Internationaal ondernemen

Zo voorkom je problemen bij logistieke hobbels

De geplande levering aan je klant kan zomaar vastlopen door bijvoorbeeld schaarste, een afgekeurde lading of omdat je container vaststaat. Flexibel zijn, de handel in binnen -en buitenland goed in de gaten houden en duidelijk met je klant communiceren helpt je bij het overwinnen van deze logistieke hobbels.

Welke actie onderneem je als je internationaal zakendoet en logistieke hobbels tegenkomt? 2 ervaren ondernemers vertellen in 9 tips hoe je grote problemen voorkomt.

1. Reageer meteen op veranderingen

Door grotere afstanden zijn logistieke ketens bij internationaal zakendoen langer dan wanneer je alleen in Nederland zakendoet. Meerdere overslagpunten voor je goederen, oponthoud bij de douane door de vereiste papierwinkel en het al dan niet beschikbaar zijn van containers kunnen de levering aan je klant verstoren. Reageer daarom meteen als je een verandering bespeurt in de logistieke keten.

Erik de Jong importeert en verkoopt hout met zijn bedrijf BouwFactor. Afgelopen half jaar was het ineens de vraag of hij wel kon blijven leveren. Hout werd schaars en dat was aan alle kanten voelbaar.

Onrustige markt

De Jong merkte de schaarste al in januari 2020 op. “Door de hoge vraag hadden we van onze Duitse leverancier meer hout nodig dan gepland. We konden het hout krijgen in november, terwijl we het juist vóór de zomer wilden.” Uit een gesprek met zijn leverancier wordt duidelijk dat er serieuze onrust heerst op de houtmarkt: de kap en bewerking verlopen trager door coronamaatregelen, de vraag loopt op en er ontstaat een tekort aan containers.

Ook ontdekt hij dat de Amerikaanse vraag naar hout van invloed is. “Trump had een importheffing ingevoerd op Canadees hout, dus de Amerikanen richtten zich op Europa. Daarvoor waren ze best bereid per kuub 300 euro meer te betalen. Toen ik dat eenmaal wist heb ik voor die hogere prijs alsnog afspraken kunnen maken met mijn Duitse leverancier.”

Erik de Jong
  • LocatieGorinchem
  • Opgericht in2011
  • Aantal werknemers6

Erik de Jong

Eigenaar BouwFactor

De Jong vindt zijn assortiment hout ‘redelijk uniek’. Een verzameling van heel veel niches. Van Japans Shou Sugi Ban tot oud ‘Barnwood’ uit alle windstreken. Omdat nichemarkten trendgevoelig zijn, is BouwFactor ook gaan handelen in standaard bouwhout, dat minder aan trends onderhevig is.

“Geen betere raad dan voorraad”

2. Zorg voor voldoende voorraad

Niet veel later krijgt De Jong opnieuw een signaal. Op Surabaya staat zijn lading hout klaar voor verscheping. “Met het verzoek of ik nog even 8.000 US-dollar wilde betalen voor het transport. Normaal zijn die kosten verwerkt in de totaalprijs. Het hout was een stuk duurder en daar kwam het transport nog bovenop.” Hoewel De Jong zich letterlijk voor het blok gezet voelt, stemt hij in. “Vanwege de gekte wilden we vooral voorraad hebben.”

Even moet De Jong lachen. “Noem het maar ouderwets, een grote voorraad, maar we zijn nu zo blij dat we prijsstijgingen voor lief namen en op tijd inkochten. Om me heen zie ik dat concurrenten wél zonder hout zitten.” Opslag kost geld, weet ook De Jong. Hij is dan ook niet de allergoedkoopste. “En toch geldt voor ons: geen betere raad dan voorraad.”

3. Zoek nieuwe partners

BouwFactor wil niet op 1 paard wedden als het gaat om toeleveranciers. Het hout komt uit alle hoeken van de wereld. Hoewel De Jong zoveel mogelijk hout hamstert bij zijn vaste leveranciers, moet hij door de schaarste ook op zoek naar nieuwe partners. “Soms benader ik partijen in de wetenschap dat het me niet direct iets oplevert. We laten dan in elk geval horen dat wij als koper op zoek zijn. Het heeft ons ook toevalstreffers opgeleverd.”

4. Plaats een extra bestelling

Feyzi Tan is supply chain manager bij Go-Tan, leverancier van Aziatische voedingsmiddelen. Ook hij komt logistieke hobbels tegen. “Een van onze containers stond op de Ever Given.” Tan onderneemt actie zodat de goederenstromen bij het bedrijf op orde blijven. Zo deed hij een extra bestelling toen zijn container vaststond.

Container staat vast

Het vrachtschip de Ever Given lag eind maart 2021 overdwars vast in het Suezkanaal en zorgde voor een enorme file op de wateren tussen Azië en Europa. De Ever Given hervatte 3 maanden later haar reis richting Rotterdam. “We namen het zekere voor het onzekere en bestelden direct een extra container.” Tan is blij dat er geen bederfelijke waar in de container zat en is tevreden over de gekozen oplossing. “Het vrachtschip met de extra container haalde de Ever Given ruimschoots in. We hadden onze voorraad weer snel op peil.”

