Samples importeren

Soms zijn buitenlandse leveranciers bereid om gratis samples (monsters of stalen) te leveren van hun producten. Met een sample ga je na of er in jouw afzetmarkt behoefte is aan het product. Importeer je samples uit een land buiten de Europese Unie (EU)? Dan gelden er douaneregels.

Behoefte en kwaliteit

Voordat je een grote bestelling plaatst bij een buitenlandse leverancier is het fijn te weten of jouw (toekomstige) klantenkring op het product zit te wachten. Met productsamples kan je dit op een goedkopere manier nagaan. Samples zijn geen handelsgoederen. Ze zijn alleen bestemd voor het verwerven van eventuele toekomstige orders. Met een sample zie je ook of het product voldoet aan jouw kwaliteitseisen en eventueel aan de geldende producteisen. Ook zijn samples geschikt om producten van verschillende leveranciers te vergelijken.

Voorwaarden

Vraag vooraf aan de leverancier of hij voorwaarden stelt aan het verstrekken van samples. Mag je ze bijvoorbeeld houden of verwacht hij ze weer terug na een bepaalde tijd? Let er ook op dat een gratis proefzending jou niet automatisch verplicht tot een aankoop. Niet elke leverancier is bereid gratis samples te leveren. Dit hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel ervan.

Vrijstelling van invoerbelasting

Binnen de EU geldt een vrij verkeer van goederen. Je hoeft niet langs de Douane als je gratis samples ontvangt van een leverancier. Je hoeft ook geen invoerrechten en btw te betalen. Ontvang je samples van leveranciers uit derde landen (landen buiten de EU)? Dan geldt douanewetgeving. Je hoeft in principe voor samples uit derde landen geen invoerrechten en btw te betalen. Het moet dan wel gaan om samples van een beperkte hoeveelheid en waarde. De samples mag je ook niet verkopen. Ze zijn alleen bedoeld voor het werven van bestellingen. Daarom mag de Douane eisen dat samples ongeschikt worden gemaakt voor verkoop. Bijvoorbeeld door, in het geval van een kledingsample, een gat te maken in het kledingstuk.

Proformafactuur

Bij de invoer van samples uit derde landen moet het voor de Douane duidelijk zijn dat het een samplezending betreft. De buitenlandse leverancier kan daarom een proformafactuur bijvoegen en daarin een zin opnemen als 'Sample shipment with no commercial value’. Zo is voor de Douane bij invoer duidelijk dat het niet om een commerciële zending gaat. Wel moet op de proformafactuur de waarde van de sample(s) vermeld staan. Ook al krijg je de sample(s) gratis, een sample is een product en een product vertegenwoordigt voor de Douane altijd een waarde. Verder moet op de invoeraangifte een code (C30) staan waaruit blijkt dat het gaat om een vrijstellingszending (vrijstelling van invoerrechten en btw voor ingevoerde monsters van onbeduidende waarde voor klantenwerving). Meestal verzorgt de vervoerder of douane-expediteur de invoeraangifte bij de Douane.

InfoPage