Importeren

Stappenplan importeren

Wil je met je bedrijf producten importeren? Haal je een product uit het buitenland, dan komt daar veel meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als je over voldoende kennis van het importproces beschikt. Dit stappenplan helpt je hierbij.

De 14 stappen uit dit stappenplan geven je inzicht in dit proces en helpen je bij je voorbereiding.

1. Onderzoek de markt

Voordat je gaat importeren breng je jouw potentiële afzetmarkt in kaart. Je wilt natuurlijk weten of je plannen haalbaar zijn. Marktonderzoek helpt hierbij. Je maakt daarbij gebruik van verschillende bronnen. Marktonderzoek is ook een onderdeel van je importplan.

2. Check eventuele invoerbeperkingen

Zoek uit of er invoerbeperkingen of invoervoorschriften gelden voor je product. Gelukkig mag je de meeste producten gewoon invoeren. Maar soms krijg je te maken met invoerverboden, bijvoorbeeld als gevolg van sancties. Ook mag je sommige producten alleen met een invoervergunning of ander document invoeren.

3. Kies je rol

Koop je zelf producten in bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop? Of ben je tussenpersoon en zoek je in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in je thuismarkt? In het eerste geval ben je importeur, in het tweede geval handelsagent. Kies je rol op basis van de verschillen.

4. Achterhaal de producteisen

Ieder product dat op de markt verschijnt moet veilig zijn. Zo moeten machines op de Europese markt vaak voldoen aan de eisen van de CE-machinerichtlijn. En is etikettering in Nederlandse taal verplicht als je voorverpakte levensmiddelen op de Nederlandse markt brengt. Voldoet jouw product al aan de producteisen?

5. Vind je leverancier

Je hebt verschillende mogelijkheden om in contact te komen met potentiële leveranciers. Houd wel rekening met cultuurverschillen en check de betrouwbaarheid van je leverancier. Vraag indien mogelijk om gratis samples en vergelijk zo de producten van verschillende leveranciers.

6. Vraag een offerte aan

Vraag de leverancier om een duidelijke offerte. Een offerte bevat verschillende onderdelen, zoals de prijs, levertijd en de wijze van betalen. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn standaard afspraken over het vervoer van de goederen.

7. Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, over het spoor, over water en door de lucht. Elke vervoerswijze kent voor- en nadelen. Wil je snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kies je voor express vervoer. Gaat het om transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven, dan regelt een expediteur vaak het gehele vervoersproces.

8. Verdiep je in betalingsvormen

Met de leverancier spreek je af hoe je betaalt. Bij betaling achteraf loop je als importeur geen risico. Maar om beide partijen meer zekerheid te verschaffen is betaling op basis van documenten ook mogelijk. Laat je door de bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je transactie past.

9. Denk aan verzekeringen

Of je een goederentransportverzekering nodig hebt hangt af van de Incoterms® regel die je afspreekt met de leverancier. Een productaansprakelijkheidsverzekering is handig als je producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als je een product onder private label op de markt brengt. En verlangt de leverancier betaling in andere valuta dan de euro? Dan loop je misschien valutarisico.

10. Wel of geen Douane?

Je hoeft in principe niet langs de Douane als je importeert uit een lidstaat van de Europese Unie (EU). Er bestaat echter een aantal uitzonderingen. Importeer je producten uit landen buiten de EU? Dan moet je de goederen altijd voor invoer aangeven bij de Douane.

11. Houd rekening met belastingen

Je betaalt geen invoerrechten voor producten die je importeert uit een EU-land. Let wel op de btw-regels. Invoerrechten betaal je meestal wel als je importeert uit landen buiten de EU. Hoeveel invoerrechten je betaalt hangt af van de goederencode van het product. Handelsverdragen zorgen er vaak voor dat je minder of geen invoerrechten betaalt. Naast eventuele invoerrechten betaal je btw bij invoer uit niet-EU-landen.

12. Inventariseer de importdocumenten

Importeer je producten uit het buitenland dan krijg je te maken met documenten. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument met eventueel factuur en paklijst vaak voldoende. Maar voor zendingen uit niet-EU-landen heb je meer importdocumenten nodig. Veel van deze documenten krijg je van je leverancier of van andere (overheids)organisaties.

13. Maak een kostprijsberekening

Een kostprijsberekening maakt duidelijk welke kosten je maakt om het product naar Nederland te halen en wat je moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Bij indirecte kosten horen ook je vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris voor een personeelslid.

14. Leg afspraken vast

Heb je de kosten en het gehele importproces inzichtelijk en wil je de deal sluiten? Leg dan de gemaakte afspraken met je leverancier bij voorkeur vast in een contract. Partijen zijn vrij om te bepalen wie het contract opstelt. Meestal zorgt de leverancier als verkopende partij voor het opstellen van het contract. Schakel een jurist in die het contract voor ondertekening toetst. Ga je een structurele samenwerking aan als distributeur of handelsagent? Werk dan met een distributie- of agentuurovereenkomst.

Informatie over het importeren uit 9 verschillende landen waaronder Turkije en China vind je op onze ‘zakendoen met’ pagina’s.
Marcel Hoebink

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers bij hun importplannen. Ik ben specialist op het gebied van importregels, invoerbelastingen, incoterms en importdocumenten. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage