Zakendoen met ...

Zakendoen met de VS, dit moet je weten

De ondernemende instelling van veel Amerikanen spreekt tot de verbeelding. Amerika wordt vaak als land van onbegrensde mogelijkheden gezien. Wil jij voet aan de grond krijgen in de VS en zakendoen met dit land? Dit moet je weten om goed voorbereid van start te gaan.

Actuele situatie

Kansen door overheidssteun

De Amerikaanse overheid investeert 65 miljard dollar in het bouwen van wegen, bruggen en spoorrails. Ook stoppen de VS geld in het uitbreiden van toegang tot schoon drinkwater. Dit investeringspakket heet de Bipartisan Infrastructure Deal.

Verder stimuleert de VS het duurzamer maken van de Amerikaanse economie met een bedrag van 340 miljard dollar. Bijvoorbeeld voor het opwekken van schone energie en het maken van elektrische auto’s. Dit stimuleringspakket heet Inflation Reduction Act.

Neem contact op met RVO als je wilt weten welke kansen er voor jouw bedrijf liggen.

Reisadvies VS

De grenzen van de VS zijn open voor reizigers uit het buitenland. Reizen is alleen toegestaan voor mensen met volledige vaccinatie. De laatste vaccinatie moet je minimaal veertien dagen voor vertrek hebben gehad. Je hebt geen negatieve PCR-test of herstelbewijs nodig.

Voordat je naar de VS vliegt zorg je voor een inreisvergunning. Deze vraag je minimaal 72 uur voor vertrek aan in het Electronic System for Travel Authorization (ESTA).

Controleer voor vertrek de laatste stand van zaken over reizen naar de VS op Nederland wereldwijd.
RVO beantwoordt veelgestelde vragen over het coronavirus in de VS.

Terugreis Nederland

Er gelden geen coronaregels voor het terugreizen naar Nederland. Je houdt rekening met de adviezen van de Rijksoverheid om verspreiding van het coronavirus te voorkomen.

Exporteren naar de VS

Wil je exporteren naar de VS? Het Stappenplan exporteren biedt ondersteuning bij je plannen. Lees ook de volgende aandachtspunten.

Wet- en regelgeving op producten

De VS heeft geen algemene wetgeving voor productaansprakelijkheid. Rechtsregels zijn gebaseerd op wetgeving en jurisprudentie van de afzonderlijke Amerikaanse staten. Denk naast technische specificaties aan etikettering, handleidingen en vertalingen. Exporteer je naar de VS? Check dan of je product aan de producteisen voldoet. Hiervoor zijn normen en certificaten vastgesteld.

  • Normen zijn specifieke, vaak technische producteisen, bijvoorbeeld voor de samenstelling van olie.
  • Certificaten omvatten vaak een bredere producteis, zoals de veilige werking van een grasmaaier.

In de Acces2Markets staat waar je product aan moet voldoen. In zowel Amerika als Nederland geven verschillende instanties certificaten af, die nodig zijn bij export naar de VS.

Aansprakelijkheidsverzekering

Verzekeringsmaatschappijen zijn voorzichtig met het afsluiten van aansprakelijkheidsverzekeringen voor bedrijven. Veel maatschappijen sluiten hiervoor zelfs geen verzekering af. Redenen hiervoor zijn het ontbreken van algemene wetgeving. Daarnaast worden rechtszaken in de VS met een jury gevoerd, wat soms voor verrassende uitspraken zorgt. Ook de hoge schadevergoeding die de rechter oplegt maakt hier onderdeel van uit. Houd hiermee rekening als je naar de VS exporteert.

Douaneprocedures

Bij de Nederlandse Douane doe je aangifte ten uitvoer van je exportzending. In de VS klaar je deze goederen in. De douaneprocedures zijn anders dan in Nederland. Daarom is het handig dat je met je klant afspraken maakt over het vervoer van goederen en de inklaring. Dit regel je door het samen afspreken van een Incoterm®. Dan weet je wie van beiden verantwoordelijk is voor het regelen van vervoer en voor kosten rondom het vervoer en wie het risico draagt van schade aan, of verlies van goederen tijdens dit vervoer.

