Incoterms®. ‘Wat je niet wilt, is gedoe’

Wanneer je Incoterms® verkeerd gebruikt kan dit je geld kosten. Bijvoorbeeld een flinke schademelding. Incoterms® zijn internationale regels voor leveringsvoorwaarden. Sonja van Hall is eigenaar van Jurimpex en docent bij de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). Haar advies aan bedrijven: maak vooraf duidelijke afspraken over welke Incoterms® je gebruikt. “Dit voorkomt een hoop gedoe.”

Incoterms® staat voor International Commercial Terms. De International Chamber of Commerce (ICC) maakt deze. Met Incoterms® maak je duidelijk wat je rechten en plichten als koper of verkoper zijn als je de afspraken uit een koopovereenkomst uitvoert. Het gaat dan over het vervoer van je producten en het verzekeren van het transport. En over wie de kosten betaalt en aansprakelijk is voor het vervoer. Je ziet in de video 'Alles wat je moet weten over Incoterms®' hoe Incoterms® werken. 

Risico’s

Wanneer je Incoterms® verkeerd toepast loop je risico’s. Dit kost je soms veel geld. Van Hall noemt drie risico's.

1. Flinke schademelding

Een verzekering dekt geen schade aan producten tijdens het transport wanneer je iets anders doet dan je afspreekt. “Een verzekeringsmaatschappij kijkt bij een schademelding altijd eerst naar wat je afsprak. Als je iets anders doet dan wat op papier staat, dan keert de verzekeraar niet uit”, waarschuwt Van Hall.

“Spreek je EXW af, maar laad je producten zelf in de vrachtwagen? Het is dan onduidelijk wie het risico loopt wanneer de pallet tijdens het laden valt. En de producten beschadigen. Volgens de regels bij Incoterms® EXW is het laden op de vrachtwagen voor risico van de koper. De chauffeur van de vrachtwagen had dit voor de koper moeten doen. Nu dit anders is zullen koper naar verkoper naar elkaar wijzen voor het regelen van de schade.”

“Je mag als partij meer doen dan je met Incoterms® afspreekt. Het is verstandig dat je de extra service dan opneemt in je koopovereenkomst. En dat de kosten en het risico voor de andere partij zijn”, geeft Van Hall als tip mee.

Een Incoterm® verkeerd gebruiken, kost je mogelijk je winstmarge.

2. Te lage winstmarge

Je loopt ook risico op een te lage winstmarge. De verkoopprijs hangt namelijk af van de afgesproken Incoterms®. Van Hall legt uit hoe dit zit. “Geef je een EXW-prijs in je offerte aan, maar lever je in de praktijk Delivered Duty Paid (DDP)? Dan komen bovenop je verkoopprijs nog transportkosten en export- en importkosten. En kosten voor documenten aanvragen. Ook de invoerrechten betaalt de verkoper. Dit kan je zelfs je hele winstmarge kosten.”

3. Onterecht naleveren

Een ander risico is dat je zonder goede reden opnieuw producten stuurt. Tijdens het transport ontstaat de meeste schade bij het laden of overladen van goederen. Ontstaat er schade nadat je als verkoper aan je plichten hebt voldaan? Dan vraagt de koper de geleden schade terug bij diens eigen verzekeringsmaatschappij. Of bij de vervoerder. “In de praktijk leveren veel bedrijven toch nieuwe producten aan hun koper, zonder dat ze dit verplicht zijn. Dit kost onnodig veel geld”, ziet Van Hall in de praktijk.

De beste Incoterms®

De beste Incoterms®-regel bestaat niet. Misschien heb je zelf een favoriet. Het is vooral een samenspel tussen wensen van je klant en wat je zelf wilt en kunt bieden, vindt Van Hall. “Wanneer je klant zich niet met het transport wil bemoeien, dan kom je niet met EXW aan. Je klant verwacht dan meer service van je.” Van Hall adviseert dan ‘D-termen’. Dit zijn Delivered at Place (DAP), Delivered at Place Unloaded (DPU) en Delivered Duty Paid (DDP). “Extra service leveren geeft je een concurrentievoordeel.”

De andere kant van meer service bieden, is dat je zelf meer moet doen. Van Hall geeft een voorbeeld. “Wanneer je met DDP aan je Amerikaanse klant levert, betekent dit ook dat je de import in de VS doet. En rekening houdt met alle plaatselijke wetten en regels. Dat is ingewikkeld en zorgt voor extra administratieve lasten. De vraag is of je dit wilt en kunt waarmaken.”

