Lever op tijd je jaarrekening in

Nederlandse rechtspersonen zoals bv’s, nv’s en coöperaties zijn verplicht om elk jaar hun jaarrekening te deponeren bij KVK. Dit zijn de bekendste bedrijfsvormen. Maar er zijn meer rechtsvormen met een onderneming die dat verplicht zijn. Financiële gegevens van ondernemingen zijn door deponering in te zien voor derden en belanghebbenden. Deponeren geldt niet voor eenmanszaken. Een jaarrekening is een financieel verslag van je onderneming over het afgelopen jaar. Niet of niet tijdig deponeren heeft consequenties. Ook stelt de wet sinds september 2018 extra eisen aan de informatie op de jaarrekening.

Spelregels

Het uitgangspunt is dat je de jaarrekening binnen 12 maanden na afloop van een boekjaar bij KVK deponeert. Hiervoor is de directie van de rechtspersoon verantwoordelijk. Is de jaarrekening vastgesteld? Dan moet deze binnen 8 dagen bij KVK liggen.

Het vaststellen van de jaarrekening is vaak een hele klus. Want na het opstellen door de directie moeten de aandeelhouders en eventueel een raad van commissarissen de jaarrekening ook nog goedkeuren. Wat is het tijdpad? De termijnen verschillen per rechtspersoon. Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar geldt voor een bv het volgende.

  • Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar (uiterlijk 31 mei) stelt het bestuur de jaarrekening op en legt deze voor aan de aandeelhouders.
  • De aandeelhouders verlenen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel voor het opstellen (uiterlijk 31 oktober) in geval van bijzondere omstandigheden.
  • De aandeelhouders hebben 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
  • De uiterste deponeerdatum is dus 31 juli (5 + 2 maanden). Bij maximaal uitstel is dit 31 december (5 + 5 + 2 maanden).

Uitzondering op de regel

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris? Dan zorgt ondertekening van de jaarrekening direct voor vaststelling hiervan. Aparte vaststelling door de aandeelhouders hoeft niet. De extra 2 maanden vervallen. Een bv deponeert in dit geval op 8 juni (5 maanden + 8 dagen) en uiterlijk op 8 november (5 maanden + 5 maanden + 8 dagen).

Geen tijdige vaststelling

Het kan gebeuren dat de aandeelhouders de jaarrekening niet tijdig vaststellen. Niet deponeren is geen optie. Als directie heb je de plicht om in zo’n geval een voorlopige jaarrekening te deponeren. Dit moet binnen 7 maanden (uiterlijk 31 juli). Bij maximaal uitstel is dit binnen 12 maanden (uiterlijk 31 december).

SBR

De meeste bedrijven zijn verplicht om de jaarrekening digitaal te deponeren via Standard Business Reporting (SBR). Dit is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. Of je dit moet gebruiken hangt af van de bedrijfsklasse waarin je bedrijf is ingedeeld. Ook de hoeveelheid aan informatie die je moet vermelden, hangt hier van af.

Let op: wetswijziging

Met ingang van boekjaar 2016 moeten micro en kleine ondernemingen hun jaarrekening en bijbehorende jaarstukken digitaal deponeren bij KVK. Middelgrote ondernemingen doen dat met ingang van boekjaar 2017. Dat kan met behulp van administratiesoftware of via de online service 'Zelf Deponeren Jaarrekening' van KVK. 

Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft in 2018 een wetswijziging doorgevoerd. Het gevolg is dat je bepaalde zaken extra op de balans moet opnemen of daar op moet uitsplitsen. Omdat de wetswijziging per 19 september 2018 is ingegaan, kan niet worden verwacht dat de jaarrekening over 2016 of 2017 in overeenstemming is met deze wet. Dit geldt ook als je de jaarrekening over 2018 al hebt vastgesteld en gedeponeerd. Je hoeft in dat geval niets te doen. 

Is de jaarrekening over boekjaar 2018 nog niet gedeponeerd? Dan kun je wat ontbreekt nog toevoegen in de jaarrekening. Dit doe je via de administratiesoftware of de online service van KVK. Welke informatie dat is, vind je in de handleiding.

De administratiesoftware en de online service van KVK wordt aangepast zodat je voortaan alle benodigde informatie in kunt vullen. Bij vragen of twijfel is het verstandig je boekhouder of accountant te raadplegen.

Doe het tijdig

Het niet of niet op tijd deponeren heeft consequenties. Binnen het faillissement van een rechtspersoon kan dit worden aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. Bestuurders kunnen hierbij hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schulden. Daarnaast is het een economisch delict waarbij het Openbaar Ministerie via de Belastingdienst een forse boete kan opleggen (maximaal 20.500 euro). Reden genoeg om op tijd de jaarrekening vast te stellen en te deponeren.

Meer informatie

Wel of niet deponeren?

Waaruit bestaat de jaarrekening?

Hoe deponeer je jouw jaarrekening?

InfoPage