Zakendoen met ...

Zakendoen in het VK, dit moet je weten

Het Verenigd Koninkrijk is na Duitsland en België de derde exportbestemming van Nederland. Na Brexit zijn er veel onzekerheden over de handelsbetrekkingen op korte en lange termijn. Ga je zakendoen in het Verenigd Koninkrijk? Dit moet je weten om goed voorbereid van start te gaan.

Actuele situatie

Maatregelen coronacrisis

Grensverkeer tussen Nederland en het VK voor personen is mogelijk. Maak voor jezelf de afweging of een bezoek op dit moment echt nodig is. Voor het goederenverkeer gelden geen beperkingen. Het aantal lucht-, zee- en treinverbindingen voor personen en goederen is de afgelopen periode afgenomen. Hierdoor kunnen zendingen langer onderweg zijn. RVO beantwoordt veelgestelde vragen over ondernemen in het VK en het coronavirus.

Brexit

Het VK is na vertrek uit de Europese Unie nog niet helemaal los van de EU. In maart 2020 startten de onderhandelingen over een nieuw handelsakkoord, hun toekomstige relatie, controles en douaneaangiften. Tot en met 31 december 2020 vindt er een overgangsperiode plaats, waarin het VK lid blijft van de Europese markt en de douane-unie.

Meer duidelijkheid over de nieuwe relatie tussen de EU en het VK komt pas nadat de onderhandelingen zijn afgerond. De nieuwe afspraken gaan in na de overgangsperiode. Blijf alert en volg de Brexit-ontwikkelingen.

Gevolgen en risico’s

Ongeacht de uitkomst van de onderhandelingen tussen de EU en het VK staat vast dat je te maken krijgt met extra procedures. Denk hierbij aan certificaten, fytosanitaire controles en douaneformaliteiten. Mogelijk leidt dit tot langere doorvoertijden en hogere kosten. Bekijk de actuele situatie.

Wat zijn de gevolgen van Brexit voor ondernemers op de korte en langere termijn? Breng de gevolgen en risico’s zo volledig mogelijk in kaart. Stel jezelf vragen als:

  • Met welke administratieve rompslomp krijg ik te maken?
  • Welke investeringen moet ik doen in douanesoftware, personeel en logistiek?
  • Welke kosten bereken ik door?
  • Ga ik voorraad houden en waar?
  • Zijn mijn overeenkomsten Brexit-proof?

Exporteren naar het VK

Wil je exporteren naar het VK? De Exporteerwijzer van KVK biedt ondersteuning bij je plannen. Waar moet je extra op letten als je zakendoet met het VK?

Wet- en regelgeving op producten

In de overgangsperiode tot en met 31 december 2020 is de wet- en regelgeving van Nederland en het VK grotendeels gelijk. Het VK kent daarnaast aanvullende of afwijkende wetten en regels. Zoals de producteisen voor geneesmiddelen, bestrijdingsmiddelen en verpakkingsafval, of garantie-eisen. Zo gelden er in het VK afwijkende verpakkingsvoorschriften voor bijvoorbeeld schoenen, etenswaren en speelgoed. Ook zijn andere documenten nodig bij het uitvoeren van werkzaamheden, zoals het A1-E101 formulier. Pas je de regels niet goed toe, dan kun je net als in Nederland problemen krijgen met de Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank (bij te werk stellen van personeel) of met aansprakelijkheid, klachten en claims.

Productaansprakelijk

Wanneer ben je aansprakelijk voor schade door producten die je maakt of verkoopt? Richtlijn 85/374/EEG beschermt consumenten tegen schade of letsel door producten met gebreken. Benadeelden kunnen een schadevergoeding eisen voor producten die in de EU zijn verkocht. De Britse overheid heeft een uitgebreid dossier over product liability and safety law.

Offertes

Je leverancier geeft in zijn offerte niet alleen prijzen aan, maar ook onder welke voorwaarden er geleverd wordt, de gewenste manier van betalen en de geldigheidsduur van de offerte. Ook spreek je af wie het transport betaalt en regelt. Spreek met elkaar een incoterm® af en neem deze op in een offerte of contract.

