China

Communicatie met China hoezo lastig?

“Menig ondernemer ervaart de communicatie met China als lastig. China is inderdaad een groot land. Maar een ondernemer moet het probleem niet groter maken dan het is”. Aan het woord Caspar ter Horst, medeoprichter van ProductIP. Het bedrijf vertaalt de vaak complexe wet- en regelgeving voor non-food producten in begrijpelijke ‘Jip en Janneke’ taal. Dit doet zij voor zowel Europese inkopers als aanbieders buiten Europa. Zo weten beide partijen snel of een product geschikt is voor de Europese markt. Met vestigingen in onder andere Duitsland, Hong Kong en China is het bedrijf een internationale speler.

Driehoeksverhouding

Veel Nederlandse bedrijven importeren uit China. Ter Horst zag al snel de noodzaak van actieve aanwezigheid in China. “Wij hebben bewust gekozen om als Nederlands bedrijf een entiteit in Hong Kong op te richten. Dit bedrijf participeert vervolgens in ProductIP Information Consulting gevestigd in Shenzhen, China. Een constructie die ik iedere ondernemer aanraad”. Bij deze driehoek is de accountant nauw betrokken. Belangrijk voordeel is dat de boekhouding ook direct op orde is. Het openen van een bankrekening in Hong Kong was een uitdagende ervaring. “Het bankensysteem daar is erg rigide. Mijn advies is met een Europese bank in zee te gaan, die ook vestigingen in Hong Kong en eventueel China heeft. Iets proberen te regelen via de Nederlandse vestiging van een Aziatische bank schiet niet op. Deze hebben vaak beperkte bevoegdheid”.

Gewoon skypen

Tussen China, Hong Kong en Nederland zit letterlijk en figuurlijk een grote afstand. Dagelijks contact is daarom erg belangrijk. De mensen daar moeten het gevoel hebben dat ze erbij horen. “Iedere ochtend (Nederlandse tijd) skypen wij als management met elkaar. Dit vergt wel een investering in een VPN-verbinding, maar dat zijn broodnodige operationele kosten”. Belangrijk is dat dezelfde taal gesproken wordt. Engels is dan het meest voor de hand liggend. Ter Horst geeft aan dat het erg meeviel Engelssprekende medewerkers te vinden. Steeds meer Chinezen beheersen trouwens ook de Duitse en Franse taal.

Social media

WeChat, een populaire berichtenapp in China, gebruikt het management niet. Bij hen begint het dagritme met Skype. “Onze supportafdeling gebruikt deze app wel. Voor onderlinge communicatie, maar ook richting eindgebruikers”. Vandaag de dag zetten steeds meer bedrijven YouTube filmpjes in richting personeel en klanten. Ter Horst geeft als tip mee dat de Chinese bevolking geen toegang tot YouTube heeft. Hier is Tudou een veelgebruikt platform.

Teambuilding

Communicatie en vertrouwen gaan hand in hand. Het Nederlandse management reist zeker 2 à 3 keer per jaar naar Azië af. Andersom bezoekt het management van Hong Kong en China minimaal 1 keer per jaar Nederland. “Wanneer wij in China zijn, vindt er minimaal 1 sociale activiteit met al het personeel plaats. Van management tot telefoniste. Denk aan een gezamenlijke lunch of avonddiner. Teambuilding is belangrijk, ook in China. Wij zijn een internationaal bedrijf. Dit betekent dat er ook aandacht voor het personeel daar moet zijn. Aan de andere kant is dit misschien wel typisch Nederlands. De hiërarchie willen slechten om als team een betere prestatie neer te zetten”. Kortom een relatie of teamgevoel met de Chinese partner maakt dat de communicatie steeds soepeler verloopt. Zo soepel dat het uiteindelijk vanzelf gaat.

Zakendoen met China. Hoe bereid je je goed voor? KVK zet de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.
Sandra Visser-Meijer

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen is zij een klankbord voor ondernemers op export- en importgebied. Zij heeft praktische ervaring met exportmanagement en een voorliefde voor crossborder e-commerce. Zij is actief als regioreporter.

InspiratiePage