Documenten

Bij een exportzending horen allerlei documenten zoals een verkoopfactuur of vervoersdocument. Soms zijn extra documenten of certificaten nodig als je goederen invoert in de VS. Informatie over invoerverplichtingen in de VS vind je op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Offertes

In je offerte staat naast je prijs en in welke valuta je zaken doet ook onder welke voorwaarden je levert, de betalingswijze en geldigheidsduur van je offerte. Daarnaast spreek je af wie het transport regelt en betaalt.

Vertrouwen

De basis van iedere goede zakenrelatie is vertrouwen. De meeste landen kennen een handelsregister. Dit zegt nog niks over de betrouwbaarheid van een bedrijf maar wel of een bedrijf volgens de wet staat ingeschreven en bestaansrecht heeft. Bedrijveninformatie in de VS zoek je op per staat (zie Find your Secretary of State). Of neem contact op met het lokale ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid. Je beperkt je risico’s door een (gedeeltelijke) vooruitbetaling te vragen of kies voor een andere betalingsvorm.

Subsidieregeling

De regeling Support International Business van RVO vergoedt een deel van de kosten die je maakt als je een nieuw exportland wilt betreden. Denk dan aan deelname aan handelsmissies of beurzen en het gebruikmaken van een externe coach.

Importeren vanuit de VS

Je wilt producten vanuit de VS invoeren? Zet je plannen eerst eens op papier met behulp van het Stappenplan importeren. Waar moet je nog meer op letten?

Europese wet- en regelgeving

Om te mogen importeren, moeten jouw producten voldoen aan Europese wettelijke producteisen, keurmerken en richtlijnen.

Productaansprakelijk

Alle producten moeten veilig en bruikbaar zijn voor ze op de markt komen. Als importeur ben je daarom volledig productaansprakelijk volgens EU-wetgeving. Zo worden consumenten beschermd tegen schade of letsel door producten met gebreken.

Douane

Je voert een product van buiten de Europese Unie in. Hiervoor betaal je invoerrechten en/of overige heffingen. De hoogte hiervan hangt af van de goederencode van het te importeren product en het land van herkomst. Daarnaast zijn bij zendingen vaak aanvullende documenten en certificaten nodig.

Cultuurverschillen

Op het eerste gezicht lijken de culturen van West-Europa en Amerika erg op elkaar. Bijna iedereen spreekt Engels en Amerikanen zijn net als Nederlanders direct en vlot. Het betreden van de markt lijkt daardoor eenvoudiger dan het is. Zo tellen in de Verenigde Staten de resultaten, met bescheidenheid kom je niet ver. En in verschillende staten, zoals Arizona, is Spaans de belangrijkste taal.

Bedrijfscultuur

Amerika kent een individualistische cultuur, gericht op de korte termijn. ‘Time is money’ wordt letterlijk genomen, dus kom zo snel mogelijk ‘to the point’.
Made in Holland’ slaat in de VS niet aan, Amerikaanse producten hebben vaak de voorkeur. Laat daarom in je pitch zien dat jij de beste partij bent. De manier van zakendoen kenmerkt zich als vlot en joviaal. Een Amerikaan spreekt je tijdens een gesprek al snel met je voornaam aan.

Afspraken

Fysieke ontmoetingen zijn heel gebruikelijk bij zakendoen in de VS. Lukt dit niet, zoek dan een veilige digitale oplossing zoals videobellen. Kom op tijd en lever volgens afspraak, want stiptheid is een must. Een beroep op overmacht is een onaanvaardbaar excuus. Tijdens een overleg rond je niet altijd zaken af. Dit gebeurt vaak tijdens een werkontbijt of lunchafspraak.

