Internationaal ondernemen

Vervoersdocumenten: CMR, Bill of lading, CIM en Air Waybill

Elk vervoersmiddel heeft zijn eigen vervoersdocument. Zo spreek je bij wegvervoer over CMR, bij zeevervoer van een Bill of lading, bij spoorwegvervoer over CIM en bij luchtvervoer over een Air Waybill. Een vervoersdocument bewijst wie, wanneer, welke hoeveelheid aan producten heeft afgeleverd.

Een goed ingevuld vervoersdocument zorgt voor een vlotte doorgang van je goederen bij inspectie van politie of douane. In dit artikel lees je meer over de diverse documenten en krijg je praktische tips.

CMR of vrachtbrief

Vervoer over de weg

Als je goederen over de weg vervoert, heb je een vrachtbrief nodig. Hierin leg je de afspraken tussen afzender en vervoerder vast. Verder dient de vrachtbrief als ontvangstbewijs van de goederen; eerst voor de vervoerder en hierna voor de geadresseerde. Een vrachtbrief is ook een bewijsstuk voor eventuele schade tijdens het vervoer.

Wetgeving

De Wet Wegvervoer goederen regelt binnenlands vervoer. In het CMR-verdrag staan regels voor internationaal vervoer. CMR staat voor ‘Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route’. De internationale vrachtbrief heet daarom ook wel CMR.

Inhoud CMR-vrachtbrief

De wetgeving geeft aan wat er minimaal in een vrachtbrief moet staan. Zoals de naam van de opdrachtgever, de naam van de vervoerder en ophaal- en afleveradressen.
Shula Stibbe, algemeen secretaris van Stichting Vervoeradres noemt nog een belangrijk punt: “In het CMR-verdrag staat ook het maximale bedrag dat de vervoerder vergoedt als goederen beschadigd of kwijt zijn. Dit bedrag is ongeveer 10 euro per kilogram. Vaak zijn de goederen meer waard. Het risico op schade kun je dan indekken via een transportverzekering.”

Strengere controle

De gegevens in de CMR-vrachtbrief moeten kloppen. Hierop handhaaft de politie en de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Stibbe waarschuwt: “De nationale wetgeving is vanaf 1 januari 2021 aangescherpt. Daardoor controleren politie en ILT meer. Als de gegevens niet juist zijn, riskeer je als vervoerder en als afzender een boete.”

Aanvullende condities

Vervoerders kunnen, aanvullend op de CMR-condities, Algemene Vervoerscondities uit de AVC2002 van toepassing verklaren. Dan moet op de CMR-vrachtbrief een verwijzing naar de AVC2002 vermeld zijn. De Stichting Vervoersadres stelt de AVC-condities op. Deze voorwaarden regelen belangrijke zaken die niet in het CMR-verdrag staan, zoals wie moet laden en lossen.

Hoe ziet een CMR-vrachtbrief eruit?

De vorm van een vrachtbrief is vrij. Stibbe adviseert bestaande standaardformulieren te gebruiken. Zoals de standaard vrachtbrief voor binnenlands vervoer van de Stichting Vervoeradres. Of de CMR-vrachtbrief naar het model van de IRU, de International Road Transport Union. “Bij een schadeclaim bewijs je met een zelf opgestelde vrachtbrief moeilijker of de schade tijdens het transport is ontstaan. Bovendien herkennen alle betrokken partijen, zoals politie en ILT, de standaard vrachtbrief direct.”

“Je kunt ook al gebruikmaken van digitale CMR-vrachtbrieven”, tipt Stibbe. “Steeds meer bedrijven doen dit. Voor het digitaliseren moet je wel investeren in software, hardware en opleiding.”

Bill of Lading (B/L) of connossement

Voor zeetransport en binnenvaart gebruik je een Bill of Lading (B/L), ook wel connossement genoemd. Dit document is een schriftelijke overeenkomst waarin de vervoerder bevestigt dat hij goederen in ontvangst neemt en voor vervoer naar een afgesproken bestemming zorgt.

Eigendom

Het document bestaat uit meerdere originele stukken en vertegenwoordigt de goederen. Dit betekent dat je met de complete set eigenaar bent van de goederen. Wanneer je de B/L verkoopt, verkoop je ook de goederen. Een vervoerder maakt de B/L op.

