Inspectie bij import: ander kwaliteitsbesef vormt risico

“Voor ons team is alles logisch. Wij weten precies hoe we het willen. En ook hoe het niet moet. Maar we zijn dan ook elke dag bezig met de fietsen en hebben allemaal een hart voor de BMX-sport. Voor de producent is dat een heel ander verhaal.” In een notendop vat Bisseling samen waarom het eigenlijk logisch is dat er soms fouten sluipen in de productie van de specifieke artikelen die hij nodig heeft.

Met zijn bedrijf Meybo verkoopt Bisseling alles voor de BMX-sport. “Onze fiets ontwikkelen we door. We blijven speuren naar verbeteringen en luisteren goed naar de feedback van sporters die ze gebruiken. Het 2021-model is het uitgangspunt voor de fiets van 2022. We passen tekeningen aan en communiceren veel met de producent. En toch zie je dat er in de aanloop van alles misgaat. Dan wordt er bijvoorbeeld ook iets aangepast aan de achterkant, terwijl we duidelijk aangeven dat alleen de voorzijde anders moet.”

Voor Bisseling is importeren zonder controles ondenkbaar, zeker waar het gaat om maatwerk. En zelfs met controles kan het misgaan, vertelt hij. “Ik kreeg een tekening opgestuurd van een wijziging van productiemachines. Ik gaf daar vlot mijn akkoord op maar had helemaal niet door dat er veel meer zou veranderen. Daarna kwamen de door mij bestelde truien binnen met een heel andere pasvorm dan voorheen. De spullen zijn teruggestuurd en aangepast.”

Kwaliteitsverschil

Als je net als Bisseling goederen importeert, of daarmee wilt starten, verwacht je dat je spullen een zekere kwaliteit hebben. Voldoen Aziatische leveranciers aan onze standaard? Ties Coolen draait er niet omheen: “Het kwaliteitsbesef is in Azië totaal anders.”
Zijn bedrijf QC China, Vietnam, India & Turkey doet met eigen, opgeleide kwaliteitsingenieurs inspecties in 4 grote productielanden.

Als eigenaar van We R Asia doet ook Jasper Delisse inspecties in Azië. Hij bevestigt de uitspraak van Coolen. “Wij, in Noord-Europa, zijn de meest veeleisende klanten die je kunt bedenken. Tegelijk zijn we misschien wel de minst interessante doelgroep voor de Chinese producent. Simpelweg omdat ze voor andere delen van de wereld, waar de kwaliteitseisen lager liggen, meer massa kunnen produceren. Ik denk dat van de 20 Chinese producenten, er misschien 1 of 2 kunnen voldoen aan onze wensen.”

Bij een order van 3.000 dollar kun je de gok gewoon nemen

Zowel Coolen als Delisse benadrukken dat het daarom belangrijk is dat ‘aan de voorkant’ alles goed geregeld is. Coolen: “Als je vooraf goede afspraken maakt, kun je veel problemen voorkomen. In feite moet je alles vastleggen in een goed en compleet inkoopcontract. Van de kleur tot de verpakking.”

Ook wijzen Coolen en Delisse op het gebruik van een zogenoemde golden sample. Dit is een perfecte uitvoering van jouw product, precies zoals je het wenst. In het beste geval bezitten producent, inspecteur en importeur een golden sample.

Weggegooid geld?

Ondernemen gaat niet zonder risico’s. Toch is het fijn als je bepaalde zorgen kunt loslaten. Een inspectie voordat je producten verscheept worden, draagt hieraan bij. De keerzijde is het financiële stuk. Een inspectie kost minimaal een halve dag en jij betaalt de uren, reistijd en onkosten.

“Bij een order van 3.000 dollar kun je de gok gewoon nemen. Dan heb je het over een relatief klein risico”, vindt Coolen. “Importeer je goederen met een inkoopwaarde vanaf zo’n 10.000 of 15.000 dollar, dan verdient een inspectie zich terug.”

Coolen weet dat er genoeg importeurs zijn die ‘blind bestellen’. “Dat gaat ook vaak goed.” Toch kan hij genoeg redenen noemen die voor een inspectie pleiten. “Als je een vracht ontvangt die niet voldoet, heb je een flinke schadepost. Je kunt de spullen misschien niet verkopen. De kosten voor transport zorgen voor nog meer verlies en dan heb je nog het afbreukrisico. Want als je spullen niet deugen, heb je in no-time slechte reviews. Of je moet je klant nee verkopen.”

Een andere reden ligt volgens Coolen bij het productieproces. Zelfs als dat eenmaal soepel loopt. “Het personeelsverloop in China is met 23,8% momenteel erg hoog. Daarmee wordt het risico dat nieuwe mensen fouten maken bij jouw productie groter.”