Praktijk: EXW is meestal FCA

Bij Incoterms® Ex Works (EXW) gaat het vaak mis. Je hebt als verkoper bij EXW geen plicht tot het laden van goederen. Dit gebeurt in de praktijk vaak wel. De koper moet een vrachtwagen regelen die de producten bij de verkoper ophaalt. De chauffeur van deze vrachtwagen laadt de producten daarna op de wagen. Van Hall herkent dit. “De meeste Nederlandse bedrijven spreken de Incoterm® EXW af met hun koper. In veel gevallen laden verkopers zelf en doen dus iets anders dan ze afspreken. Ze kunnen dan beter Free Carrier (FCA) afspreken. En dan als plaats van levering hun eigen locatie, zoals het magazijn.”

Gewoonterecht

Van Hall legt de nadelige gevolgen van een oude gewoonte uit. “Wanneer je al jaren een Incoterms®-regel verkeerd gebruikt, ontstaat er ‘gewoonterecht’. Kom je er met je klant niet uit, dan komt een schademelding soms voor de rechter. In het laatste geval kijkt een rechter naar wat je in het verleden deed. En neemt met deze informatie een beslissing. Door dit gewoonterecht beoordeelt de rechtbank misschien niet wat er op papier staat. Maar wel wat je de afgelopen jaren echt deed.”

Schade melden

Bij gemelde schades kijkt de verzekeringsmaatschappij altijd naar de afgesproken Incoterms®. En keert alleen uit wanneer je als melder zelf verantwoordelijk bent voor het risico. Het maakt niet uit wie de verzekering betaalt, wél wie het risico loopt.

Van Hall geeft een voorbeeld. ”Bij Cost Insurance Freight (CIF) en Carriage and Insurance Paid To (CIP) betaalt de verkoper de kosten voor verzekering voor de koper. Bij deze Incoterms® loopt de koper voor het belangrijkste deel het risico en moet daarom zelf de schade melden. Als verkoper ga je naar je verzekeringsmaatschappij, maar de koper is de partij die het geld krijgt. Hier hebben verzekeringsmaatschappijen speciale polissen voor.”

Voorkom problemen

Van Hall adviseert dat bedrijven hun personeel trainen op het juiste gebruik van Incoterms®. “Niet alleen de verkoopafdeling, ook medewerkers van de inkoop- en logistieke afdeling en de backoffice. Zo voorkom je dat degene die een contract uitvoert tegen problemen aanloopt, door wat een andere afdeling -niet goed- heeft geregeld. Iedereen hoort tijdens zo’n training dezelfde informatie op hetzelfde moment. Je voorkomt hiermee gedoe.”

Extra service geeft je een concurrentievoordeel. Maar wil en kun je dat waarmaken?

Controle over transport

Soms wil je zelf controle hebben over het transport. Bijvoorbeeld wanneer je verkochte goederen snel van je terrein af wilt hebben. Van Hall legt dit uit. “Met EXW of FCA-1 bepaalt de tijd dat de vrachtwagen van je klant aankomt het laden van je producten. Komt deze niet of te laat, dan raakt je eigen terrein vol. Wat je niet wilt. Kies dan voor Incoterms® uit de ‘C-groep’.”

Dit zijn Carriage Paid To (CPT), Carriage and Insurance Paid To (CIP), Cost and Freight (CFR) en Cost Insurance and Freight (CIF). “Het risico gaat dan wel over op de koper, maar met je eigen vervoerder houd je grip op het vervoer.” Incoterms® FCA 2020 kent twee soorten. De begrip FCA-1 noem je ook wel FCA-A. FCA-2 noem je ook wel FCA-B.

Incoterms® en dropshipping

Gebruik je Incoterms® bij internationale dropshipping? Je koopt dan bijvoorbeeld producten bij je leverancier in Vietnam en laat deze direct bezorgen bij je klant in de Verenigde Arabische Emiraten. Incoterms® goed gebruiken is dan lastig. Je kunt dan de Incoterms® van je leverancier gebruiken. Met de afspraak CIF inkopen kan CIF verkopen eigenlijk niet mis gaan. De verkoper zorgt dan voor de uitvoeraangifte bij diens douane en het document voor zeevervoer.

Let op: de naam van je leverancier staat op de documenten. Je klant ziet dit en kan dan direct bij je leverancier bestellen. De klant slaat jou over. Van Hall heeft hiervoor een tip. “Een andere mogelijkheid is FCA haven Vietnam inkopen en CIF verkopen. Laat de goederen dan ophalen bij je leverancier, FCA-1. Of laat ze tot aan de vertrekhaven van je leverancier brengen, FCA-2. Je regelt het zeevervoer en je naam staat op de Bill of Lading. Zo weet je klant niet wie je leverancier is.”