Praktijkverhalen

Nick Rotteveel is werkzaam bij Milispec International B.V. als ‘military & export project’ specialist. Milispec is een gespecialiseerd bedrijf in de ontwikkeling, productie en im- en export van onder andere speciaal oliën en smeermiddelen. Rotteveel heeft veel ervaring met het exporteren naar Turkije. “Verwacht niet snel orders binnen te halen. Bouw eerst een goede relatie op met je Turkse zakenpartner. Dan kunnen er leuke vriendschappen ontstaan, niet alleen op zakelijk vlak.”

Nick Rotteveel
Nick Rotteveel

Milispec is de grootste leverancier van NAVO goedgekeurde oliën, smeermiddelen en analyseapparatuur aan het Nederlandse ministerie van Defensie. Maar het bedrijf doet ook veel zaken in het buitenland en exporteert momenteel naar 31 landen. “We leveren veel aan overheden, zoals buitenlandse krijgsmachten, maar ook aan eindgebruikers en handelsbedrijven in de lucht- en ruimtevaartsector en de olie-en gasindustrie. Ook doen we rechtstreeks zaken met de NAVO en de VN.”

Turkse aanbestedingen

In Turkije levert Milispec producten aan de Turkse landmacht, luchtmacht, marine en kustwacht. Maar ook aan Turkse producenten van militair materieel zoals onderdelen voor legervoertuigen. “Omdat we vaak zakendoen met overheden zijn we bekend met Europese en internationale aanbestedingsprocedures. Turkije kent aanbestedingen zonder en met onderhandelingsprocedure. De onderhandelingsprocedure staat bekend als ‘the Dutch way’. Via een soort van veiling krijgt de laagste bieder het contract. Het Turkse ministerie van Defensie is vrij streng als het gaat om aanbestedingen. Alle documenten moeten in orde zijn. Nadat de goederen aankomen in Turkije vindt er direct keuring plaats door het Turkse leger bij de douane of op de legerbasis. Bedrijven die producten van slechte kwaliteit leveren, komen op een zwarte lijst. Deze mogen voor 1 of 2 jaar niet meer leveren aan de Turkse krijgsmacht. Soms schrijven we zelf in op aanbestedingen, maar we kunnen gelukkig ook altijd terugvallen op een Turkse partner voor ondersteuning.”

Cultuurverschillen

Rotteveel adviseert Nederlandse bedrijven om rekening te houden met de culturele verschillen tussen beide landen. “Neem de moeite je hier goed in te verdiepen. Het vergroot echt de kans van slagen. Waar moeten Nederlanders zoal op letten? Een aantal voorbeelden:

  • Houd rekening met het geloof. Stuur met de feestdagen bijvoorbeeld geen fles wijn op naar iemand met een islamitische achtergrond.
  • Toon respect en houd het serieus. Later als er een goede relatie is opgebouwd kunnen grapjes worden gemaakt, maar houd het wel netjes. Respecteer de cultuur.
  • Niet alleen familie en vrienden, maar ook eten is zeer belangrijk in Turkije. Vergeet dus niet je zakenrelatie mee uit eten te nemen als hij/zij op bezoek komt.
  • In Turkije is men dol op onderhandelen. Vooral over de prijs en zelfs als het gaat om officiële tenders. Houd hier dus rekening mee.
  • Bij het zakendoen wordt niet altijd gebruik gemaakt van contracten. Veel gaat op basis van vertrouwen.

Relatie en communicatie

In maart 2017 ontstond een diplomatieke rel die de verhoudingen tussen Nederland en Turkije op scherp zette. Dit heeft geen effect gehad op de zakelijke activiteiten van Milispec in Turkije. “Omdat wij een goede relatie hebben opgebouwd met onze Turkse zakenpartners merkten wij gelukkig niets van de politieke onrust. Wel hebben we de ontwikkelingen goed in de gaten gehouden.” Dat Milispec niet heeft hoeven in te leveren op haar aandeel in de Turkse markt geeft aan dat een sterke band met Turkse zakenpartners erg belangrijk is. “Er is wederzijds vertrouwen, beide kanten stoppen energie en inzet in de relatie. Houd regelmatig contact en bezoek elkaar. Ik communiceer regelmatig met Turkse relaties via Viber, Skype en WhatsApp. Dit wordt gewaardeerd.”

Exportdocumenten op orde

Turkije is een interessante markt voor Nederlandse bedrijven. Turkse importeurs hoeven meestal geen invoerrechten te betalen voor producten van herkomst uit de Europese Unie (EU). Dit maakt importeren in Turkije voordeliger. Het is daarom de moeite waard om de Turkse markt nader te onderzoeken. “Ik denk dat er voor exporteurs en dienstverleners onder andere kansen liggen in de tuinbouwsector en in de ICT. Voor Nederlandse importeurs kan de Turkse kledingindustrie interessant zijn. Door de douane-unie tussen Turkije en de EU betalen de Turkse importeurs geen invoerrechten op onze producten. We zorgen altijd dat er een ATR-certificaat bij de zending zit. Zonder dit document betalen ze namelijk wel invoerrechten. Het is echt belangrijk dat de exportdocumentatie op orde is. Voor onze militair geclassificeerde producten hebben wij een uitvoervergunning nodig van de Centrale Dienst voor In- en Uitvoer. En naast de vrachtbrief voegen wij een handelsfactuur, een paklijst en een certificaat van oorsprong bij. Voor het transport naar Turkije werken we met een lokale transporteur uit Istanbul. Die heeft goede contacten bij de Turkse Defensie om de inklaring bij de douane goed en snel te laten verlopen.”

Problem solving

Zo nu en dan ontstaat er toch een kink in de kabel. In dat geval kan creativiteit een oplossing bieden. “Het komt zeker voor dat er problemen ontstaan waar je van tevoren niet op rekent. Zo kon een klant geen zending met oliën inklaren bij de douane in Turkije omdat hij geen geregistreerd oliehandelaar is. Hij mocht daarom geen olie met een militaire specificatie ontvangen. Het betrof een DAP levering (ICC Incoterms® 2010), wat inhoudt dat onze klant verantwoordelijk was voor de inklaring. Ondanks deze incoterm besloot ik mijn klant te helpen. Het probleem is opgelost door een andere Turkse partner, die wel over de registratie beschikt, te vragen de zending over te kopen, in te klaren en vervolgens weer aan onze klant door te verkopen.”

Tips van Rotteveel

Tot slot geeft Rotteveel graag nog enkele tips voor ondernemers die zaken willen doen met Turkije:

  • Verdiep je in de lokale wetgeving. Turkije is geen lid van de EU. Er gelden daardoor andere regels en eisen voor producten en stoffen (bijvoorbeeld ten aanzien van het gebruik van schadelijke stoffen).
  • Wees geduldig. Zakendoen in Turkije kost gewoon tijd.
  • Verwacht veel concurrentie, zeker bij grote projecten voor de overheid.
  • Als je zakendoet met de Turkse overheid houd er dan rekening mee dat je pas betaald wordt na levering en goedkeuring van de producten. Doe je zaken met bedrijven dan raad ik aan om in het begin met vooruitbetaling te werken. Meestal is dit voor serieuze klanten geen probleem. Is er meer vertrouwen opgebouwd dan kun je een limiet afspreken (bijvoorbeeld voor orders tot € 15.000 betaling binnen 30 dagen, daarboven 100% vooruitbetaling).
Milispec International B.V.
InfoPage