Personeel

Functieomschrijving opstellen in 7 stappen

Je werkt 70 uur per week, mist expertise, wilt uitbreiden… Zomaar wat redenen om als zzp’er je eerste werknemer in dienst te nemen. Wat verwacht je van die werknemer? Een belangrijke vraag voor je een vacaturetekst schrijft. 7 stappen om een functieomschrijving op te stellen.

Het aannemen van je eerste werknemer lost een probleem op, zoals gebrek aan tijd of kennis. Je weet waar je bedrijf staat, waar het knelt en waar je de aankomende jaren naartoe wilt groeien. Maar nog niet wat voor medewerker je aan wilt nemen. Moet hij alle klussen oppakken waar jij niet aan toe komt of zoek je iemand met een specialisme? Onderstaand stappenplan helpt je in beide gevallen bij het opstellen van een functieomschrijving voor je gewenste werknemer.

Handig instrument

Een functieomschrijving geeft inzicht in de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een medewerker. Daarnaast bevat het de verwachtingen van jou, de werkgever.

De omschrijving helpt je daarnaast bij het opstellen van een vacaturetekst en tijdens een arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld bij functioneringsgesprekken. Een functieomschrijving kan in de loop van de tijd veranderen en hoeft niet bindend te zijn.

De basis

Als je wilt achterhalen wat voor soort werknemer je wilt aannemen, bedenk dan welke taken je energie geven en welke niet. En of je een allround werknemer of een specialist zoekt. Nicole Barten, district manager bij uitzendorganisatie Luba, vertelt: “De ene ondernemer staat het liefst met de poten in de klei en wil administratie, inkoop en acquisitie uitbesteden aan de nieuwe werknemer. Een ander heeft te veel werk en zoekt een kopie van zichzelf, oftewel: iemand die allround inzetbaar is, waardoor hij meer werk aan kan nemen. Wil je weten wat voor jou geldt? Noteer een week lang welke werkzaamheden je uitvoert en welke je wilt uitbesteden. En voorspel of deze werkzaamheden de aankomende tijd toe- of afnemen.”

7 stappen

Als je een functieomschrijving gaat opstellen, doorloop dan deze 7 stappen.

1. Aanleiding vaststellen

Ga na welke signalen je ziet waaruit blijkt dat je een eerste werknemer nodig hebt. Als je weet welk probleem je wilt oplossen, kun je pas een oplossing zoeken. De aanleiding kan zijn dat je qua kennis op iemand in je netwerk leunt, je 80 uur per week werkt of niet aan de klantvraag kunt voldoen.

Dit laatste overkwam Sasja Roodenrijs, eigenaar van koekenbakkerij Chef Cookie. Ze startte haar bedrijf tijdens de coronacrisis en binnen een half jaar kon ze niet meer aan de klantvraag voldoen. Ze nam daarom haar eerste werknemer in dienst. “Ik werk 7 dagen in de week aan mijn bedrijf. Met extra mankracht hou ik tijd over voor het ontwikkelen van nieuwe smaken. Binnenkort krijg ik mijn eigen pand en dan verdrievoudigt de bakcapaciteit. De nieuwe werknemer is fulltime nodig om dat te realiseren.”

2. Contractduur bepalen

Bepaal voor hoe lang je een werknemer in eerste instantie wilt aannemen. Meestal is dat voor een bepaalde termijn, zoals een half jaar of een jaar. Barten bezoekt regelmatig ondernemers die een eerste werknemer aannemen. “We bezoeken altijd de werkplek. Dit kan een kantoor zijn, maar ook de kas van een tomatenteler. Daar bespreken we het soort bedrijf en de taken die daar nu en in de toekomst bij horen. Zo kan een fietsenmaker nu behoefte hebben aan praktische kennis, maar met de komst van de elektrisch fiets de focus leggen op technologische expertise.”

Barten tipt: “Schets een functieomschrijving die bij je gekozen termijn past. Houd bijvoorbeeld rekening met veranderingen in je bedrijf of op de markt, zoals het openen van een webshop of technologische innovaties. En benoem de plannen en de daarbij horende interne wijzigingen.”

