Marketing

Hoe organiseer je een succesvol webinar?

Klanten werven, je mailinglijst vergroten of een expertstatus opbouwen. Dit kan fysiek, door (potentiële) klanten te bezoeken of contact te leggen op een evenement. En dit kan online, door een webinar te organiseren.

Een webinar is een online seminar. Een interactieve live-uitzending waarin je nieuwe producten of informatie deelt die je klanten interesseert. Bijvoorbeeld een productdemo door een softwarebedrijf of een groepsles voor yoga-instructeurs. Wat je hiervoor nodig hebt is: webinarsoftware, een laptop met ingebouwde camera en microfoon, en een rustige ruimte. Hoe pak je dit verder aan en voorkom je beginnersfouten?

Organiseer een webinar in 5 stappen

Caroline Carolus is content creator bij WebinarGeek. In 5 stappen legt ze je uit hoe je een succesvol webinar organiseert.

1. Bereid je voor

Onderwerp

Kies een onderwerp waarover je webinar gaat en werk dit uit in een script. Daarin schrijf je op wat de spreker gaat vertellen, welke onderwerpen aan bod komen en wat het doel is van het webinar. Dit laatste is bijvoorbeeld doorlinken naar je website of naar een ander webinar. Carolus illustreert: “Wij geven maandelijks een webinar met een product-update. Daarin leggen we uit welke software-updates er zijn geweest en hoe het product werkt.”

Publiek

Bepaal je publiek. Is het webinar gericht op bestaande of potentiële klanten? Carolus vertelt: “Onze product-update is bedoeld voor bestaande klanten. Onze kenniswebinars, bijvoorbeeld ‘hoe zet je een webinar op?’ zijn gericht op een breder publiek, zoals potentiële klanten.”

Webinarvorm

Kies een vorm. Er zijn verschillende mogelijkheden: live of vooraf opgenomen, met of zonder chatmogelijkheid, mogelijkheid om later terug te kijken of niet. Carolus geeft de voorkeur aan een live webinar. “Je beleeft het samen met je publiek op hetzelfde moment waardoor je directer reageert. Wanneer je minder ervaren bent leer je het meeste van een live versie door de respons van je publiek. Ik adviseer alleen een vooraf opgenomen webinar als het publiek in een andere tijdzone zit of als zij het webinar willen bekijken wanneer het de spreker niet uitkomt, bijvoorbeeld buiten kantooruren. Log dan wel in, en beantwoord vragen live in de chat.”

Materiaal

Basisitems die je nodig hebt zijn: webinarsoftware, een laptop met ingebouwde webcam en microfoon en een rustige ruimte. Voor extra kwaliteit, adviseert Carolus een losse webcam en microfoon: “Door de camera op een bepaalde hoogte neer te zetten creëer je mooier beeld. Een losse microfoon zorgt voor meer bewegingsvrijheid. De spreker kan dan ook staan, waardoor hij meer zelfvertrouwen uitstraalt en interactief is. Een losse microfoon zorgt daarnaast voor betere geluidskwaliteit. Webinarsoftware biedt meer mogelijkheden dan videobellen met bijvoorbeeld Facetime of WhatsApp, zoals een presentatie tonen of polls inzetten. Betaalde webinarsoftware wordt onder andere aangeboden door Zoom, Webinargeek, Livestorm of Demio. Begin je net en wil je dit uitproberen? Kijk dan naar een gratis testperiode.”

Deelnemers

Het mooie van een webinar is dat je tegen de camera praat. Het aantal deelnemers heeft daarom geen limiet. Of je het voor 15, 1.000 of 15.000 deelnemers doet maakt niet uit. Je boodschap blijft hetzelfde. Carolus adviseert: “Als je publiek uit meer dan 100 deelnemers bestaat, zijn 2 presentatoren een must. Een spreker en een moderator. Een moderator beantwoordt de chat en speelt interessante of veelvoorkomende vragen vanuit de chat door naar de spreker. De spreker kan hier dan direct op antwoorden. Moderators zijn vooral inhoudelijk bezig, maar je kunt ook een moderator met een technische achtergrond hebben die je helpt bij onder andere verbindingsproblemen.”

Ruimte

Maak de opnameruimte klaar. Zorg voor minimaal omgevingsgeluid en een rustige achtergrond. Denk eraan om je huisstijl of logo in beeld te brengen.

Marketing en interacties

Maak alvast een productaanbieding, poll of doorverwijzing naar je eigen website als dit in je marketingplan past. Overweeg en maak een bevestigingsmail, herinneringsmail en een e-mail met een link naar het webinar, zodat deelnemers of andere geïnteresseerden kunnen terugkijken. Zet alvast de presentatie of video klaar die je tijdens het webinar wilt delen.

Praktische zaken

Bepaal datum, tijd, titel en de duur . Carolus tipt: “De gemiddelde duur van een webinar is 1 tot 1,5 uur. In coronatijd gaan ze de 1,5 uur voorbij. We zien nu webinars van 2 tot 4 uur of zelfs een hele dag voorbijkomen. En dat werkt wel. Er zijn dus geen gouden regels.”