Verwarring

“Verwar de B/L niet met een zeevrachtbrief ofwel SeaWaybill,” stelt Wouter Engbersen, directeur bij Kuipers Logistics B.V. “De B/L toont eigendom aan en geeft hiermee grip op je lading. Een zeevrachtbrief is een gewoon vervoersdocument en dient als vervoersbewijs en ontvangstbewijs. Je bent daarmee geen eigenaar van de lading. Daarnaast geeft de B/L de betalende bank een pandrecht en zekerheid. De zeevrachtbrief speelt geen rol bij betalingsverkeer,” benadrukt hij.

Functies Bill of Lading

De B/L heeft 3 functies:

  1. Bewijs van vervoersovereenkomst tussen vervoerder en houder van het document.
  2. Waardedocument dat de goederen vertegenwoordigt.
  3. Ontvangstbewijs. Door uitgifte van het document verklaart de kapitein dat de goederen aan boord zijn.

Check de staat van de B/L

Op de B/L moeten onderstaande gegevens staan:

  • Naam verkoper/tussenpersoon.
  • Koper/eigenaar goederen.
  • Ontvangstverklaring van rederij.
  • Vervoerskosten wel/niet betaald.
  • Aantal originelen en kopieën.
  • Naam van rederij/nationaliteit/merktekens.
  • Schoon connossement. Dit betekent dat de goederen in orde zijn en in afgesproken staat. Wanneer dit niet het geval is dan spreek je van een vuil connossement. Zorg dat voor vertrek ‘het vuil’ is opgeruimd, anders komt de betaling in gevaar.
  • Aansprakelijkheid en verplichtingen staan in de Hague-Visby Rules. Dit is een internationaal verdrag waarin duidelijk wordt gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Kijk naar regelgeving land van bestemming

Communicatie staat bij Engbersen hoog in het vaandel: “Stem altijd goed af met je klant of er in het land van bestemming regels gelden die gevolgen hebben voor de opmaak van het document. Zo zijn productomschrijvingen, offertes en het juist vermelden van HS-codes belangrijk. Een B/L moet dezelfde informatie hebben als de gegevens die vermeld staan op de aangeleverde documenten en producten. In landen als Angola, Brazilië en Argentinië accepteert de douane alleen een originele B/L. Een Seaway Bill wordt zonder meer geweigerd.”

Betaling vracht

Engbersen controleert altijd dubbel of alle gegevens juist op de B/L staan. Het moet duidelijk zijn waar de goederen naar toe gaan en wie de zeevracht betaalt. “Bij Freight Prepaid betaal je de zeevracht vooraf in de haven van vertrek. Bij Freight Collect betaal je de vracht bij binnenkomst in de aankomsthaven. Deze afspraken regel je met het afspreken van een Incoterm®.”

Betaal op tijd

“Betaal de goederen op tijd”, adviseert de vervoerder. “Als de rederij of expediteur een origineel document opmaakt, zijn hierbij originele documenten nodig van de leverancier. Die geeft deze meestal pas vrij als de betaling is voldaan. Zorg dat dit op tijd gebeurt. Je voorkomt hiermee kosten voor vertraging, ook wel ‘demurrage’ genoemd, in de loshaven.”

Letter of Credit (L/C)

Volgens Engbersen komt een Letter of Credit (L/C) steeds minder voor. “Dit is de meest betrouwbare, maar veruit duurste oplossing. De documenten lopen via een bank en in de instructies staat hoe de verschepingsdocumenten er uitzien. Deel de juiste informatie, ook met je expediteur, want bij onjuiste informatie betaalt de bank niet.”

Switch B/L

Wil je de gegevens van je leverancier onzichtbaar maken, wanneer de goederen bijvoorbeeld op zee worden doorverkocht? Kies dan voor een Switch B/L. Je voorkomt zo dat jouw klant voortaan direct zaken kan doen met jouw handelspartner. Je logistieke dienstverlener kan de Switch B/L voor je regelen. Deze constructie kost veel tijd. Ook sluit je nooit helemaal uit dat de klant erachter komt wie de fabrikant of leverancier is. Vaak ziet Engbersen de merken van producenten nog op dozen en verpakkingen in de laadhaven staan.