Missers

Dat het goed mis kan gaan, blijkt uit praktijkvoorbeelden. “Shirts met mouwen die 30 centimeter te kort zijn. Keukengerei dat beschimmeld in een doos zit”, begint Coolen.

En soms is het probleem ingewikkelder, vertelt Delisse: “Wij ontdekten pas dat er problemen waren met een spiegel die een klant had besteld. Die spiegel toont video’s, animaties en instructies om thuis een sportles te doen. In plaats van in de sportschool dus. Alleen de software van onze klant werkte niet op die spiegel.” De order kon toch doorgaan toen een onderdeel in de spiegel werd aangepast. “En dat is waar je op hoopt. Dat je inspectie het verschil maakt en dat producent en importeur uiteindelijk allebei blij zijn.”

Controles in de praktijk

Met een controle voor transport kun je als importeur een flinke schadepost voorkomen. Maar wanneer controleer je? En hoe gaat dat in de praktijk?

Voorafgaand aan het productieproces kun je het gebruik van de juiste grondstoffen en materialen checken (first article inspection), tijdens het productieproces controleer je op defecten (during production check) en als je order grotendeels klaarstaat kun je nagaan of je wel krijgt wat je hebt besteld. Laatstgenoemde variant wordt pre-shipment inspection genoemd. “Hierbij bekijkt een opgeleide kwaliteitsinspecteur of het eindproduct in orde is en of de verpakkingen volgens afspraak zijn. Je productie is dan volledig klaar en minstens 80% van je order is al ingepakt”, vertelt Coolen.
“Welke inspectie je laat uitvoeren, hangt bijvoorbeeld af van je product. Zit je in de mode, of importeer je tuinartikelen, dan wil je misschien tijdens de productie al nagaan of alles goed loopt. Je wilt de afgesproken deadline halen zodat je niet ná het seizoen geleverd krijgt.”

Controle tijdens laden

Controle is ook nog mogelijk bij het laden van jouw goederen (container loading check). Een inspecteur ziet erop toe dat je goederen goed verpakt zijn, netjes in een container worden geplaatst en dat de container zelf in orde is. “Dat is niet vanzelfsprekend”, zegt Coolen die vooral met de huidige schaarste ziet dat importeurs al lang blij zijn als er een container beschikbaar is. “Soms zijn ze echt vies, nat of stuk. Dat is niet handig als er bijvoorbeeld televisies in de container gaan. Maar producenten willen elke container die beschikbaar komt benutten. Anders blijven ze met voorraad zitten en dat kost geld.”

Controle producent

Behalve inspecties rond het productieproces en het transport kun je ook een controle laten uitvoeren op je producent en zijn fabriek (factory audit). Hiermee ontdek je bijvoorbeeld meer over de werkomstandigheden, de staat van aanwezige machines en hoe je producent omgaat met zaken als milieu en duurzaamheid.

Zo werkt een inspectie

Een inspectie gaat op afspraak. “De producent weet hoe de producten klaar moeten staan voor controle. De inspecteur selecteert uiteraard zelf de dozen die hij opent”, benadrukt Delisse die met een praktijkvoorbeeld schetst wat er vervolgens gebeurt. “Bij een fiets bijvoorbeeld, testen we de kwaliteit van de lak. De inspecteur laat van een hoogte een metalen balletje op het frame vallen. De lak moet daar tegen kunnen.”

Soms zijn inspecties ingewikkelder. Dan is bijvoorbeeld onderzoek in een laboratorium nodig om te ontdekken of de juiste legering is gebruikt voor een metalen product of onderdeel. Of je handelswaar moet een langdurige test ondergaan. “Bij ladegeleiders bijvoorbeeld. Die moeten, en ik noem nu maar een getal, zonder gebreken minimaal 200.000 keer open en dicht kunnen.”

Afgekeurd

Of een inspectie positief of negatief uitpakt, bepaalt een inspecteur aan de hand van de AQL-norm. De Acceptance Quality Limit (AQL) is een internationale standaard die zorgt voor een gewogen oordeel na een inspectie. Vooraf is al duidelijk hoeveel producten de inspecteur controleert en hoeveel kleine en grote fouten hij accepteert. “Daarbij weegt een kras op een verpakking minder zwaar dan een kras op het tv-scherm zelf”, vertelt Coolen. Naast de AQL kun je als importeur aanvullende eisen stellen aan een inspectie.

Wanneer een keuring goed verloopt is er niets aan de hand en ben je binnen enkele weken de tevreden eigenaar van een lading gloednieuwe producten. Zijn er twijfels of pakt de keuring niet goed uit, dan is de keuze aan jou als importeur. Zowel bij Quality Control als bij We R Asia volgt dan overleg over een oplossing. Afhankelijk van de situatie kun je denken aan nieuwe productie, korting, herstel of annulering van de order.