Importeren

Stappenplan importeren

Haal je een product uit het buitenland, dan komt daar meer bij kijken dan bij een binnenlandse aankoop. Succesvol starten met importeren lukt als je over voldoende kennis van het importproces beschikt. Dit stappenplan helpt je hierbij.

De 14 stappen uit dit stappenplan geven je inzicht in het importproces en helpen je bij je voorbereiding.

1. Onderzoek de markt

Voordat je start met importeren wil je weten of je importplannen haalbaar zijn. Breng daarom je afzetmarkt in kaart. Marktonderzoek helpt hierbij. Hiervoor kun je verschillende bronnen raadplegen. Gebruik de uitkomsten van je marktonderzoek voor het maken van een importplan.

2. Check eventuele invoerbeperkingen

Zoek uit of er invoerbeperkingen of invoervoorschriften gelden voor je product. De meeste producten mag je gewoon invoeren. Soms krijg je te maken met invoerverboden, bijvoorbeeld als gevolg van sancties. Ook mag je sommige producten alleen met een invoervergunning of ander document invoeren.

3. Kies je rol

Als importeur koop je zelf producten in bij een buitenlandse leverancier voor eigen gebruik of wederverkoop. Als handelsagent zoek je in opdracht van een buitenlands bedrijf naar klanten in je thuismarkt. Kies je rol op basis van de verschillen.

4. Achterhaal de producteisen

Ieder product dat op de markt verschijnt moet veilig zijn. Zo moeten machines op de Europese markt vaak voldoen aan de eisen van de CE-machinerichtlijn. En is etikettering in Nederlandse taal verplicht als je voorverpakte levensmiddelen op de Nederlandse markt brengt. Voldoet jouw product aan de producteisen?

5. Vind je leverancier

Je hebt verschillende mogelijkheden om in contact te komen met potentiële leveranciers. Houd rekening met cultuurverschillen en check de betrouwbaarheid van je leverancier. Vraag indien mogelijk om gratis samples en vergelijk zo de producten van verschillende leveranciers.

6. Vraag een offerte aan

Vraag de leverancier om een duidelijke offerte. Een offerte bevat verschillende onderdelen, zoals de prijs, levertijd en de wijze van betalen. Onderhandel eventueel over de offerte en vraag als dat nodig is om een aanpassing. Kijk of in de offerte ook iets staat over de Incoterms®. Dit zijn standaard afspraken over het vervoer van de goederen.

7. Bepaal het transport

Vervoer kan over de weg, over het spoor, over water en door de lucht. Elke vervoerswijze kent voor- en nadelen. Wil je snel een pakketzending ontvangen uit het buitenland? Dan kies je voor express vervoer. Gaat het om transport met verschillende vervoermiddelen en vervoersbedrijven, dan regelt een expediteur vaak het gehele vervoersproces.

8. Verdiep je in betalingsvormen

Met de leverancier spreek je af hoe je betaalt. Bij betaling achteraf loop je als importeur geen risico. Wanneer je beiden zekerheid wilt dan heeft betaling op basis van documenten de voorkeur. Laat je door de bank adviseren over de betalingsvorm die het beste bij je transactie past.

9. Denk aan verzekeringen

Of je een goederentransportverzekering nodig hebt hangt af van de Incoterms® regel die je afspreekt met de leverancier. Een productaansprakelijkheidsverzekering is handig als je producten uit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) importeert. Of als je een product onder private label op de markt brengt. Als je leverancier betaling verlangt in andere valuta dan de euro loop je mogelijk valutarisico.

10. Doe wel of geen aangifte bij de douane

Standaardregel is dat je niet langs de douane hoeft als je importeert uit een lidstaat van de EU. Hierop gelden uitzonderingen. Waneer je producten importeert uit landen buiten de EU moet je de goederen voor invoer aangeven bij de douane.

11. Houd rekening met belastingen

Je betaalt geen invoerrechten voor producten die je importeert uit een EU-land. Check wel hoe het zit met de btw-regels binnen de EU. Invoerrechten betaal je meestal wel als je importeert uit landen buiten de EU. Hoeveel invoerrechten je betaalt hangt af van de goederencode van het product. Handelsverdragen zorgen er vaak voor dat je minder of geen invoerrechten betaalt. Naast eventuele invoerrechten betaal je btw bij invoer uit niet-EU-landen.

12. Inventariseer de importdocumenten

Als je producten uit het buitenland importeert heb je importdocumenten nodig. Bij importzendingen uit andere EU-landen is een transportdocument met factuur en paklijst vaak voldoende. Voor zendingen uit niet-EU-landen gelden vaak aanvullende documenten. Deze documenten vraag je aan bij je leverancier of bij andere (overheids)organisaties.

13. Maak een kostprijsberekening

Een kostprijsberekening maakt duidelijk welke kosten je maakt om het product naar Nederland te halen en welke prijs je moet vragen om er ook nog iets aan te verdienen. Directe kosten zijn kosten die direct bij het product horen, zoals de inkoopprijs, kosten voor transport en invoerrechten. Bij indirecte kosten horen je vaste bedrijfskosten, zoals reclamebudget, reiskosten en het salaris van personeel.

14. Leg afspraken vast

Heb je alle kosten en het hele importproces inzichtelijk en wil je een deal sluiten? Leg de afspraken met je leverancier bij voorkeur vast in een contract. Meestal zorgt de leverancier als verkopende partij voor het opstellen van een contract. Schakel een jurist in die het contract voor ondertekening toetst. Werk met een distributieovereenkomst of agentuurovereenkomst als je een structurele samenwerking aangaat als distributeur of handelsagent.

Heb je plannen om een product te importeren uit het buitenland? Lees alles over importeren, zoals regels voor allerlei producten en handige tips.
Marcel Hoebink

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers bij hun importplannen. Ik ben specialist op het gebied van importregels, invoerbelastingen, incoterms en importdocumenten. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage