Internationaal ondernemen

Internationale offerte, deze afspraken leg je vast

Een internationale offerte voor je product maakt deel uit van je zakelijke contact met buitenlandse afnemers of leveranciers. De offerte is een voorstel tot leveren van producten. In dit artikel lees je welke soorten offertes er zijn en welke afspraken je via een offerte vastlegt met een toekomstige buitenlandse zakenpartner.

Je kunt een internationale offerte uitbrengen aan een potentiële buitenlandse klant of je vraagt deze aan bij een nieuwe buitenlandse leverancier. Een offerte bevat verschillende onderdelen waaronder informatie over producten, prijzen, vervoer en levertijden.

Soorten offertes

Er zijn 2 soorten offertes:

  • Vaste offerte.
    Een vaste offerte is geldig tot een bepaalde datum. Tijdens deze periode ben je als leverancier verplicht tot het nakomen van je aanbod. Je mag niet terugkomen op je voorstel voordat de geldigheidsduur afloopt.
  • Vrijblijvende offerte.
    Een vrijblijvende offerte heeft geen geldigheidstermijn. De potentiële koper hoeft de offerte dus niet voor een bepaalde datum te accepteren. Zolang de koper de offerte niet aanvaardt, mag je als leverancier het aanbod tussentijds aanpassen. Je verhoogt bijvoorbeeld tussentijds de verkooprijs door een prijsstijging van de grondstoffen die in je product zitten. Ook mag je als leverancier een vrijblijvende offerte intrekken.

Als een potentiële klant het aanbod van een leverancier accepteert, ontstaat een overeenkomst. Akkoord gaan met de offerte gebeurt meestal door het plaatsen van een handtekening. Accepteren mag ook mondeling. Bij problemen kun je alleen nergens op terugvallen. Een schriftelijk geaccepteerde offerte is dan beter, omdat je juridisch sterker staat.

Inhoud van de offerte

Wees als leverancier duidelijk in je offerte. Stel je offerte op in een taal die je klant begrijpt. Doordat je klant in het buitenland zit heeft een internationale offerte extra aandachtspunten. Ook als je zelf een offerte uit het buitenland ontvangt moet je precies weten wat je samen afspreekt. Deze 15 onderdelen staan op een internationale offerte.

1. Bedrijfsgegevens

Jouw contactgegevens en die van je mogelijke buitenlandse klant moeten op de offerte staan. Dit zijn bedrijfsnaam, adres, woonplaats en land. Zet ook je KVK-nummer en je btw-identificatienummer op de offerte. Vaak staan deze gegevens al in je briefhoofd.

Vraag je klant vooraf naar het registratie-of inschrijfnummer van zijn bedrijf. Controleer dit nummer in het buitenlandse register. Bij een levering binnen de EU check je eenvoudig het btw-identificatienummer van je klant of leverancier. Kloppen deze gegevens? Vermeld de nummers dan bij de bedrijfsgegevens van je klant in de offerte.

2. Datum en geldigheid offerte

Als je met een informatiesysteem zoals ERP werkt geeft het systeem automatisch een offertenummer en datum. Bij een handmatige offerte vermeld je zelf een datum en nummer. Op een vaste offerte zet je een geldigheidstermijn. Omdat een vrijblijvende offerte geen geldigheidstermijn heeft, doe je in dit geval een ‘vrijblijvend voorstel’.

3. Exacte productomschrijving

Vaak verkoop je een product via een catalogus of website. Je koper ziet het product vooraf meestal niet. Op je offerte moet duidelijk staan welk product je aanbiedt. Voeg technische specificaties als typenummer, tekeningnummer, afmeting, kleur, et cetera, en kwaliteitsaanduidingen per artikel toe. Zo weet de klant zeker dat het om het juiste product gaat. Hiermee voorkom je bij een eventuele levering misverstanden over bijvoorbeeld een verkeerde kleur, verschil in prijs of specificatie van het product. Dit scheelt je een retourzending.

4. Hoeveelheid

Geef aan hoeveel producten je aanbiedt. Vermeld de hoeveelheid in stuks, liters of in een andere maatstaf.

5. Extra documenten nodig

Het aanvragen en verzenden van benodigde documenten kost ook geld. Deze kosten verhogen je prijs en maken deel uit van je kostprijsberekening bij export. Ze komen in je offerte terug. Binnen de EU heb je meestal genoeg aan een factuur, een paklijst en een vervoersdocument. Doe je zaken buiten de EU dan heb je meestal extra documenten nodig.

6. HS-code

Als je goederen verstuurt naar of ontvangt uit een land buiten de EU heb je een goederen- of HS-code nodig. De goederencode van een product bepaalt het tarief van invoerrechten in het invoerland. Ook bepaalt de code welke extra documenten je nodig hebt voor de export en import van deze goederen. Dit kun je nagaan in Access2Markets.