CIM

Voor internationaal treintransport gebruik je de internationale spoorwegvrachtbrief CIM voor de afspraken tussen vervoerder en afzender.

CIM staat voor ‘Contrat de Transport International ferroviaire des Marchandises’. “Een hele mond vol,” zegt Thom Derks, directeur van Mthode Rail Solutions B.V. Derks somt een aantal betrokken partijen op. “Vervoerders, eigenaren, afzender, ontvanger en verzekeraars. De CIM-overeenkomst regelt wat er in de spoorwegvrachtbrief moet staan.”

De verantwoordelijkheid voor de vrachtbrief ligt bij de afzender. Het document bevat dwingend recht. Dit betekent dat je de regels moet volgen. Als je afwijkt van de regels mag je geen beroep doen op afspraken uit het COTIF-verdrag. Dit is het overkoepelende verdrag voor het internationale spoorwegvervoer.

Invullen

Derks legt uit dat de spoorwegvervoerder, ook wel tractiepartij genoemd, vaak de papieren invult op basis van jouw gegevens. “De operator van de spoorwegen maakt meestal de laadlijsten, en op verzoek ook de CIM. De benodigde informatie komt bijvoorbeeld uit CMR-vrachtbrieven, boekingen en laadlijsten.“

Controle

Derks noemt de CIM de basis voor controle bij vertrek van de trein. “De infrabeheerders ontvangen de CIM en deze staat vermeld in WLIS, een wagenlading informatiesysteem. De informatie moet kloppen. Soms komt het voor dat de CIM niet klopt met de laadlijst. De trein mag dan niet vertrekken.”

Het doorgeven van gewichten gaat volgens Derks nog wel eens mis. “Vervoerders geven dan verkeerde informatie door omdat de gegevens onjuist op vrachtbrieven staan en niet zijn gecontroleerd. Dit zorgt voor vertraging. Als er sprake is van een verzekeringskwestie dient de informatie op dit document als bewijs. Dit speelt bijvoorbeeld bij diefstal en schade, of bij het toepassen van de regels voor vervoer van gevaarlijke stoffen (ADR).”

Vervoerdersaansprakelijkheid

Derks benadrukt dat de vervoerder aansprakelijk is voor schade aan goederen, vanaf het aannemen tot aan de aflevering van de producten. “Ook wanneer er sprake is van vertragingsschade. Bij beschadiging of verlies is de vergoeding meestal maximaal 17 SDR per ontbrekend kilogram bruto massa. SDR staat voor Special Drawing Rights en is een speciale valuta voor internationale handel. Schade bij vertraging is beperkt tot 4 keer de waarde van de vracht.”

Tips

Check met deze 4 tips van Derks je CIM-document:

  • Kijk of het document tweetalig is ingevuld. Bij vertrek vanuit Nederland in het Nederlands en in de taal van het land van aankomst.
  • De spoorvrachtbrief CIM bestaat uit 5 exemplaren. Controleer of deze alle 5 aanwezig zijn.
  • Op het document moet staan hoe de lading is vastgezet. Denk hierbij aan: sjorbanden, antislipmateriaal, ladingstangen en afdekmateriaal.
  • Check op welke pallets de goederen staan en denk aan de eisen en behandeling van houten pallets en hun merktekens.

Air Waybill (AWB)

Bij het vervoeren van goederen door de lucht gebruik je een Air Waybill (AWB). De AWB legt afspraken over het vervoer van luchthaven naar luchthaven tussen vervoerder en opdrachtgever op papier vast. De International Air Transport Association (IATA) heeft de AWB als standaardformat ontwikkeld.

Functies van de AWB

De AWB heeft meerdere functies, het is een:

  • overeenkomst tot vervoer
  • ontvangstbewijs van de goederen

Vervoersovereenkomst

Johan Star, projectmanager bij brancheorganisatie voor de luchtvrachtindustrie Air Cargo Netherlands (ACN), legt uit dat de AWB een contract is tussen de expediteur en de luchtvaartmaatschappij. “In het contract staat onder welke vervoersvoorwaarden de luchtvaartmaatschappij de goederen gaat vervoeren. Voor de luchtvaartmaatschappij geeft de AWB belangrijke informatie over veiligheidsvoorschriften. Zoals welke goederen worden vervoerd, welke aantallen en wat het gewicht is.”