3. Vereisten opzoeken

Verdiep je ook in vereisten van bepaalde functies, zoals opleidingsniveau en certificaten. Barten legt uit: “Gevoelsmatig kun je vaak inschatten of je bijvoorbeeld een mbo’er of hbo’er zoekt. Maar soms zoek je iemand met specifieke kennis, waarvoor een certificaat nodig is. Als je weet aan welke vereisten een werknemer moet voldoen, dan kun je dit opnemen in de functieomschrijving. Dit zorgt voor afbakening. Laat je voorlichten door brancheorganisaties. Of zoek online naar voorbeelden van functieprofielen in cao-gerelateerde functieboeken en check of er vereisten in staan.”

4. Vaardigheden opsommen

Bedenk vervolgens welke vaardigheden en karaktereigenschappen je nieuwe werknemer moet hebben. Dit geeft je namelijk inzicht in het soort werknemer dat je zoekt. Roodenrijs zoekt liever naar het juiste karakter dan iemand met een diploma. “Enthousiasme, arbeidsethos en passie vind ik bepalend. Aangezien ik zelf een enorme autodidact ben en mezelf nieuwe dingen aanleer, vind ik het leuk als andere mensen dat ook zijn. Maar de persoon moet vooral handig zijn met zijn handen en weten waar hij aan begint. ‘Niet lullen maar poetsen’ is bij Chef Cookie echt van kracht.”

Barten tipt in vacaturebanken te spitten naar vacatures in dezelfde branche. “Loop de gevraagde eigenschappen af. Heeft je gewenste werknemer de gestelde eigenschappen nodig voor de taken die je hem wilt geven?”

5. Focus aanbrengen

Baken daarna de functieomschrijving af. Zo weten jij en geïnteresseerden op welke eisen en taken de nadruk ligt. Kies je voor een allround functie? Vraag jezelf af of je alle taken wilt uitbesteden, of bijvoorbeeld de administratie en inkoop zelf blijft doen.

Barten merkt op dat het een valkuil is om verschillende taken te combineren tot 1 functieomschrijving, terwijl de samenhang ontbreekt. “Bedenk of de taken die je wilt uitbesteden een aansluitend takenpakket zijn. Dit doe je door het te vergelijken met soortgelijke functies in vacatures. En check of al het werk haalbaar is in het aantal beschikbare uren.”

6. Taken vastleggen

Zorg dat je weet welke taken je er als werkgever bij krijgt. Bij het aannemen van een werknemer verandert namelijk je eigen rol. Als ondernemer word je bij het aannemen van een werknemer automatisch werkgever. Je krijgt te maken met leidinggeven, opleiden en aansturen.

Leg ook de taken van de nieuwer werknemer vast in de functieomschrijving. Persoonlijke voorgaande werkervaringen helpen je ontdekken wat voor taakverdeling je fijn vindt. Roodenrijs vertelt: “Bij mijn vorige horecazaak merkte ik dat niet elke werknemer interesse heeft in alle taken, zoals koffiezetten of schoonmaken. Dat wil ik nu voorkomen. Daarom neem ik in de functieomschrijving voor Chef Cookie op dat diegene alle taken uitvoert en verantwoordelijkheid neemt. Zo kunnen we elkaars taken overnemen tijdens ziekte.”

7. Evalueren en updaten

Evalueer de functieomschrijving na een half jaar en pas deze indien nodig aan. Een functie kan namelijk in de loop van de tijd veranderen. Bijvoorbeeld omdat een medewerker extra taken oppakt vanwege marktontwikkelingen, andere verwachtingen of interesses. Barten tipt: “Bied aan het begin een tijdelijk contract aan. Zo kun je tijdens beoordelingsgesprekken bekijken of de opgestelde functieomschrijving overeenkomt met wat je zocht.”

Meer weten over personeel aannemen? Ga naar de dossierpagina.
Esther Riphagen

Vanuit mijn kennis over marketing en personeel help ik je als KVK-adviseur verder. Bijvoorbeeld over het opzetten van een marktstrategie, het binden van je medewerker of hoe je handig inspeelt op veranderingen omtrent het coronavirus.

InspiratiePage