Feyzi Tan
  • LocatieKesteren
  • Opgericht in1954
  • Aantal werknemers74

Feyzi Tan

Supply chain manager Go-Tan

Familiebedrijf Go-Tan wordt gerund door de broers Bing en Han Go. Oprichter van het bedrijf is hun vader Frans Go. Behalve in Indonesië liggen de roots van de familie in China. Eetculturen van deze landen vormen de basis van het bedrijf. Go-Tan exporteert naar 20 landen.

“Een van onze containers stond op de Ever Given”

5. Bekijk andere transportvormen

In uitzonderlijke gevallen koos Tan al eens voor een nog snellere oplossing: luchtvracht. “Dat hadden we een keer bij de hand toen we een nieuw product lanceerden.” Het project liep in Nederland netjes volgens schema, maar de productie in Azië bleef achter terwijl de eerste leveringen al waren afgesproken. “Die vertraging hebben we weggewerkt door de inzet van een vliegtuig.” Die keuze is een belangenafweging, erkent Tan. “Het is duur, maar het alternatief is ‘nee’ verkopen.”

Steeds meer ondernemers denken na over alternatieven voor zeevracht en de import uit verre landen als China. Bijvoorbeeld door het verplaatsen van de productie naar Europa. Deze keuzes komen deels voort uit de kosten van containers die sinds de coronacrisis schaars zijn. De prijs van een container is in korte tijd vertienvoudigd.

6. Stel duidelijke productspecificaties op

Levensmiddelen en consumentenproducten moeten aan regels voldoen. Een lading kruiden, specerijen en andere voedingswaren wordt soms afgekeurd en mag dan niet geïmporteerd worden. Ze worden vernietigd of gaan terug naar de leverancier. Dan is het maar de vraag wie voor de kosten opdraait, jij of je leverancier. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NWVA) controleert ladingen bij de punten van binnenkomst, zoals havens en vliegvelden, in samenwerking met de Nederlandse Douane.

Go-Tan doet alles aan het voorkomen van afkeuringen, nog voor de zending weggaat. “Binnen Europa gelden strenge producteisen. Onze producenten in Indonesië en Thailand werken daarom met heel duidelijke productspecificaties. Alles moet binnen de kaders vallen.”

7. Laat de zending vooraf keuren

Je voorkomt een afgekeurde lading door je zending vooraf te laten keuren in het land van je leverancier. Vanuit Nederland houdt Go-Tan de controle via analyseresultaten. Bij risicoproducten gaat het zelfs nog verder. “Dan doen we pre-shipment controles. Wij krijgen eerst een sample geleverd voor eigen analyse. Dit gebeurt bijvoorbeeld met kroepoek. Zo gaan we na of deze geen verkeerde ingrediënten bevat in verband met allergenen. Pas na akkoord van ons, mag de levering worden verscheept.”

8. Bekijk vooraf je opschalingsmogelijkheden

Snel opschalen als de vraag onverwacht toeneemt lukt beter als je vooraf weet of er voldoende capaciteit is bij je leveranciers. Tan merkte aan de voorraden dat uit eten gaan tijdens de pandemie niet kon. “De vraag naar kokosmelk explodeerde. Mensen zijn thuis misschien wat creatiever gaan koken”, denkt hij hardop. De aanvoer opschalen was niet zomaar haalbaar. “Uiteindelijk moesten we ‘nee’ verkopen aan onze klanten.” Het bedrijf bleef wel leveren, maar niet in de gewenste hoeveelheden. “Daarover hebben we direct met onze klanten gecommuniceerd. Ze wisten dat ze het met minder moesten doen.”

Capaciteit per leverancier

Meer voorraad bleek uiteindelijk niet de oplossing, omdat de vraag blééf stijgen. “Daarom brachten we samen met onze leveranciers de productieplanning in kaart. Nu weten we per leverancier hoeveel capaciteit er is en hoeveel ruimte er is voor groei. Zodra wij willen opschalen, weten we al wat mogelijk is.” Go-Tan zocht waar nodig naar een tweede leverancier.

9. Wees transparant

Go-Tan heeft net als BouwFactor te maken met prijsstijgingen. Grondstoffen zijn duurder doordat coronamaatregelen de productie dwarsbomen. Ook het transport is stukken duurder door bijvoorbeeld hoge containerprijzen door schaarste en een aanhoudend hoge vraag. “Alternatieven in Europa zoeken is voor ons niet echt een optie. We willen vasthouden aan de authenticiteit en smaak zoals die nu is. Dat gaat vooralsnog het beste in Azië. Gevolg is dat onze producten in prijs zijn gestegen. We zijn hierover transparant naar onze klanten. Ze weten hoe het komt en hebben hier begrip voor.” Onderbouw je een prijsverhoging goed, dan is de kans groot dat je klant de verhoging accepteert.

Hoe verloopt jouw importproces? Loopt dit op rolletjes of kun je wel wat extra ondersteuning gebruiken?
Rinke den Os

Wie internationaal wil ondernemen, heeft een wereld te ontdekken. Want hoe werkt het als je gaat importeren? En waar loop je tegenaan met een webshop over de grens? Om je op weg te helpen, deel ik tips & tricks en ervaringen van ondernemers.

InspiratiePage