Een mondelinge overeenkomst is niet altijd bindend. Pas na ondertekening van een contract is er sprake van een echte overeenkomst. Gespecialiseerde advocaten stellen deze contracten op. Schakel bij voorkeur juridische hulp in bij het opstellen of controleren van de kleine lettertjes in een overeenkomst. In Amerika staat echt alles gedetailleerd op papier. Maak hier tijd en ruimte voor.

Tips

Deze zes cultuurweetjes kun je gebruiken tijdens je onderhandelingen.

  1. Amerikaans Engels verschilt van Brits Engels. Een bankrekening in Engeland is een ‘current account’ en in Amerika een ‘checking account’. Check na je gesprek nog even of je alles goed begrepen hebt. Dit voorkomt misverstanden.
  2. Zorg voor een website in goed Amerikaans Engels. Gebruik hiervoor een Amerikaanse vlag als icoon op je website en niet de Engelse.
  3. Zorg dat je met de juiste persoon aan tafel zit. De meeste Amerikaanse bedrijven hebben geen platte organisatiestructuur, zeker grote organisaties. Een manager met bevoegdheid neemt de beslissingen, vaak zonder overleg met de rest van het team.
  4. Amerikanen zijn erg complimenteus. Gebruik vaak ‘thank you’ of ‘please’ om een goede indruk te maken. De meeste Nederlandse ondernemers geven te weinig complimenten.
  5. Formele kleding is wenselijk. Neem dit ter harte, want een eerste indruk maak je maar één keer.
  6. ‘Take it or leave it’ is de nuchtere en zakelijke manier waarop Amerikanen met conflictsituaties omgaan.

Contacten leggen

Buiten de Europese Unie (EU) is de VS de belangrijkste handelspartner van Nederland. Met 50 lidstaten, die allemaal een markt op zichzelf vormen, een groot land met veel potentiële klanten en partners. Waar zitten die van jou? En hoe kom je met hen in contact? Iedere regio in de VS vertegenwoordigt specifieke sectoren. Sectorrapporten van het Netwerk Internationaal Ondernemen en de zakelijke kansen van RVO geven je hier meer inzicht in.

Eigen vestiging of tussenpersoon

Bij het zakendoen werken Amerikanen graag met een direct aanspreekpunt in eigen land. Dit kan met een eigen vestiging of door samenwerking met een distributeur of handelsagent die je helpt met het bewerken van je nieuwe buitenlandse markt. RVO helpt je met informatie over het starten van een bedrijf in de VS. Een Amerikaanse partner die je bedrijf vertegenwoordigt maakt het zakendoen makkelijker voor je. Ga eens in gesprek met netwerkpartners in de regio’s waar je aan de slag wilt. Zo ontmoet je snel interessante bedrijven. Vergeet niet je afspraken schriftelijk vast te leggen.

Enterprise Europe Network

Via Enterprise Europe Network (EEN) krijg je toegang tot een professioneel netwerk van 600 organisaties in ruim 60 landen. In de digitale databank van EEN staan profielen van ondernemers die op zoek zijn naar agenten, distributeurs of productiepartners.

Evenementen bezoeken

Door het bezoeken van een lokale vakbeurs krijg je snel inzicht in de Amerikaanse markt, leg je nieuwe contacten en bouw je een netwerk op. Amerikaanse beurzen vind je op websites als EventsEye of AUMA Trade Fair Database. Deelname aan een handelsmissie of een gezamenlijke beursinzending, een collectieve deelname met andere bedrijven, vergroot ook je netwerk.

Ambassadenetwerk

Nederland heeft in de Washington een ambassade en meerdere consulaten. Medewerkers hiervan kennen de Amerikaanse markt en hebben een netwerk. Ze ondersteunen je lokaal bij vragen over zakendoen in de VS.

Dienstverlening

De Amerikaanse economie draait voor het grootste deel op dienstverlening. Al neemt het belang van deze sector in de economie licht af, er zijn zeker kansen op het gebied van zakelijke en financiële dienstverlening zoals medische technologie, oplossingen voor klimaatproblemen en databeveiliging.