Een van de vervoersvoorwaarden gaat over aansprakelijkheid bij schade. De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor schade aan de goederen tijdens het vervoer. Het maximale bedrag waarvoor de vervoerder aansprakelijk is bedraagt 19 SDR per kilogram (artikel 22 lid 3 van de vervoersvoorwaarden). Een transportverzekering dekt het verschil tussen dit bedrag en de werkelijke schade.

De luchtvaartmaatschappij is verantwoordelijk voor het juist invullen van de AWB. Soms vult een gemachtigd luchtvaartagent de AWB in namens de luchtvaartmaatschappij.

Ontvangstbewijs goederen

De AWB bewijst dat de goederen van verkoper aan de luchtvaartmaatschappij zijn overgedragen. Bij het opstellen van de AWB vermeld je of de goederen in goede staat zijn. Ook geef je aan hoe de luchtvaartmaatschappij de producten tijdens het transport moet behandelen. Na het ondertekenen van de AWB ontvang je als verzender een origineel afschrift.

ACN-bon

Naast de IATA-condities gebruiken partijen voor luchtvracht ook lokale ACN-condities. Expediteurs en vervoerders die namens expediteurs goederen aanleveren aan de luchtvaartmaatschappij kunnen voor deze lokale condities kiezen. Hiervoor moeten zijn de ACN-bon gebruiken. “De ACN-bon is een logistieke pakbon die dient als aanleverbewijs tussen de aanleverende partij en de afhandelaar van de luchtvaartmaatschappij. Afhandelaars verzorgen in opdracht van de luchtvaartmaatschappij alles tussen het laden en het lossen van het vliegtuig”, legt Star uit. “Op 1 september 2021 komt er een conditie bij. Informatie moet digitaal aangeleverd worden via eLink.

Digitale AWB

De IATA ontwikkelde ook de digitale e-AWB, waarop steeds meer expediteurs overgaan. Volgens Star zien expediteurs dat lokaal gebruik van de e-AWB op Schiphol snelheid oplevert. “Vooral wanneer landen en luchthavens op eindbestemmingen hiermee werken. De snelheid is het hoogst als luchtvaartmaatschappijen hun eigen kantoren in het buitenland hebben. Deze zijn gewend aan digitale documenten. Helaas zijn niet alle maatschappijen zo ver.” ACN geeft meer informatie over het e-AWB proces.

FIATA-document

Bij kleinere ladingen en groupagevervoer vervangt het FIATA-document de Bill of Lading of vrachtbrief. FIATA staat voor International Federation of Freight Forwarders Associations. Groupagevervoer zijn zendingen met goederen van verschillende klanten die samen 1 lading vormen. Dit is gemakkelijker en goedkoper.

FIATA gebruikt 2 documenten:

  1. FIATA-FCR (Forwarding agents Certificate of Receipt). Een verklaring van de expediteur dat de goederen in goede staat zijn ontvangen voor internationaal transport. Met dit document spreek je geen voorwaarden af over transportmiddel en datum. Wel dat de goederen in goede staat zijn afgeleverd en ontvangen.
  2. FIATA-FCT( Forwarding agents Certificate of Transport). Een verklaring van de expediteur dat de goederen onderweg zijn. Ook weet je het transportmiddel en afleverdatum.

De genoemde documenten zijn niet verhandelbaar. De FIATA-documenten staan soms wel genoemd in een Letter of Credit. Het FIATA- systeem scheelt administratieve rompslomp voor de expediteur. In plaats van 1 document per lading werk je met 1 document voor meerdere kleine ladingen. Ondernemersvereniging evofenedex geeft meer informatie over dit document.

Zo breng je jouw logistieke keten in kaart, bepaal je de zwakke schakels en pak je deze aan.

Marco Platvoet

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers kansen te benutten in het buitenland. Ik verbind en deel kennis en help je verder met mijn internationaal netwerk. Mijn specialiteit is het Verenigd Koninkrijk en Brexit.

InspiratiePage