Binnen de EU

Er bestaan binnen de EU geen fysieke grenzen. Het VK maakt in de overgangsperiode nog deel uit van deze binnenmarkt. Je hoeft nu geen uitvoeraangifte te doen en je klant draagt geen invoerrechten af. De btw verleg je naar je Britse klant. Dit mag alleen wanneer beide partijen een geldig btw-identificatienummer hebben. Wanneer je klant geen btw-identificatienummer heeft, dan moet in eerste instantie de Nederlandse btw gefactureerd worden.

Op de website van de Belastingdienst staat aanvullende informatie over het berekenen van btw bij de export van goederen naar andere EU-landen (zogenaamde intracommunautaire prestaties). Wanneer je accijnsgoederen exporteert naar een ander EU-land betaalt je klant in dat andere land accijns. Voor de btw-heffing over accijnsgoederen gelden afwijkende regels. Aanvullende informatie over de verbruiksbelastingen in het VK vind je op de website van de Britse Belastingdienst.

Veterinaire exporteisen

Binnen de EU geldt een vrij verkeer van goederen en diensten. Maar om verspreiding van dierziekten te voorkomen stelt de EU eisen aan het verhandelen van bepaalde dieren en dierlijke producten tussen lidstaten (intra verkeer). Er kunnen extra bepalingen zijn per EU-land. Bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) vind je meer gegevens hierover.

Importeren uit het VK

Nederlandse importeurs haalden in 2018 nog voor 26,4 miljard euro aan goederen uit het VK, blijkt uit cijfers van het CBS. Als je gaat importeren heb je allereerst een importplan nodig. De Importeerwijzer is hiervoor een praktisch hulpmiddel.

Invoerrechten of -aangifte

Goederen en diensten die je koopt van ondernemers uit andere EU-landen zijn meestal belast in Nederland. Je hoeft daarom geen invoeraangifte te doen en ook geen invoerrechten af te dragen. De leverancier in het VK verlegt de btw naar jou. Maar hoe voer je deze op in jouw aangifte? Welke gegevens moet je bijhouden in je administratie? De Belastingdienst geeft aanvullende informatie over het berekenen van btw bij de import van goederen vanuit het VK. Als je accijnsgoederen of verbruiksbelastinggoederen invoert in Nederland uit een EU-land, dan kunnen afwijkende regels gelden. Bij de import van bijvoorbeeld een personenauto, motor of bestelauto uit het VK betaal je bpm en omzetbelasting.

Aanvullende informatie over de import van specifieke goederen in bijzondere situaties vanuit een ander EU-land vind je op de website van de Belastingdienst. Heeft je Britse leverancier de Britse omzetbelasting aan je berekent? Dan kun je deze terugvragen via de Nederlandse belastingdienst.

Europese wet- en regelgeving

Importeer je producten uit een andere EU-lidstaat? Vaak zijn deze producten dan al goedgekeurd voor de Nederlandse markt. Alleen bij uitzondering mag de overheid een EU-product verbieden. In de Warenwet staan algemene regels over de veiligheid van jouw product. De Warenwet regelt dat levensmiddelen en andere consumentenproducten de gezondheid of veiligheid van consumenten niet in gevaar mogen brengen. Houd daarnaast rekening met de productaansprakelijkheid.

Offerte

In je offerte geef je niet alleen prijzen aan, maar ook onder welke voorwaarden je levert, de betalingswijze en de geldigheidsduur van de offerte. Daarbij spreek je af wie het transport regelt en betaalt. Spreek met elkaar een incoterm® af en neem deze op in je offerte of contract.

Veterinaire importeisen

Zoals gezegd stelt de EU eisen aan het exporteren en importeren van bepaalde dieren en dierlijke producten tussen lidstaten (intra verkeer). Bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) vind je hier meer gegevens over.

Cultuurverschillen en gewoontes

Britten staan bekend om hun formaliteit, gereserveerdheid en beleefdheid. Wie kent niet de keurige rij wachtende Britten op een bus. De boss bepaalt. De leiding is directief en drijft op veel lagen. Nederlanders werken anders. Nederlandse werknemers krijgen meer vrijheid en vertrouwen, en werken minder hiërarchisch.

‘That’s interesting’

Britten kunnen slecht ‘nee’ zeggen. Als ze iets niet willen, blijven ze er omheen draaien. Britten zijn ook niet zo direct als Nederlanders. De glimlachende woorden ‘that’s interesting’ betekenen meestal dat ze het een slecht idee vinden.

Hiërarchie

Voor het sluiten van een zakelijke overeenkomst nemen Britten de tijd. Mogelijk komt dit door de hiërarchische structuur. Een Brit zal het niet snel zeggen, maar hij heeft voor alles toestemming van ‘up there’ nodig. Britten zien Nederlanders doorgaans als efficiënt, professioneel, harde werkers en ‘to the point’. Dit laatste vinden ze overigens meestal lomp.

Leg afspraken vast

Er zijn grote verschillen tussen het Nederlandse en Britse recht. Zo kennen wij in Nederland de begrippen ‘te goeder trouw’ en ‘redelijkheid en billijkheid’. In het Verenigd Koninkrijk kent men deze begrippen niet. Britse contracten zijn vaak langer dan Nederlandse contracten. Britten kennen bijvoorbeeld geen Wetboek van Koophandel, waarnaar verwezen kan worden. Zet daarom alles in je contract. De Britse rechter gaat uit van de gesloten overeenkomst. Alleen bij dubbelzinnigheden weegt de rechtbank de omstandigheden soms mee.

Maak daarom aantekeningen en zorg dat de betekenis van bepalingen en termen bekend zijn. Het is belangrijk om alle correspondentie goed te bewaren. Schakel juridische hulp in bij het opstellen of controleren van een overeenkomst. Zeker met de veranderingen rond Brexit .

Punctueel

Britten zijn netjes en op tijd. Zeker bij de eerste afspraak. Verdiep je in het lokale wegen- en openbaar vervoernetwerk, want reizen in het VK kost tijd. Zorg dat je lekker op tijd bent. En geef een seintje als dit niet lukt.

Spreek de taal

Nederlanders denken dat ze het Engels goed beheersen, maar je maakt makkelijk fouten. Zoals ‘I must check my agenda’. Je kunt beter de woorden, diary, schedule of calendar gebruiken. Zorg ervoor dat een ‘native speaker’ alle correspondentie, marketinguitingen en content op de website schrijft of controleert.

Voorkom dat je letterlijke vertalingen (‘Make that the cat wise’ of ‘That is not fromselfspeaking’) laat leiden tot ongemakkelijke situaties. Naast verkeerde vertalingen, hebben woorden en uitdrukkingen in het Engels niet altijd dezelfde betekenis als in het Nederlands. Zo heeft de Britse uitdrukking ‘It never rains, it pours’ niets met het Britse weer te maken. Je zegt dan namelijk dat een ongeluk zelden alleen komt.

Meer do’s & don’ts vind je op RVO.nl.

Contacten leggen

Bestaansrecht

Wanneer weet je of je een Engels bedrijf kunt vertrouwen? De meeste landen kennen een handelsregister dat je op weg helpt. Een registratie zegt niet direct iets over de betrouwbaarheid van een bedrijf, maar wel of een bedrijf volgens de wet staat ingeschreven en bestaansrecht heeft. In het VK staan bedrijven geregistreerd bij het Companies House. Eén van de meest voorkomende fraude is ‘distributeursfraude’. Een contact dat zich voordoet als een bekend bedrijf contacteert je en plaatst een order. Je levert de goederen op een adres in het VK. Uiteindelijk betaalt het contact de rekening niet. Op de site van ActionFraud vind je informatie over de verschillende types van fraude, hoe je deze herkent en voorkomt.