Btw

Verleen je diensten in de Verenigde Staten? Onderzoek of jouw dienst in Nederland of in Amerika belast is met btw. De Amerikaanse regelgeving over btw wijkt af van de Europese norm. Het land kent geen btw, maar de staatsbelasting sales tax, een verkoopbelasting die verkopers aan consumenten en bedrijven opleggen.

Daarnaast kennen sommige staten een use tax. Hier worden juist de kopers verantwoordelijk gesteld voor het afdragen van belasting als ze producten of diensten afnemen. Use tax wordt gebruikt als de levering komt van een partij die buiten de eigen staat is gevestigd.

Of er sales tax geldt en hoe hoog deze is verschilt per staat. Laat je hierover informeren door een fiscaal specialist. Dit geldt ook voor overige wetgeving, bijvoorbeeld registratiepapieren of milieueisen. Deze kunnen per staat verschillen. Raadpleeg de rekenhulp Diensten in en uit het buitenland of je Nederlandse btw moet berekenen of de Amerikaanse sales tax.

Formulieren

Als je vanuit Nederland diensten levert aan Amerikaanse opdrachtgevers hebben zij een ingevuld W-8BEN-formulier van de Amerikaanse Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) van je nodig.

W-8BEN-formulier

Een W-8BEN formulier is een fiscaal document. Het heeft te maken met de Amerikaanse ‘30% withholding tax' en is vergelijkbaar met de Nederlandse Inkomstenbelasting (IB). Zonder W-88EN-formulier houdt je klant 30% van de factuurwaarde in en draagt dit bedrag af aan de IRS. Met het W-8BEN-formulier bewijst je klant bij de Amerikaanse belastingdienst (Internal Revenue Service, IRS) dat jij de IB in Nederland afdraagt. Er zijn twee soorten W-8BEN-formulieren:

  1. W-8BEN.
    Dit formulier gebruik je wanneer je een eenmanszaak hebt. Vaak ben je dan zzp’er of freelancer.
  2. W-8BEN-E.
    Dit formulier gebruik je wanneer je een andere rechtsvorm hebt dan een eenmanszaak, zoals een VOF, BV of NV.

Voor withholding tax zijn er uitzonderingen en verschillen per staat. Het ingevulde formulier stuur je niet naar de IRS maar naar je klant. Want je klant is verantwoordelijk voor het verzamelen van de juiste gegevens. Vul het bij voorkeur in samen met je boekhouder of accountant. Een handleiding met downloads naar de formulieren vind je op de website van Flanders Investment & Trade.

In veld 6a van het W-8BEN-formulier vul je je Nederlandse Burgerservicenummer (BSN) in. Als je geen BSN hebt, vraag je een ‘Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)’ aan.

ITIN-nummer

Het Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) zet je op het W-8BEN-formulier in veld 5. Met dit nummer registreert de Amerikaanse belastingdienst IRS wie jij bent. Het ITIN wordt gebruikt voor personen die niet in de VS wonen.

SSN-nummer

Het Social Security Number (SSN) is vergelijkbaar met het BSN-nummer en geldt voor personen die in de VS wonen. Je hebt een SSN nodig wanneer je fysiek diensten verricht in de VS en er dus ook woont.

Het ITIN en SSN zijn allebei TIN-nummers, identificatienummers voor de Amerikaanse belastingdienst.

Ben jij je aan het oriënteren op internationaal ondernemen? Hier doe je inspiratie op.

Marco van Hagen

Als KVK-adviseur en spreker ben ik gespecialiseerd in internationaal ondernemen. Mijn focus ligt bij douane-zaken, import, export, accijns, btw, invoerrechten, in- en uitvoerdocumenten en Brexit. Via blogs en social media deel ik mijn kennis.

InspiratiePage
Internationaal