Internationaal ondernemen

Legalisatie bevestigt een hand­tekening en is soms verplicht

Een legalisatie is een bevestiging van wie een bepaald document heeft getekend. Door een handtekening op een document te legaliseren maak je het document geschikt voor gebruik in het buitenland. Sommige landen verplichten de legalisatie. Ontbreekt de legalisatie, dan blijven je goederen aan de grens staan. In dit artikel lees je wanneer een legalisatie nodig is, voor welke documenten dit geldt en hoe je een legalisatie bij KVK aanvraagt.

Verschillende organisaties legaliseren Nederlandse documenten. KVK legaliseert zakelijke- en handelsdocumenten, zoals een handelsfactuur of leaseverklaring. KVK legaliseert documenten waarvan de legalisatie is voorgeschreven door het land van bestemming. Er zijn ook documenten die KVK niet legaliseert. De volgende onderwerpen komen aan bod:

Met een legalisatie van een handtekening bevestigt KVK digitaal dat de handtekening is geplaatst door een tekenbevoegde van het bedrijf of organisatie van wie het document afkomstig is. De tekenbevoegde is eigenaar of directeur van het bedrijf of bestuurder van de organisatie. Je kunt als bedrijf of organisatie ook een medewerker machtigen.

Legalisatie nodig

Voordat je een verkooporder afsluit met je buitenlandse afnemer, zoek je in de Access2Markets-database op welke documenten je voor het bestemmingsland nodig hebt. Met deze documenten kan de buitenlandse douane je goederen inklaren in het bestemmingsland. Zo helpt een handelsfactuur de douane bij het bepalen van de douanewaarde van je zending. Op basis van deze douanewaarde betaalt je klant invoerrechten.

In Acces2Markets staat ook of legalisatie van documenten verplicht is en wie dit moet doen. Soms moeten documenten ook vertaald worden.

Voordat je de Access2Markets-database gebruikt heb je een HS-code van je producten nodig: een indelingscode van de douane. In de database vul je in waar je goederen vandaan komen en waar ze heen gaan. Hierna klik je op ‘zoeken’. Je ziet dan de procedures en formaliteiten die voor het land van bestemming gelden. De vereiste documenten vind je bij ‘algemeen’ en ’specifiek’. Ook vind je hier of een legalisatie verplicht is.

Consulair Dienstencentrum

Nadat KVK een document legaliseert is soms ook een legalisatie nodig door het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Er zijn landen die hierna nog een derde legalisatie door hun eigen ambassade in Nederland eisen. Dit geldt bijvoorbeeld voor China en Arabische landen, zoals Egypte, Koeweit en Jordanië.

Inhoud van het document

Een legalisatie bevestigt alleen wie het document heeft getekend. Toch mag je niet zomaar alles in je te legaliseren document zetten. Zo zijn verklaringen over geloof of ras niet toegestaan. Overleg vooraf met KVK of je document gelegaliseerd kan worden.

Leaseverklaringen of berijdersverklaringen

Een leaseverklaring of berijdersverklaring is een verplichte toestemming voor het gebruik van een lease- of huurauto in het buitenland. Onder meer Marokko, Turkije, Tunesië, Oekraïne, Rusland, Wit-Rusland en Algerije vragen om een gelegaliseerde leaseverklaring of berijdersverklaring.

Aanvragen

Je vraagt een gelegaliseerde leaseverklaring op bij je leasemaatschappij. Een gelegaliseerde berijdersverklaring vraag je op bij je autoverhuurbedrijf. Je kunt dit niet zelf doen bij KVK. Het bedrijf doet dit in opdracht van jou en berekent de kosten aan je door.

Voor Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland geldt dat de rechtbank, na legalisatie door KVK, hierop een zogeheten apostille zet. Voor Algerije geldt dat na legalisatie door KVK het CDC de verklaring legaliseert waarna het document ook nog door de Algerijnse Ambassade of het Consulaat gelegaliseerd moet worden.

KVK legaliseert deze documenten niet

Documenten van Nederlandse overheidsorganisaties kun je vaak rechtstreeks laten legaliseren door het CDC. Onderstaande documenten worden regelmatig aangeboden bij KVK maar legaliseert KVK niet:

1. KVK Handelsregisterproducten

Een uittreksel van KVK of afschriften van een gedeponeerde jaarrekening van een bedrijf zijn al door KVK gewaarmerkte documenten. Is hiervoor toch een extra legalisatie nodig? Bied deze dan rechtstreeks aan bij het CDC.

2. Free sale certificaat en food/nonfood-verklaringen

Landen kunnen bij import van producten vragen om een free sale certificaat of food/nonfood-verklaring. Bijvoorbeeld voor cosmetica. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze. Het laten legaliseren van een zelfgemaakte verklaring van een bedrijf is niet mogelijk.

3. Medicijnregistatie EMA

Landen kunnen bij de import van medicijnen een bewijs vragen dat je medicijn geregistreerd staat bij het Europese Agentschap voor Medicijnen (EMA). Het EMA geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze op verzoek.

4. Diploma’s

Als je in een ander land gaat werken of studeren kan je werkgever of onderwijsinstelling vragen om een gelegaliseerd diploma. Hiermee laat je in het buitenland zien dat je Nederlandse diploma echt en erkend is. Je laat je diploma meestal eerst legaliseren bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Daarna heb je een apostille van de rechtbank nodig of een legalisatie door het CDC.

5. Force majeure-verklaring

In verkoopcontracten kan een voorwaarde staan over overmacht en welke gevolgen dit voor de overeenkomst heeft. DIt noem je force majeure. Een leverancier levert dan bijvoorbeeld geen goederen door overmacht zoals een natuurramp of oorlog. Geen enkele organisatie legaliseert een verklaring hierover.

6. Vervoersdocumenten

Een vervoersdocument is een overeenkomst tussen de opdrachtgever en een vervoersbedrijf. Bijvoorbeeld een Bill of Lading of CMR. Legalisatie van vervoersdocumenten is niet verplicht.

7. Apostille

Nederlandse rechtbanken legaliseren ook documenten, bijvoorbeeld met een apostille. Een apostille is een stempel of sticker die aantoont dat de handtekening op het document echt is. Je vraagt een apostille bijvoorbeeld aan voor oprichtingsaktes van besloten vennootschappen of documenten van rechtelijke instanties, zoals het Openbaar Ministerie, griffiers of gerechtsdeurwaarders. Een apostille is niet bedoeld voor handelsdocumenten of douaneformaliteiten. Je kunt een apostille alleen aanvragen voor landen die meedoen aan het apostilleverdrag.

Aanvragen legalisatie

Je vraagt een legalisatie van een document digitaal aan bij KVK. KVK zet als waarmerk een digitale stempel met datum en handtekening op het document.

KVK stuurt je maandelijks een verzamelfactuur voor de afgiftekosten, de zogeheten leges. De leges voor 2023 zijn:

  • legalisatie: 10,55 euro
  • kopie legalisatie: 1,05 euro

Heb je vragen over de legalisatie van documenten? Neem contact met ons op via 088 585 15 85 (kies optie 4).

Marco van Hagen

Als KVK-adviseur en spreker ben ik gespecialiseerd in internationaal ondernemen. Mijn focus ligt bij douane-zaken, import, export, accijns, btw, invoerrechten, in- en uitvoerdocumenten en Brexit. Via blogs en social media deel ik mijn kennis.

InspiratiePage
Internationaal