7. Land van oorsprong

Bij het zakendoen met niet-EU-landen kun je het land van oorsprong in de offerte vermelden. Dit is het land waar jouw product geproduceerd is. Je klant kan zo onderzoeken of er handelspolitieke maatregelen zoals sancties gelden op producten uit het oorsprongsland. Is er een handelsverdrag tussen de EU en het land van je klant dan betaalt hij meestal minder of geen invoerrechten. De producten moeten dan wel van preferentiële oorsprong zijn uit de EU. Dit betekent dat ze gemaakt zijn in de EU en voldoen aan de regels om de EU-oorsprong te krijgen. Dit toon je bijvoorbeeld aan met een EUR.1-document of een factuurverklaring.

Als je importeur bent, betaal je meestal minder of geen invoerrechten voor producten van preferentiële oorsprong uit een verdragsland. In dat geval heb je van je buitenlandse leverancier uit het verdragsland een oorsprongsdocument- of verklaring nodig.

8. Prijs en valuta

Geef duidelijk de productprijs en valuta aan in je offerte. Als je prijs is uitgedrukt in een andere valuta dan de euro hebben valutaschommelingen gevolgen voor je productprijzen. Bepaal vooraf hoelang je een valutarisico wilt lopen en zet een geldigheidstermijn op je offerte. Met een vrijblijvende offerte mag je als leverancier de prijzen tussentijds aanpassen.

9. Verpakking

Vermeld hoe je de goederen verpakt. Een goede verpakking moet tijdens het transport aan allerlei verpakkingseisen voldoen. Zo voorkom je mogelijke schade. Ook kunnen voorschriften gelden voor het gebruik van verpakkingsmateriaal en symbolen op de verpakking. Voor houten verpakkingen als pallets, kisten en stuwhout geldt bijvoorbeeld voor veel landen ISPM15, een internationale standaard gericht op het voorkomen van de verspreiding van levend ongedierte tijdens het transport.

Als de aangeboden verpakking niet klopt met de eisen van je klant of het bestemmingsland, kun je nu al ingrijpen en een andere verpakkingsvorm aanbieden. RVO informeert je over de product- en verpakkingseisen in andere landen.

10. Vervoerswijze

Transport gaat over de weg, per spoor, over water of door de lucht. Elke vervoerswijze heeft voor- en nadelen op het gebied van snelheid, flexibiliteit en kosten. Zet in de offerte hoe jij het vervoer voor je klant regelt. Andersom kun je je vervoerswensen ook kenbaar maken richting je leverancier.

11. Vermelden van Incoterms®

Incoterms® zijn gestandaardiseerde internationale transportafspraken. Door het afspreken van een Incoterms®-regel is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer en wie op welk moment het risico draagt van schade tijdens het vervoer. De Incoterms®-regel vermeld je als leveringsconditie of ‘Term of delivery’. Geef duidelijk aan welke Incoterms®-versie je gebruikt, die van 2000, 2010 of 2020.

12. Levertijd

Je klant wil vooraf weten wanneer hij de producten in huis heeft. Vermeld daarom de levertijd in de offerte. Als je uitgebrachte offerte een order wordt, bevestig je nogmaals de levertijd aan je klant.

13. Betalingsvorm

Geef aan hoe en wanneer je de betaling van de goederen wilt ontvangen. Betalen kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via een Letter of Credit of vooruitbetaling. Vaak is dit geen vast gegeven en kun je hierover onderhandelen.

14. Garantie

Als je producten aan andere bedrijven verkoopt gelden er garantieregels. Bijvoorbeeld als het product binnen een bepaalde termijn niet goed werkt of kapot is. Je kunt de garantietermijn en -voorwaarden in je offerte vermelden. Of je vermeldt de garantieregels in je algemene voorwaarden.

15. Algemene voorwaarden

In je algemene voorwaarden beschrijf je regels over onder andere betaling, levertijd en garantie. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Je voorkomt wel een hoop gedoe bij problemen. Je kunt dan ergens op terugvallen. Als je voorwaarden bij KVK gedeponeerd zijn, kun je hier in je offerte naar verwijzen. Of je voegt je voorwaarden als bijlage aan de offerte toe. Evofenedex biedt uitgebreide informatie over het gebruik van algemene voorwaarden. Betrek een jurist bij het opstellen of checken van algemene voorwaarden als je internationaal zakendoet.

Voorbeeldofferte

Heb je behoefte aan een voorbeeldofferte? Download dan deze internationale offerte. Er is ook een voorbeeld van een orderbevestiging.

Ga jij je grenzen verleggen en van start in het buitenland? Doe inspiratie op en lees alles over Internationaal ondernemen.
Marcel Hoebink

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers bij hun importplannen. Ik ben specialist op het gebied van importregels, invoerbelastingen, incoterms en importdocumenten. Mijn kennis deel ik via KVK.nl, nieuwsbrieven en social media.

InspiratiePage
Internationaal