. Het vervoer valt dan onder de Regeling intern Uniedouanevervoer. Voor dit vervoer heb je een T2-document nodig. Een douanevertegenwoordiger maakt dit document voor je op. 

Vervoer van uniegoederen via niet-EU wateren

Als je uniegoederen tussen EU-landen vervoert via niet-EU wateren, heb je een douanedocument nodig. Bijvoorbeeld als je producten per zeeschip van Italië naar Griekenland vervoert. De Griekse douane ziet goederen die niet via een lijndienst over zee aankomen als niet-uniegoederen. Dit zijn goederen uit niet-EU landen. Met een T2L document bewijs je dat deze goederen uit de EU komen. Dit document maakt een douanevertegenwoordiger voor je op. Per 1 maart 2024 wordt het papieren T2L document vervangen door een digitale versie.

Export naar land buiten EU

Ook bij verkopen aan klanten buiten de EU gebruik je facturen, paklijsten en vervoersdocumenten. Je geeft je goederen voor uitvoer aan bij de douane. Meestal regelt de vervoerder of (douane-)expediteur deze uitvoeraangifte voor je. Bij export van producten met regels voor veiligheid, gezondheid, economie en milieu (VGEM) heb je extra uitvoerdocumenten nodig. Bijvoorbeeld uitvoervergunningen of uitvoercertificaten.

Er is geen vaste lijst waarop staat  voor welke producten je wel of geen extra uitvoerdocumenten nodig hebt. Hieronder volgt een overzicht van situaties waarbij je extra documenten nodig hebt.

• Bij export van strategische goederen heb je een uitvoervergunning nodig van de Centrale Dienst voor In- en Uitvoer (CDIU). Soms is een melding voldoende.
• Voor export van beschermde planten of dieren of producten hiervan heb je soms een CITES-uitvoervergunning nodig. Deze vraag je aan bij RVO.
• Dieren, dierlijke producten en plantaardige producten moeten voldoen aan de gezondheidseisen van het land van bestemming. Dit toon je aan met veterinaire en fytosanitaire exportcertificaten. Je vraagt deze certificaten aan bij de NVWA met het programma e-CertNL.
• Het Controle Orgaan Kwaliteits Zaken (COKZ) geeft exportcertificaten af voor zuivelproducten.
• Voor het uitvoeren van geneesmiddelen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) heb je een groothandelsvergunning nodig van Farmatec.
• Bij de export van kaas naar de VS en Canada heb je soms uitvoercertificaten nodig. Dit is het geval voor kaas die je binnen het tariefcontingent naar deze landen uitvoert. Het tariefcontingent betekent dat importeurs in de VS en Canada een bepaalde hoeveelheid kaas vrij van invoerrechten kunnen invoeren. Een andere naam voor het uitvoercertificaat is agrex-certificaat. Je vraagt het certificaat aan bij RVO.

Documenten voor bestemmingsland

Wil je weten welke documenten nodig zijn voor de invoer van je product in het land van je klant? Voor de meeste landen vind je dit in My Trade Assistant van Access2Markets. In een video leggen we uit hoe je My Trade Assistant gebruikt. Naast de benodigde documenten vind je ook andere informatie. Bijvoorbeeld over de invoerrechten voor je product in het bestemmingsland.

Bestemmingsland niet in Access2Markets

Staat het bestemmingsland niet in Access2Markets?  Onderstaande organisaties geven informatie  over  documenten die nodig zijn voor invoer.

• De Market Access Map van International Trade Centre (ITC).
• RVO neemt eventueel contact voor je op met de economische of handelsafdeling van de Nederlandse ambassade in het bestemmingsland.
• De douane van het bestemmingsland.

KVK exportdocumenten

Landen en importeurs in die landen vragen vaak om exportdocumenten die je bij KVK aanvraagt. KVK geeft vier verschillende exportdocumenten af:

1. Certificaat van Oorsprong (CVO).
   Een CVO bewijst in welk land een product is gemaakt. Sommige landen verplichten bij invoer een CVO. Klanten vragen om een CVO als ze je producten doorverkopen in landen die een CVO eisen. Ook vragen banken vaak om een CVO bij betaling met een Letter of Credit (L/C).
2. EUR.1-certificaat en EUR-MED-certificaat.
   Met een EUR.1 of EUR-MED krijgt je klant een verlaging of vrijstelling van invoerrechten. Deze certificaten gebruik je alleen voor landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft. Er zijn landen die geen EUR.1 of EUR-MED gebruiken, maar alleen een factuurverklaring. Dit is een preferentiële oorsprongsverklaring die je op je verkoopfactuur zet. Voor het gebruik van een EUR.1, EUR-MED of factuurverklaring gelden oorsprongsregels.
3. Legalisatie van een handtekening.
   Met een legalisatie van een handtekening bevestigt KVK dat deze handtekening is van iemand die binnen je bedrijf bevoegd is om te tekenen. Sommige landen eisen legalisatie van een handtekening op documenten. Bijvoorbeeld op een verkoopfactuur.
4. ATA-carnet.
   Een ATA-carnet gebruik je als je handelsmonsters, tentoonstellingsmateriaal of beroepsmateriaal tijdelijk meeneemt naar bepaalde landen buiten de EU. Je betaalt dan geen invoerrechten en btw.

Heb je vragen over deze documenten? Afdeling Exportdocumenten van KVK helpt je verder. Neem contact op met Exportdocumenten regio West: 088 585 18 87. Of met Exportdocumenten regio Oost/Zuid: 088 585 18 89.

Informatie vragen aan importeur

Vraag altijd na bij je klant of importeur welke documenten je nodig hebt voor de invoer van je goederen. De importeur krijgt deze informatie makkelijker van de overheid in het bestemmingsland. Een expediteur die het vervoer regelt kan ook informatie opvragen bij douane-agenten in het bestemmingsland.