2. Open de inschrijving

De registratie voor het webinar zet je live, het is nu tijd voor promotie. Carolus adviseert: “Promotie van een webinar start je uiterlijk 2 weken van tevoren. Je deelt de registratielink bijvoorbeeld via social media of in je eigen nieuwsbrief.”

3. Test 1 uur voor livegang

Neem voldoende tijd om eventuele fouten of technische problemen te herstellen. Controleer de beeldkwaliteit, het geluid en de camera. Werkt alles? Komt de omgeving goed over op beeld? Een blauw T-shirt op een blauwe achtergrond werkt bijvoorbeeld niet. Nu is er nog tijd om aanpassingen te doen.

4. Zet het webinar 5 minuten voor livegang open

Wacht even tot iedereen binnenstroomt. Carolus schetst de ideale opbouw:

  • Controleer of mensen je goed horen en zien.
  • Introduceer het seminar en licht toe wat je gaat vertellen en wat het publiek straks meeneemt. Dit laatste zijn de 3 belangrijke hoofdpunten van het webinar.
  • Vertel je verhaal.
  • Sluit af met een vragenronde. Carolus adviseert om dit aan het einde te doen, “zodat je bij je verhaal en binnen de tijd blijft. Anders dwaal je af en vergeet je dingen te vertellen.”

Verbindingsproblemen komen vaak voor waardoor het beeld of geluid slecht is. Dit is een universeel probleem met verschillende oorzaken. Het kan al helpen als de deelnemer zijn computer opnieuw opstart of de browser update. Het is fijn als de spreker gewoon zijn verhaal kan voortzetten en er iemand anders aanwezig is om support te geven.

5. Bied nazorg

Stuur deelnemers een bericht, 1 uur na afloop van het webinar. Afhankelijk van je doel zet je hierin een replay-link, verwijzing naar een volgend webinar, meer informatie of vraagt om feedback. Als je een consult aanbiedt, kun je een contactformulier meesturen.

5 tips uit de prille praktijk

Berend Broerse is algemeen manager bij Rechtsorde en presenteerde recent zijn eerste webinar. “Ik vond het heel onwennig om voor een onzichtbaar publiek te staan en in de camera van mijn laptop te spreken. Het gaat steeds beter, maar ik geef de voorkeur aan fysieke bijeenkomsten. Ik mis de interactie. Voor mij als spreker en voor het publiek onderling.” Welke tips heeft Broerse?

1. Houd de introductie kort

“Ik bracht de introductie terug van 20 naar 5 minuten. 2 of 3 minuten is nog beter. Ik zág het publiek gewoon afhaken bij die 20 minuten. Ze zijn nieuwsgierig naar je productdemo, niet naar de introductie, dus kom zo snel mogelijk tot de kern. Werk je introductie uit, breng de tekst terug naar de helft en halveer dit nog een keer is mijn advies.”

2. Beweeg niet teveel

Broerse is gewend op het podium heen en weer te lopen tijdens zijn presentatie en deed dat ook tijdens het eerste webinar. “Het beeld werd daardoor te onrustig. Voortaan zit ik achter de camera.”

3. Maak een ‘autocue’

Zet je laptop met uitgeschreven tekst naast je webcam zodat je je tekst kunt aflezen. “De eerste keer lag de tekst voor me op papier en op het scherm van de computer zag ik de presentatie en mezelf. Dat was onrustig voor mij en ik keek vaak naar beneden in plaats van in de camera. Met een autocue benut je het voordeel van een webinar.”

4. Zorg voor zo min mogelijk afleiding

“De eerste keer was vreselijk. Mijn team zou via Slack achter de schermen met mij communiceren. Het eerste bericht kwam van de moderator. Zijn laptop werkte niet en hij kon nergens bij. De berichten bleven binnenstromen en er ontstond totale paniek bij mij. Voortaan leg ik mijn telefoon weg en zet ik alle notificaties uit.”

5. Bereid een enquête voor

Binnen 10 minuten na afloop van je webinar kun je een enquête versturen. Broerse kondigt al tijdens het webinar de komst van de enquête aan, met daarin 5 korte vragen:

  • Wat gaat er goed?
  • Wat kan er beter?
  • Heb je verdere opmerkingen?
  • Welk rapportcijfer geef je ons?
  • Wil je op de hoogte blijven?
Wil je meer informatie over (online) marketing voor je bedrijf? Bezoek hiervoor onze marketingpagina.
Juliëtte Geers

Als KVK-adviseur informeer ik ondernemers vooral over online marketing. Ik schrijf voor KVK.nl en KVK-nieuwsbrieven. Volg mij op Instagram (@groeibaak) en LinkedIn voor enthousiaste en praktische posts over online klanten bereiken.

InspiratiePage