Kansen

Britten zijn trots op producten uit eigen land, maar hebben zeker ook oog voor kwalitatieve en innovatieve producten/diensten uit Nederland. In het VK liggen voor Nederlandse bedrijven vooral kansen in de olie- en gasindustrie, duurzame energie, milieu- en afvalverwerking, water(management), bouw & infrastructuur, tuinbouw en sierteelt, agri & food. Het Netherlands Business Support Office zet alle kansrijke sectoren op een rij.

Netwerken

Wil je zelf potentiële klanten bezoeken? Of schakel je hiervoor een Britse partner in? Britten geven bij het zakendoen vaak de voorkeur aan persoonlijk contact met zakenpartners of bedrijven uit het land zelf. Zij zijn van nature voorzichtig. Neem daarom de tijd om een netwerk op te bouwen en te onderhouden. Om het zakendoen te vergemakkelijken kun je een Britse verkoper in dienst nemen of inhuren. Andere mogelijkheden zijn een handelsagent aanstellen, een distributeur zoeken of zaken doen vanuit een eigen vestiging in het VK.

Handelsagent of distributeur

Als je werkt met een lokale partner maak je een snelle start in een nieuwe markt mogelijk. De distributeur of agent kent de gewoontes van zijn land, spreekt de taal en heeft al een netwerk. De verschillen tussen een distributeur en agent zijn:

Modelcontracten

Welke manier je ook kiest, zorg dat je je afspraken met een handelspartner schriftelijk vastlegt. Brancheorganisatie Verbond van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs en de International Chamber of Commerce (ICC) Nederland hebben hier modelcontracten voor. Deze kun je als basis gebruiken. Zo kun je met een distributeur een distributieovereenkomst aangaan en met een handelsagent een agentuurovereenkomst. Wel is het verstandig juridische ondersteuning in te schakelen bij het opstellen van een overeenkomst, aangepast aan je (specifieke) situatie. Je kunt op de website van de Nederlandse orde van Advocaten een advocaat zoeken op trefwoord en postcode.

Eigen vestiging

De inschrijving van een bedrijf in het VK is anders geregeld dan in Nederland. Alleen wanneer je een bv (private limited company) start, schrijf je je in bij de Companies House. Start je als eenmanszaak (sole trader) of vennootschap onder firma (partnership), dan hoef je je niet te registreren. Je meldt je wel bij ‘Her Majesty’s Revenu and Customs (HMRS)’ en moet je aan bepaalde regels over het gebruik van een bedrijfsnaam houden. Het VK kent een voordelig, maar ingewikkeld belastingstelsel met veel verschillende aftrekposten en tarieven. The World Bank geeft een overzicht van de Britse belastingtarieven. Laat je informeren door een accountant of belastingadviseur.

Vakbeurs

Door bezoek aan een lokale vakbeurs oriënteer je je op de Britse markt, leg je de eerste contacten en bouw je een netwerk op. Een overzicht van lokale beurzen en tentoonstellingen vind je op de website van Exhibitions.co.uk of AUMA Trade Fair database. Je kunt zelfstandig beurzen bezoeken of aansluiten bij handelsmissies. Niet in de gelegenheid om een beurs te bezoeken? Raadpleeg dan een ‘Exhibitioners list’ via de website van een beursorganisatie. Zo kun je toch in contact komen met lokale partners, leveranciers of afnemers.

Het VK bestaat uit Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland. Heb je hier nog geen contacten, of wil je nieuwe contacten leggen? Maak dan gebruik van bestaande netwerken, bijvoorbeeld via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met de zakenpartnerscan van de RVO vind je snel betrouwbare, buitenlandse zakenpartners. Het landennetwerk van de RVO kan een eerste introductie voor je doen.

Meer weten over zakendoen in het buitenland? Alles over internationaal ondernemen.
Marco Platvoet

Als KVK-adviseur Internationaal Ondernemen help ik ondernemers kansen te benutten in het buitenland. Ik verbind en deel kennis en help je verder met mijn internationaal netwerk. Mijn specialiteit is het Verenigd Koninkrijk en Brexit.

InspiratiePage